+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Запись в трудовую книжку при приеме на работу в первый раз

Содержание

Как оформить трудовую книжку впервые?

Запись в трудовую книжку при приеме на работу в первый раз

Трудовая книжка является основным документом, отражающим трудовой путь работника с момента первого трудоустройства вплоть до выхода на заслуженный отдых.

На основании данных, внесенных в оговоренный документ, каждый труженик может рассчитывать не только на пенсионное обеспечение, но и на компенсацию всех периодов нетрудоспособности.

Именно поэтому так важно знать, как трудовая книжка оформляется впервые.

Нормативная база

Порядок ведения хронологии трудовой деятельности в настоящий момент регулируется федеральным законодательством, а именно Постановлением Правительства РФ №225 и Постановлением Минтруда РФ №69, в которых утверждены форма трудовой книжки, ее образцы, Правила ведения оговоренного документа, а также порядок обеспечения бланками предприятий с освещением некоторых моментов оформления книжки о труде.

Трудовой Кодекс Российской Федерации

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

В частности, в п.8 Постановления № 225 сказано, что при первичном трудоустройстве книжка о труде заводится именно работодателем и за счет средств предприятия, на всех работников, которые приступили к своим обязанностям и выполняют их не менее календарной недели.

Подобные же нормы содержит и ст.66 ТК РФ, где сказано, что запись о трудоустройстве должна быть внесена с момента принятия в компанию, но не позднее 5-ти рабочих дней.

Как получить трудовую книжку впервые?

В соответствии с п. 3 Постановления № 225 каждое предприятие должно приобретать за счет собственных средств бланки книжек утвержденной формы, которые затем используются в ходе трудовой деятельности при приеме работников, трудоустраивающихся впервые, либо в случае утери оговоренного документа по вине компании.

Но так как книжка о хронологии стажа является не только бланком строгой отчетности, но и подлежит регистрации в специальной книге движения документов подобного вида, оговоренный документ выдается не просто так, а только при соблюдении некоторых условий, а именно, предоставления определенного пакета документов, на основании которых книгу о труде и можно получить.

Какие документы для этого требуются?

В частности, для того чтобы трудовую книжку оформить впервые нужно предоставить:

  • удостоверение личности, коим может являться паспорт либо свидетельство о рождении;
  • документы об образовании, которыми могут служить не только диплом или свидетельство, но и зачетная книжка либо справка из ВУЗа при наличии неоконченного образования (п.2.1 Постановления №69).

Вышеуказанные данные требуются для того. чтобы заполнить титульный лист книжки о труде.

А вот заявление на выдачу бланка книги о труде не требуется, так как оговоренный документ выдается работнику на основании закона, а не по его личной просьбе.

Однако в некоторых организациях, для подтверждения использования бланков книжек заявления все же оформляются, но только в том случае, если трудовая книжка была утеряна и следует выдать дубликат и в случае, если подача заявления предусмотрена локальными актами предприятия.

Предоставление документов, которые не оговорены в вышеприведенным списке, не допускается, за исключением подтверждения данных о стаже при утере книги либо для внесения дополнительных записей об обучении либо службе в армии.

Со скольки лет можно завести?

В соответствии с нормами закона работник может быть принят на предприятия с момента достижения совершеннолетия, то есть с 18 лет, однако в некоторых ситуациях, в качестве исключения, допускается прием и несовершеннолетних сотрудников, но только при соблюдении гарантий, установленных для данной категории и предоставления определенного пакета документов.

Так, прием несовершеннолетних допускается с 14 лет при наличии письменного разрешения родителей и органов опеки на основании ст.63 ТК РФ.

И учитывая нормы ст.66 ТК РФ об обязательном заведении трудовой книжки, оговоренный документ должен быть оформлен при приеме работника независимо от того, является ли он совершеннолетним или нет.

Где и как приобрести?

Как было сказано выше, впервые бланк книги о труде выдается и оформляется на предприятии при первом трудоустройстве, так как это закреплено нормами закона, но работник вправе приобрести чистый бланк фиксации хронологии стажа и сам.

Однако, приобретение книжки не является ее автоматическим оформлением, поэтому на вопрос, как завести оговоренный документ, ответ является достаточно простым — нужно трудоустроиться.

Кто заполняет?

Приобретенную даже самостоятельно трудовую книжку заполнять работник не должен, даже титульный лист, так как эта обязанность возложена только на кадрового работника предприятия на основании п.8 Постановления № 69.

Вновь принятый сотрудник обязан только предоставить документы, на основании которых будет заполнен титульный лист в присутствии работника, который затем своей подписью подтвердит правильность внесенных данных.

Сроки

В соответствии со ст.66 ТК РФ работодатель обязан внести запись в книжку о труде в случае, если работник проработал на предприятии не менее 5 дней.

И в п.8 раздела 2 Постановления №225 сказано, что запись вносится не позднее недельного срока с момента трудоустройства.

Как оформить?

Прием работника начинается не с внесения записи в книгу о труде, а с издания приказа и заключения договора о сотрудничестве (трудового договора), которые затем и служат основанием для внесения записи в трудовую книжку.

Помимо приказа нужен еще и вышеописанный пакет документов с личными данными сотрудника, с которых собственно заполнение оговоренного документа и начинается.

Как заполнить титул?

Порядок заполнения титульного листа книги о труде регламентирован разделом 2 Постановления №69, где  оговорены Правила внесения следующих данных:

  • фамилия, имя отчество сотрудника (вноситься полностью в соответствии с документами подтверждающими личность);
  • дата рождения (арабскими цифрами без сокращений);
  • уровень образования (общее среднее, высшее профессиональное, неоконченное высшее);
  • специальность (в соответствии с квалификацией указанной в дипломе);
  • дата заполнения (соответствует дате первой записи о трудоустройстве).

После заполнения основных граф вновь принятый сотрудник ставит свою подпись, подтверждая достоверность внесенных данных, а затем расписывается и кадровый работник, в качестве ответственного лица.

После внесения всех положенных данных внизу титульного листа ставиться печать предприятия.

Пример оформления титульного листа:

Образец заполнения титульной страницы

Как внести первую запись?

Следует отметить, что первая запись не всегда является свидетельством о трудоустройстве.

В ряде случаев это могут быть сведения об обучении либо службе в армии, ведь в военкомате либо в деканате, как правило, трудовые книжки не заводят и подобные записи не вносят, следовательно их вносят уже при первом трудоустройстве кадровым работником на основании того же военного билета либо диплома (п.21 Постановление №225).

И несмотря на то что, первая запись о трудоустройстве может вноситься на несколько лет позже обучения либо службы в армии, дата внесения записи все равно указывается настоящая, а не та, которая свидетельствует об окончании службы либо обучения.

Естественно после внесения записи об обучении оформляется уже следующая запись, подтверждающая факт трудоустройства.

Порядок заполнения сведений о работе оговорен в разделе 3 Постановления №69, где сказано, что в качестве заголовка вносится полное наименование организации без сокращений, даже если они оговорены в локальных актах.

В графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 проставляется дата в следующем порядка, число, месяц, год, тоже полностью, без сокращений.

Затем вносятся уже данные о принятии на конкретную должность с указанием структурного подразделения, разряда, если он присваивается, и условиями испытания, при их применении (в частности, его срок).

И в графе 4 приводятся основания для внесения записи, коими являются приказ либо распоряжение. В оговоренную графу наименование документа вносится полностью, без сокращения, а также указывается его номер и дата принятия.

Пример:

Пример внесения первой записи

Что делать, если запись внесена неверно?

Однако несмотря на четкие инструкции по заполнению трудовой книжки случаются и ошибки.

На этот случай тоже существуют правила внесения исправлений, оговоренные в разделе 3 Постановления №225. В частности, в п.27 сказано, что при выявлении неточности должны быть внесены исправления кадровым работником организации, которым ошибка и была допущена, на основании заявления работника.

Если организация уже ликвидирована, то исправления вносит предприятие-правопреемник либо уже новый работодатель, но только при наличии подтверждающего документа, то есть того же приказа либо распоряжения.

Если же основной документ утерян, в качестве оснований используются другие документы — тот же трудовой договор и справку с места работы, но не свидетельские показания, которые допускается использовать в других случаях для подтверждения стажа.

Порядок внесения исправления оговорен в п.30, в соответствии с которым неверную запись зачеркивать нельзя, а следует внести дополнительную запись с указанием того, что, к примеру, запись № 5 считать недействительной, что подтверждается подписью кадрового работника и печатью предприятия.

Пример:

Образец внесения записей при исправлении неточностей

Затем уже нужно внести правильную запись на основании предоставленных документов.

Где нужно регистрировать документ?

После того как трудовая книжка полностью заполнена, она подлежит еще и регистрации в журнале движения книжек, куда вносятся данные работника, серия и номер книжки, а также дата поступления работника и должность.

Форма журнала утверждена Постановлением № 69, все графы, которые указаны в оговоренном документе, должны быть заполнены.

Нюансы

Несмотря на то, что порядок оформления книги о труде имеет единый установленный порядок, существуют некоторые нюансы заполнения при приеме некоторых работников либо в определенных обстоятельствах.

Оформление несовершеннолетнему

По сути, несовершеннолетний работник является таким же сотрудником, как и все остальные служащие, поэтому он точно также принимается на работу в соответствии с поданным пакетом документов, с единственным отличием в том, что перечень документов немного шире.

А вот заполнение трудовой книжки для работников этой группы производится в общем порядке, который установлен для всех тружеников без исключения.

Единственным отличием является заполнение титульного листа, ведь удостоверять личность будут по свидетельству о рождении, а образование и квалификацию нужно будет подтвердить справкой из школы либо иного образовательного учреждения.

Пример:

Заполнение титула в трудовой книжке несовершеннолетнего работника

Оформление студенту

Есть некоторые отличия и при заполнении трудовой книжки и для студентов, даже если они уже достигли совершеннолетия.

Так, образование можно будет подтвердить той же справкой выданной деканатом либо студенческим билетом или зачетной книжкой, в которой основные данные, требующиеся при заполнении титула присутствуют.

Работа по совместительству

Имеет свои особенности и внесение записи в книжку по совместительству.

В частности, в п.3.1 Постановления №69 сказано, что внесение записи о дополнительном месте труда вноситься только по желанию работника и по основному месту работы, при предоставлении заявления и копии приказа о приеме на дополнительное место работы.

В подобной ситуации запись в книжку о труде вносится в том же порядке, который установлен для всех остальных случаев.

Если я ИП, то книжку нужно оформлять самому?

В ст.66 ТК РФ сказано, что трудовая книжка заводится всеми работодателями за исключением физических лиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Следовательно ИП должен оформлять книжки о труде точно также, как и все предприятия. Но учитывая, что предприниматель не имеет штата сотрудников, а также кадрового работника, за оформление и ведение трудовой книжки отвечает он сам, лично.

Оформить хронологию трудового стажа письменно совсем не сложно, ведь с использованием Постановления Минтруда №69, в котором утверждена подробная Инструкция оформления и ведения книжек о труде, заполнить тот же титульный лист либо внести запись будет достаточно легко, учитывая, что в оговоренном документе присутствуют даже конкретные примеры.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/kak-poluchit-trudovuju-knizhku-vpervye/

Как сделать первые записи в трудовой книжке

Запись в трудовую книжку при приеме на работу в первый раз

Первая запись в любом документе всегда особенная. Ведь именно со дня внесения ее в какой-либо значимый документ, по сути, открывается новая «страничка» в жизни человека.

Сотрудник, занимающийся внесением записей в документы, должен знать основные правила документоведения и владеть специальными профессиональными навыками.

Это в идеале, а на практике довольно часто кадровики задают вопросы, посвященные ведению бланков трудовых книжек, например, как сделать первую запись в трудовой книжке.

Для человека важно, чтобы у него были комфортные условия для жизни. Примерно такие возможности может обеспечить наличие высокооплачиваемой любимой работы.

Весомые аргументы для правильного заполнения трудовых книжек

Законодательством РФ предусмотрена целая система нормативно-правовых актов, относящихся к отрасли трудового права. Одним из важнейших выступает Трудовой кодекс (ТК РФ).

Если рассматривать положения о трудовой книжке, то они присутствуют не только в ТК РФ, но и более подробно расписаны в Правилах ведения, заполнения и хранения трудовых книжек на предприятиях. Там же можно найти и основные сведения о том, как исправить ошибки в записях трудовых книжек.

Если возникает определенное противоречие между нормативными актами, то необходимо придерживаться положений того документа, который имеет наибольшую юридическую силу. В нашем случае – Трудовой кодекс.

Любой руководитель, его помощники или сотрудники отдела кадров, особенно если они точно не знают, как заполняются бланки трудовых книжек, перед тем, как сделать первую запись в трудовую книжку, должны в обязательном порядке ознакомиться со всеми правилами ведения трудовых книжек. Несоблюдение этих требований, как правило, приводит к серьезным проблемам в будущем как у владельца трудовой, так и у его начальства.

Общие положения

Соискатель, прошедший собеседование и проработавший на предприятии или в организации более пяти дней, для которого это место работы является основным, становится полноценным работником компании и обязан иметь трудовую книжку.

Если место работы стало первым в жизни человека, или трудовая по каким-то причинам была утеряна, тогда на него заводится новый бланк трудовой книжки. Если работник уже имеет трудовую книжку, то в ней сотрудники отдела кадров текущего места работы делают необходимые записи.

Такие записи должны быть даже в трудовых книжках работников, выполняющих временную или сезонную работу. Если на предприятии имеются совместители, то их трудовые хранятся и заполняются только по основному месту работы.

Кадровик, заполняющий чистый бланк трудовой книжки, обязан помнить:

  • В документах не могут иметь место сокращенные записи.
  • В трудовой книжке не должно быть никаких помарок, подчисток, заштриховок и сокращений.
  • Имена, фамилии и даты записываются в полноценной, читабельной, разборчивой форме.
  • Даты записываются исключительно арабскими цифрами. Дни и месяцы фиксируются в двузначной форме, годы – в четырехзначной.
  • Когда делается запись в трудовую книжку в первый раз, необходимо тщательно изучить все предъявленные сотрудником документы. Данные, внесенные в трудовую книжку, должны быть идентичны паспортным.
  • Необходимо на титульном листе поставить печать организации. Если при последующем переходе сотрудника на новое предприятие будет отсутствовать печать с первого места работы, то трудовая книжка признается недействительной и подлежит замене.

Изучаем разделы трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из трех разделов, которые называются:

  • сведения о работнике}
  • сведения о работе}
  • сведения о награждениях.

Каждый из них заполняется в строго определенном порядке. Первый раздел представляет собой титульный лист и содержит основную информацию о работнике:

  • фамилия}
  • имя}
  • отчество}
  • дата рождения}
  • информация об образовании.

Сотрудник отдела кадров должен тщательно изучить паспортные данные, данные документов об образовании и внести их в первый раздел трудовой книжки без единой ошибки. Далее сотрудник (хозяин трудовой книжки) должен проверить, все ли верно.

Если да, то он ставит свою подпись, тем самым удостоверяя корректность внесения данных. После этого сотрудник отдела кадров или отдела управления персоналом, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, также ставит свою подпись.

Затем на титульном листе в нижней части проставляется оттиск гербовой печати предприятия.

Переходим ко второму разделу. В этой части указывается наименование должности сотрудника, срок, на который он принимается, уровень квалификации.

Чтобы внести в трудовую книжку определенную информацию, например, о принятии соискателя на работу, переводе работника на другую должность, увольнении, необходим соответствующий приказ начальства, изданный и вступивший в законную силу.

Обязательным условием является и то, что вся информация должна быть абсолютно достоверной и соответствовать первичным документам.

В последнем, третьем, разделе вносится информация о награждениях, достижениях сотрудника.

Как делается запись в трудовой книжке

При первом заполнении трудовой книжки на титульном листе делаются такие записи:

  • ФИО}
  • дата рождения}
  • образование, специальность, квалификационный уровень}
  • дата приема на работу}
  • подпись ответственного отдела кадров и самого сотрудника}
  • гербовая печать организации/предприятия.

В начале графы «Сведения о работе» прописывается основная информация о предприятии, на котором трудится сотрудник: название, форма собственности и т.д. Сегодня «ручной» метод не так популярен, как раньше.

Дело в том, что для того, чтобы сократить время и средства на заполнение сведений о предприятии, изготавливают специальные печати, на которых отражается вся необходимая информация. Но это непринципиальный вопрос.

Далее по графам:

  1. Первая графа – порядковый номер. Всякая запись в трудовой книжке имеет свой порядковый номер, кроме нескольких предусмотренных законом случаев. Номер ставится в начале строки под штампом организации. Эта запись может существовать только в рукописной форме.
  2. Графа 2 – дата приема на работу. Абсолютно неважно, в какой день недели вносятся данные в трудовую книжку. Главное, чтобы они были указаны арабскими цифрами и полностью соответствовали датам, указанным в трудовом договоре.
  3. Третья графа выступает одной из самых информационно емких. Это обусловлено тем, что сделать запись в трудовую книжку в этой графе – значит отразить важный момент трудовой деятельности человека. Например, внести запись о приеме на должность или освобождении от должности в связи с увольнением или повышением.
  4. В четвертой графе указывается наименование, номер и дата локального акта, на основании которого и были сделаны записи в предыдущей графе.

Отдельные моменты

Из любого правила есть исключения, но ошибок гораздо больше. Часто кадровики или бухгалтеры, отвечающие за заполнение и хранение трудовых книжек работников, упускают множество важных моментов. Такая халатность признается ошибкой.

Если некорректные записи обнаружены буквально сразу, тогда можно «на месте» заполнить новую трудовую книжку правильно. Если ошибки были выявлены через некоторый промежуток времени, то здесь придется повозиться.

Такие ошибки в будущем могут привести к потере страхового и трудового стажа работника.

Большие трудности также вызывает и оформление студентов вузов. Действительно, невозможно сделать запись данных об образовании, когда человек еще учится. Специалисты рекомендуют не вносить данные об образовании, пока студент не получит полноценного диплома о законченном высшем образовании.

Часто сотрудники отдела кадров ошибаются и в случаях с только что вернувшимися из армии солдатами. Трудовая книжка пуста, и возникает вопрос по поводу того, что ставить на первое место: запись о прохождении военной службы или запись о приеме на работу.

Согласно положениям правил ведения и хранения бланков трудовых книжек, срок службы в армии должен указываться непосредственно по месту работы сотрудника.

Поэтому целесообразно записать срок прохождения службы в армии, а далее указать запись о приеме на работу.

Последний немаловажный вопрос: как быть с трудовой книжкой сотрудника, который работает на испытательном сроке. Многие руководители ошибаются в том, что не заводят трудовые книжки на людей, которые определены на испытательный срок. Это грубое нарушение.

Ведь работодатель обязан открывать трудовую книжку после того, как сотрудник отработает пять дней на своем рабочем месте. Исключение – совместительство. Информацию о том, что сотрудник определен на испытательный срок, указывать в трудовой книжке не нужно.

  • Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-sdelat-pervye-zapisi-v-trudovoy-knizhke

Как заполнить трудовую книжку в первый раз

Запись в трудовую книжку при приеме на работу в первый раз

Трудовая книжка – это основной документ, который подтверждает стаж и трудовую деятельность человека.

В соответствии с существующими нормами законодательства, работодатель должен заводить трудовую книжку на каждого сотрудника, который работал в организации более пяти дней, если для этого сотрудника работа в компании является основной.

Работник при трудоустройстве должен предъявить такую книжку работодателю, а ответственное лицо должно точно знать, как заполнить трудовую книжку первый раз.

В том случае, если работник собирается сотрудничать на условиях совместительства либо устраивается в первый раз, работодатель должен оформить для него трудовую книжку. Это положение закреплено в 65 статье Трудового кодекса Российской Федерации.

Форма и правила ведения трудовой книжки закреплены Постановлением Правительства РФ номер 225 «О трудовых книжках», а правила заполнения были описаны в постановлении Министерства труда России под номером 69. Эти законодательные акты являются основанием для получения и ведения трудовых книжек гражданами Российской Федерации.

Несоответствие всем требованиям, изложенным в законодательстве, может послужить причиной ликвидации стажа или некоторых других неприятностей.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Особенностью трудовой книжки является не только то, что она выступает в качестве удостоверения места работы человека и его рабочего стажа. Трудовая книжка может понадобиться и в некоторых других случаях, таких как получение кредита в банке.

Такая ситуация не требует от человека наличия оригинала трудовой книжки, но сделанная копия должна соответствовать всем требованиям действующего законодательства.

Каждый банк имеет свои особенности и требования, а получение образца будет гарантировать соответствие им всем и сэкономит не только время, но и силы.

Что поменялось в порядке заполнения

Постановлением «Об утверждении Инструкций по заполнению трудовой книжки», утвержденным Министерством социального развития и труда Российской Федерации, были изменены правила заполнения трудовых книжек, появился новый Трудовой кодекс. В связи с этим возникла необходимость заменить не только инструкции по заполнению трудовой книжки работника, но и форму книги по учету вкладышей в трудовые книжки и специальных бланков.

Минтруда утверждает, что кадровиков значительные изменения не коснулись, поскольку в основе нового постановления находились положения, утвержденные правительством в предыдущих инструкциях.

Документ, подтверждающий трудовую деятельность граждан, то есть трудовая книжка, состоит из прежних основных разделов и заполняется на основании официальных документов, принятых государством.

Правда, эти изменения относятся не только к работникам кадровых отделов, но и ко всем людям, которые уходят на пенсию, меняют место работы либо же начинают свою трудовую деятельность. В таких случаях стоит внимательно вчитываться в некоторые положения, чтобы не попасть впросак.

Как заполнить трудовую книжку впервые

Согласно новым требованиям, во время добавления информации в трудовую книжку запрещено использовать любые сокращения. Ведение записей должно происходить подробно.

Причем следить за этими записями обязан не только работник кадрового отдела организации-работодателя, но и непосредственно владелец трудовой книжки.

Запрещено сокращать такие слова, как «приказ», «распоряжение», «переведен» и им подобные.

Правильное заполнение трудовой в первую очередь в интересах владельца этого документа. Поэтому, чтобы не иметь неприятностей в дальнейшем, стоит следить за всеми вносимыми в книжку записями.

Правила оформления титульной страницы, а также внесения изменений в этот раздел регламентируются второй частью инструкции по заполнению данного документа. Как правило, здесь вопросы у сотрудников кадровой службы возникают крайне редко.

При первом заполнении нужно внести такие сведения:

  • фамилию, имя и отчество владельца книжки,
  • дату рождения,
  • образование,
  • профессию и специальность.

После внесения всех этих данных на титульном листе нужно поставить печать организации и подпись работника кадрового отдела, который оформлял данную трудовую книжку. Кроме всего прочего, здесь нужно будет поставить подпись самому ее владельцу. Как видно, это не очень сложно, но все же иногда у новых сотрудников возникают проблемы с заполнением.

Чтобы без проблем заполнить трудовую книжку первый раз, нужно знать, что вписать в графу «Профессия и специальность».

Многие кадровики и бухгалтеры требуют вводить как профессию, так и специальность человека. Но ведь в дипломе, полученном в высших учебных заведениях, в основном указывается только специальность либо профессия. Кроме всего прочего, в дипломе указывается квалификация будущего работника, которую нет необходимости вносить в трудовую книжку.

В этой графе также не нужно указывать должность, на которую устраивается человек. О том, какую информацию вносить в графу «Профессия и специальность», лучше посоветоваться с кадровыми работниками или бухгалтерами из компании, куда человек устраивается на работу.

Внесение изменений в титульный лист

За то время, пока человек будет работать в организации, у него могут поменяться активные данные, которые отображены в трудовой книжке. Он может получить другое образование, изменить фамилию или перейти на новую профессию.

Отражение изменений в трудовой книжке также требует выполнения определенной последовательности действий. Чтобы изменить дату рождения, фамилию, имя или отчество, нужно выполнить простой алгоритм. Старые данные зачеркиваются одинарной чертой, а новые вписываются рядом. Этого требует пункт 2.

3 Инструкции, в которой описана процедура заполнения трудовой книжки.

Естественно, стоит помнить, что изменения в трудовую книжку могут вноситься только на основании определенных документов, к которым относятся:

  • свидетельство о рождении;
  • свидетельство о расторжении брака;
  • паспорт;
  • свидетельство о браке;
  • свидетельство об изменении имени, отчества или фамилии и т.д.

Для подтверждения достоверности внесенных данных необходимо на внутренней стороне обложки указать ссылку на дату и номер документа, который послужил основанием для изменений.

Такая ссылка заверяется подписью сотрудника кадрового отдела или специального уполномоченного лица. Также здесь должна стоять печать кадровой службы предприятия или общая организации.

Как и в любом другом документе, она служит гарантией достоверности информации.

Информация о получении нового образования или профессии вносится посредством дополнения существующей информации или же заполнения соответствующих пустых строк без зачеркивания устаревшей информации. Стоит заметить, что в инструкции не имеется никаких заметок относительно указания ссылки на документ, подтверждающий получение нового образования.

Заполнение «Сведений о работе»

Внесение информации в раздел «Сведения о работе» может вызвать серьезные проблемы. Для того чтобы исключить возникновение любых неприятностей, нужно делать все в соответствии с инструкциями. Для этого в графе под номером три этого раздела в виде заголовка нужно указать наименование работодателя.

В том случае, если это частный предприниматель, указывать нужно его фамилию, имя и отчество. Если же есть учредительный документ, тогда нужно указать полное и сокращенное название организации. Допускается использование штампа организации с полным и сокращенным его наименованием при заполнении данной графы.

В статье 20 Трудового кодекса РФ сказано, что работодателем – юридическим лицом – не может быть структурное подразделение организации, то есть представительство или филиал.

Если же человек устраивается на работу в филиал, тогда сведения о месте его работы должны включаться в трудовой договор.

Именно поэтому в трудовой книжке нужно указывать информацию о наименовании организации, а представительство или филиал вносят в запись о приеме на работу.

В первой графе на следующей строке ставят порядковый номер записи, а в следующей – дату трудоустройства. Третья графа содержит в себе информацию о принятии человека на работу или назначении его в какое-то структурное подразделение организации.

Здесь указывается конкретное наименование должности, на которую принимают человека, его профессия, специальность и наименование подразделения.

В графу 4 нужно занести номер и дату соответствующего распоряжения или приказа, которые подтверждают принятие сотрудника на работу.

Корректировка «Сведений о работе»

Все бухгалтеры и кадровики знают, что неправильная запись в трудовой книжке может быть без труда исправлена. Но нужно знать, как это делать, в противном случае трудовую книжку можно испортить, а значит, и стаж будет аннулирован. Практика показывает, что ошибки у людей, осуществляющих заполнение трудовой книжки первый раз, чаще всего встречаются именно в разделе «Сведения о работе».

Правила, описанные в инструкции, гласят о том, что неправильные записи нельзя зачеркивать ни в коем случае. Для исправления неверной информации должна производиться новая запись, которой присваивается следующий порядковый номер.

Во второй графе указывается дата правильной записи.

В третью графу необходимо внести замечание о признании записи недействительной, с указанием ее номера, тогда как в 4 графе дублируется дата и номер приказа или прочих решений работодателя.

Кто вносит исправления?

В 27 пункте Правил заполнения трудовой говорится: исправления в трудовую книжку должны вноситься тем работодателем, которым была допущена ошибка. Но новый работодатель имеет полное право внести исправления в трудовую на основании документов предыдущей организации. Среди таких документов стоит выделить копии приказов об увольнении и приеме человека на работу.

Неприятности могут возникнуть у человека, если организация, допустившая ошибку, была либо ликвидирована, либо реорганизована. Решение данной проблемы содержится в 28 пункте Правил. В случае, если речь идет об организации, исправления вносятся правопреемником, а если организация была ликвидирована, – то новым работодателем на основании соответствующих документов.

Последним, достаточно важным моментом при заполнении раздела «Сведения о работе» является особенность записей об увольнении.

Когда человек увольняется с места работы, все записи, которые были внесены в трудовую книжку за период его работы, должны быть заверены подписью работодателя, его печатью и подписью владельца трудовой книжки.

В некоторых случаях подпись со стороны работодателя может ставить специально уполномоченное лицо. Подпись работника может находиться возле подписи работодателя или же переноситься на следующую строку.

Дубликат трудовой книжки

Согласно установленным инструкциям и правилам, дубликат трудовой книжки может делаться в трех случаях.

Утрата документа

Первый предполагает утрату трудовой книжки работником. Такой вариант развития событий может иметь достаточно плачевные последствия, особенно если речь идет о сотруднике, который впервые устроился на работу. Это может стать причиной неприятностей даже у многих опытных работников.

Согласно 31 пункту Правил, если работник потерял свою трудовую книжку, он немедленно сообщает об этом работодателю. Делается это по месту работы в форме письменного заявления. Что касается работодателя, то в его обязанности входит выдача дубликата не позднее 15 рабочих дней после получения соответствующей заявки.

Оформление дубликата производится в соответствии с общими правилами заполнения трудовых книжек. То есть в него вносят все сведения, подтвержденные документами, а также информацию о непрерывном стаже работы до того, как человек поступил в организацию.

Кроме этого, работодатель обязан внести записи относительно работы и наград на последнем месте.

Для начала записывают суммарный стаж работы. Сюда входит сумма лет, месяцев и дней работы человека без уточнения должностей, названия организации и периодов работы. После этого стаж работы должен быть расшифрован по отдельным периодам.

Соответственно, в графу 2 вносят дату приема на работу, в третью графу – наименование организации, в которой сотрудник работал, его профессию и специальность, а в графе 4 – номер, дату и название документа, на основании которого человек был принят на работу.

Если документы, которые послужили основанием внесения записей в трудовую книжку, не располагают полными сведениями о прошлой работе, то в дубликате трудовой вносятся лишь подтвержденные данные.

Недействительная запись

Вторая ситуация, когда работник имеет право получить дубликат своей трудовой книжки, предполагает наличие в документе записи о переводе на другую работу, которая была признана недействительной.

В таком случае работник должен подать соответствующее письменное заявление работодателю.

Затем он получает дубликат трудовой книжки, в которой последовательно перечисляются все записи, за исключением недействительной.

Неудовлетворительное состояние трудовой

Последний случай – когда трудовая книжка просто пришла в негодность – обгорела, порвалась и т.д. Порядок выдачи трудовой книжки в таком случае мало чем отличается от ситуации, когда она была признана недействительной. То есть сотрудник пишет соответствующее заявление, после чего получает от работодателя дубликат своей трудовой книжки со всеми действительными записями.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/kak-zapolnit-trudovuyu-knizhku-v-pervyj-raz.html

Как правильно заполнить трудовую книжку – пошаговая инструкция

Запись в трудовую книжку при приеме на работу в первый раз

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост.

№ 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г.

Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета.

Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях.

Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев.

Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый.

В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

https://www.youtube.com/watch?v=82Mj5R2CHm8

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров.

В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы.

При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью.

Правильный формат заполнения даты: 05.03.2020. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей.

Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

  • паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
  • диплом об образовании;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • свидетельство ИП или Устав организации;
  • гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Трудовая книжка разделена на три части:

  1. Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
  2. Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
  3. Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

  • названия компании (вкл. правовую форму);
  • типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

  • Ф И О владельца;
  • дату рождения (в числовом выражении);
  • уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, указанной в дипломе;
  • дату открытия трудовой книжки;
  • подпись сотрудника;
  • подпись лица, заполнявшего документ;
  • гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2020:

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

  1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
  2. Дату приема на работу и других событий.
  3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
  4. Документальное подтверждение записи — наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Дополнительные сведения

Раздел, содержащий сведения о работе, может включать в себя и дополнительную информацию:

  1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
  2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
  3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
  4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

№ записи Дата: Число Месяц Год Сведения о приеме на работу,.. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
1234
Открытое акционерное общество «Авелан»
427 02 2016Принята на работу на должность юрисконсультаПриказ № 7/К от 27.02.2016 г.
12 08 2016Переведена на должность старшего юрисконсульта

Источник: https://otdelkadrov.online/4935-osnovnye-pravila-obrazets-zapolneniya-trudovoi-knizhki-v-year-godu

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.