+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Зачем прикладывать скан первой страницы загранпаспорта в отчете о командировке

Содержание

Отчет о командировке: образец заполнения, пример написания, бланк скачать

Зачем прикладывать скан первой страницы загранпаспорта в отчете о командировке

Внимание! Эти документы помогут вам правильно оформить деловую поездку работника:

Работодатель направляет своего сотрудника в командировку для выполнения определенной заранее поставленной цели.

При этом работнику ставят задачу и выдают денежные средства для покрытия возникших в поездке расходов.

После возвращения сотрудник должен отчитаться о выполнении поставленной задачи и о том, как он потратил выданные ему суммы. Ведь у работодателя нет возможности контролировать его в поездке.

Работать с командировочными документами удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую документацию. Формы соответствуют всем требованиям законодательства

Заполнить отчет о командировке онлайн ⟶

Правильно оформленные документы помогут:

  • получить точную информацию о результатах достижения поставленных целей;
  • подтвердить расходы при расчете базы по налогу на прибыль, единого налога при УСН, а также снимут вопросы в части обложения НДФЛ выплат работнику.

Документальное оформление командировки предусматривает выполнение трех шагов:Шаг 1. Планирование командировки и оформление по его результатам служебного задания.Шаг 2. Издание и утверждение директором фирмы или ИП приказа о направлении работника в командировку.

Шаг 3. По возвращении сотрудник описывает достигнутые результаты в отчете о командировке и отчитывается о понесенных расходах в авансовом отчете по командировке. Также он прикладывает подтверждающие документы

Формы отчета по командировке

Унифицированная форма отчета по командировке была обязательной для заполнения до конца 2014 года. Напомним, что форма № Т-10а «Служебное задание» имела специальный раздел для написания отчета о выполнении задания. Командированные работники были обязаны его заполнять.

С 08.01.2015 года данная бланк отчета по командировке перестал быть обязательным для заполнения. Но на практике работодатели продолжают его использовать. Причины мы перечислили выше.

Более того, работодатели применяют самостоятельно разработанные формы отчетов о командировке, установленные в локальных нормативных актах (ЛНА), либо разрешают работникам писать отчеты в свободной форме.

Обязанность для работников заполнять отчеты по командировке следует также закрепить в ЛНА.

Далее мы рассмотрим примеры отчетов о командировке.

Использование отчета о командировке позволяет:

  • работодателю – проконтролировать выполнение порученного командированному сотруднику задания;
  • работнику – разъяснить, насколько он добился поставленной цели и выполнил порученное ему задание.

Как заполнить унифицированную форму отчета о командировке

Унифицированный бланк отчета по командировке по форме № Т-10а «Служебное задание» содержит:

  • наименование фирмы-работодатели или ИП;
  • номер и дату оформления;
  • табельный номер работника;
  • подразделение, в котором числится работник;
  • его должность и ФИО;
  • место, в которое направляют сотрудника;
  • сроки поездки;
  • кто оплачивает командировку;
  • ее основания и цель.  

Вид поручаемого задания и поставленные перед сотрудником цели указывают в графе 11.

Место для отчета о командировке предусмотрено в графе 12. На момент отъезда ее не заполняют. Работник вписывает данные по мере выполнения поставленных перед ним задач.

Поле «Заключение» заполняет непосредственный руководитель сотрудника по прибытии из командировки. Он пишет итоговую резолюцию о выполнении задания и заверяет ее личной подписью.

Образец заполнения унифицированной формы отчета о командировке

Заполненная унифицированная форма № Т-10а выглядит так:

Как составить отчет о командировке в свободной форме

Работодатель вправе составить отчет по командировке в свободной форме. Например, это может быть письменный отчет, служебная записка или доклад. При этом цель поездки нужно указать в приказе о направлении в командировку, который не содержит поля для отчета о выполнении задания.

При составлении отчета следует руководствоваться следующими правилами.

  1. Документ должен содержать указание на основание поездки. Например, на служебное задание самого работодателя на приглашение от стороннего юридического лица или ИП.
  2. Необходимо указать цель и результаты командировки. При успешной поездке они должны соответствовать друг другу.
  3. Следует приложить к отчету подтверждающие результат поездки документы. Это может быть, копия подписанного сторонами договора, протокол проведенных переговоров и т. п.
  4. Отчет утверждает директор компании или ИП.

Пример написания отчета о командировке в свободной форме

Приведем пример отчета по командировке, в которую работника направили для проведения переговоров с поставщиком.

Кто ставит подписи на отчете?

Реквизиты унифицированной формы отчета по командировке предусматривают три подписи:

  1. Подпись руководителя подразделения, направившего сотрудника в поездку.
  2. Подпись работника. Она служит:
  • подтверждением согласия на отправку командировку;
  • подтверждает ознакомление с условиями поездки.

Работодатель не вправе посылать в командировку беременных сотрудниц и работающих у него подростков до 18 лет. Также от поездки вправе отказаться:

  • одинокие родители детей в возрасте до 5 лет;
  • родители детей в возрасте до 3 лет;
  • родители детей-инвалидов;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными родственниками при наличии у них медицинского заключения.

Работодатели – субъекты малого бизнеса, где все решения принимает руководитель фирмы или ИП, могут ставить на отчете только две подписи: директора (ИП) и работника.

На свободной форме отчета о командировке можно использовать аналогичные реквизиты.

Авансовый отчет о командировке

Авансовый отчет о командировке подтверждает понесенные в поездке расходы. Коммерческие компании, как правило, используют унифицированный бланк по форме № АО-1 (утв. пост. Госкомстата от 01.08.2001 № 55).

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/2138-kak-sostavit-otchet-o-komandirovke-obrazets

➤ Проживание в гостинице: документы для авансового отчета после командировки

Зачем прикладывать скан первой страницы загранпаспорта в отчете о командировке

Расскажем, как оплатить сотруднику проживание в гостинице во время командировки. Объясним, какими документами он должен подтвердить оплату проживания, как и в какие сроки оформить авансовый отчет.

Полезные документы по теме:

Для чего сотрудник обязан предоставить документы, которые подтверждают проживание в гостинице в командировке

В большей части российских компаний служебные поездки сотрудников — командировки — неотъемлемая часть производственного процесса. Правила оформления таких поездок закрепляют коллективным договором или локальным нормативным актом — Положением о командировках. Регламент составляют в произвольной форме и утверждают приказом директора организации. 

В Положении прописывают и правила документального оформления поездки.

Документы, которые подтверждают пребывание сотрудника в командировке, в том числе, проезд к месту выполнения служебного задания и обратно, а также проживание в гостинице включают в авансовый отчет.

К нему прикладывают и документы, которыми командированный сотрудник подтверждает дополнительные расходы, произведенные им в поездке с ведома и по поручению руководства. 

Весь пакет документов, подтверждающих затраты работника, связанные с выполнением служебного задания, должен быть представлен работодателю в полном объеме.

Это необходимо, чтобы компания возместила расходы сотрудника (ст. 168 ТК РФ).

Расходы по найму жилого помещения, к которым относится и проживание в гостинице, включены в открытый перечень затрат, подлежащих обязательному возмещению работнику. 

Обратите внимание! Обязанность работодателя возместить расходы работника на проживание распространяется и на сотрудников, чья трудовая деятельность имеет разъездной характер.

Согласно Постановлению № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», деньги, необходимые для оплаты расходов в предстоящей поездке, работник получает заранее. После возвращения ему нужно будет отчитаться за полученную сумму и предъявить подтверждающие отчетные документы. 

Форма учета очков программ лояльности отелей для командировок руководителя

Какими отчетными документами подтверждается проживание в гостинице в авансовом отчете

Работодатель вправе самостоятельно установить, какие документы работник может предъявить в качестве доказательства затрат на проживание.

Нужно помнить, что поскольку затраты на командировки позволяют учесть их в базе по налогу на прибыль и снизить его, обоснованность расходов могут проверить при налоговой проверке.

То есть, документы, которыми работник подтвердит, что он действительно проживал в гостинице, должны быть оформлены надлежащим образом и не вызывать сомнений в своей легитимности. 

При проживании в гостинице документом для авансового отчета являются квитанция, чек или счет, выдаваемые после оплаты услуги. 

Перечень необходимых документов для авансового отчета в Положении о командировках

Обязательные реквизиты счета на оплату гостиницы

Чек, который подтверждает поступление средств на счет гостиницы, — документ первичного бухгалтерского учета. Это бланк строгой отчетности. К таким документам предъявляют особые требования, соблюдение которых гарантирует их подлинность. 

В соответствии с требованиями, которые устанавливает Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359, бланк  квитанции или счета, должен быть изготовлен типографским способом и иметь соответствующие реквизиты.  Это:

  • наименование и серия документа;
  • наименование и организационно-правовая форма юридического лица – владельца гостиницы;
  • название гостиницы или отеля полностью;
  • регистрационные сведения о гостинице – ИНН, КПП и т.п.;
  • месторасположение гостиницы, ее адрес;
  • фамилия, имя и отчество клиента, оплатившего проживание;
  • стоимость номера;
  • время вселения и выселения из гостиницы;
  • дополнительные услуги, включенные в счет;
  • должность, фамилия, имя и отчество лица, принявшего оплату и оформившего квитанцию, его личная подпись
  • заверяющая печать организации, штамп об оплате.
Обратите внимание! Из перечня дополнительных услуг, которые гостиница оказывает сотруднику во время служебной поездки, работодатель обязан оплатить только оговоренные в Положении о командировках.

В бюджетных организациях расходы сотрудников на командировки оплачивают в соответствии с нормативными актами федерального или муниципального уровня. Они устанавливают твердые ограничения на оплату за проживание, которые нельзя превышать. 

Способ оплаты за проживание в гостинице в командировке можно оговорить в Положении. Оплату разрешают производить как в наличной, так и в безналичной форме. 

Сроки, в которые нужно отчитаться за проживание в гостинице и предъявить документы для авансового отчета

Порядок и сроки оформления авансового отчета по итогам командировки также оговаривают в Положении. Как правило, предъявить авансовый отчет с приложенными к нему документами сотрудник должен не позднее, чем через три рабочих дня по возвращении из служебной поездки. 

Оформление авансового отчета — обязанность сотрудника. Подтверждающие его расходы документы, во избежание утери, можно наклеить на стандартный лист бумаги и приложить его к заполненному бланку авансового отчета. 

Форма № АО-1. Авансовый отчет

Перед тем, как принять от работника авансовый отчет, сотрудник бухгалтерии должен его проверить и убедиться, что в наличии имеются все документы, указанные в отчете, а также в том, что все обязательные реквизиты в них заполнены. 

После подсчета фактических расходов вернувшегося из командировки сотрудника, сумма будет сверена с той, что была получена им подотчет. Разницу бухгалтерия вычтет или выплатит в ближайший срок, установленный в организации для выплаты зарплаты. 

Если нет документов, подтверждающих проживание в гостинице в командировке

Сотрудник может забыть или не успеть получить подтверждающий документ о пребывании в гостинице. В таком случае работодатель может направить в отель запрос и попросить выслать забытый чек или квитанцию по почте. 

Кроме этого, запрос можно отправить и в организации, где сотрудник работал во время служебной поездки. Компания оформит справки-подтверждения, что в указанный период сотрудник выполнял свое служебное задание по командировке на их территории. 

Служебная записка о подтверждении факта пребывания в командировке при отсутствии подтверждающих документов

В этом случае расходы сотрудника, не подтвержденные чеком или счетом, будут оплачены по нормативу, установленному Положением в качестве неподтвержденной документом оплаты за проживание. 

Итог:Порядок оплаты и оформления расходов на командировку оговаривается локальным нормативным актом работодателя — Положением о командировках. Пропишите в нем, какие документы о пребывании в гостинице сотрудник должен предоставить для авансового отчета. Обычно это счет или квитанция с указанием необходимых реквизитов.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211342-projivanie-v-gostinitse-19-m10

Памятка для командированного

Зачем прикладывать скан первой страницы загранпаспорта в отчете о командировке

Памятка командированному по закону, конечно, не требуется – она необходима исключительно, чтобы из-за забывчивости сотрудника у компании не возникло проблем со списанием командировочных расходов.

Памятка поможет сотруднику не забыть получить тот или иной документ, проверить, правильно ли он оформлен и т. п. Чем серьезнее к этому делу работник отнесется, тем меньше вероятность того, что у налоговиков возникнут претензии к командировочным расходам компании.

Убедить сотрудника не пренебрегать тем, что написано в памятке, можно так: в локальном акте зафиксировать, что без оправдательных документов компания не обязана будет возмещать сотруднику затраты, размер которых определить невозможно. Кроме того, сумму своевременно невозвращенного аванса компания сможет удержать у сотрудника из зарплаты (ст. 137 Трудового кодекса).

В каком виде составляется

Памятка составляется в произвольной, наиболее удобной для компании форме.

Что обязательно должно быть в документе

Памятку оптимально разбить на три части: что сделать до командировки, что во время нее, что после.

В первой части обратить внимание на получение документов, билетов и подотчетных средств перед выездом в командировку.

Во второй – на сохранение абсолютно всех документов, как платежных, так и подтверждающих цель служебной поездки. Можно конкретизировать, какие именно документы нужно собирать.

В третьем разделе можно написать о том, что необходимо сделать сотруднику после возвращения из поездки на постоянное место работы, то есть про авансовый отчет.

Общество с ограниченной ответственностью

«Компания»

ПАМЯТКА КОМАНДИРОВАННОМУ

Перед командировкой

1.

Необходимо получить в бухгалтерии или кадровой службе командировочные деньги, а также проездные билеты. При этом надо проверить, правильно ли заполнены в них данные сотрудника.

2. Если проездные билеты приобретены заранее кем-то другим из компании, то не забыть их забрать.

3. В служебную поездку обязательно взять паспорт. Иной документ, удостоверяющий личность, не подойдет, если авиа- или железнодорожные билеты куплены именно по паспортным данным.

4. Если по совместительству вы работаете у другого работодателя, то необходимо договориться с ним о невыходе на работу в дни командировки (например, взять отпуск без содержания).

В командировке

Общие правила

1.

Необходимо сохранять абсолютно все документы, полученные в поездке по командировочным расходам, в том числе при поездке за границу. Неподтвержденные затраты компания возмещать не станет. Даже если есть уверенность, что документ не нужен, не стоит его выбрасывать. Лучше привезти его в бухгалтерию, а там выяснят важность такого документа.

2. Если за счет подотчетных средств приобретены товары или услуги в производственных целях, обязательно следует взять у продавца платежный документ.

3. Если документы маленького размера (например, билеты из маршрутки, автобуса, электрички), чтобы они не потерялись, их надо наклеить на один лист формата А4. Особенно когда небольших документов много. В таком виде можно будет сдать их в бухгалтерию по возращении из поездки.

Документы, подтверждающие расходы на проезд

1.

Следует сохранять все проездные документы.

2. Если поездка на поезде, то по ее окончании необходимо не забыть билет у проводника. Если во время поездки возникли расходы на постельные принадлежности, то нужно взять документ, подтверждающий оплату (квитанция, кассовый и товарный чек). Из этого документа должно быть видно, какие именно услуги оплачены.

2. При авиаперелете необходимо сохранить не только авиабилет, но и посадочный талон, в том числе, если билет электронный.

3. Необходимо также взять квитанцию или чек у водителя, если до вокзала или аэропорта добирались на такси.

Документы, подтверждающие расходы на проживание

1.

В гостинице на ресепшене необходимо взять документы, подтверждающие стоимость проживания. Это может быть счет, квитанция на бланке строгой отчетности (то есть с серией и шестизначным номером) и (или) счет-фактура.

Во всех этих документах должен быть выделен налог на добавленную стоимость отдельной суммой.

Запись может быть такая: «Итого: стоимость 1000 рублей плюс НДС 180 рублей» или «Итого: стоимость 1180 рублей, в том числе НДС», или «Итого: стоимость 1180 рублей, в том числе НДС 180 рублей».

2. Необходимо попросить сотрудников гостиницы выдать общий, а не детализированный счет. То есть, чтобы в нем не было указаний на дополнительные услуги, оказанные в номере (бар, интернет и т. д.).

Документы, подтверждающие цель командировки

Необходимо привезти в компанию все документы, имеющие отношение к служебному заданию (например, проект договора, план семинара, протоколы переговоров, протоколы согласования того или иного вопроса и т. п.).

После командировки

1.

В течение трех дней по возвращении из командировки следует заполнить и сдать авансовый отчет (бланк можно взять в бухгалтерии) и приложить к нему все подтверждающие расходы документы, а также служебную записку, если сотрудник ездил в служебную поездку на личном или служебном транспорте. Если командировка была за рубеж, надо приложить к отчету копии страниц загранпаспорта с данными о его владельце и отметками о пересечении границы.

2. При затруднениях в заполнении авансового отчета можно обратиться за разъяснениями в бухгалтерию.

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/5494-pamyatka-dlya-komandirovannogo

Зачем прикладывать скан первой страницы загранпаспорта в отчете о командировке

Зачем прикладывать скан первой страницы загранпаспорта в отчете о командировке

Для авиабилетов и других перевозочных документов, выписанных на иностранном языке, Минфин требует переводить лишь реквизиты, необходимые для признания прибыльных расходов (Ф.И.О. пассажира, направление, N рейса, дата вылета или прилета, стоимость билета).

Перевод информации, не имеющей существенного значения для подтверждения расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа), делать не обязательно. А вот по мнению ФНС, необходимости в переводе электронного авиабилета на русский язык вообще нет. Ведь такой авиабилет — это унифицированная международная форма документа.

Поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором.

Ошибка 404

Важно Наименование гостиницы2.Дата заезда3.Дата выезда4.Ф.И.О.5.Наименование услуги6.Сумма356!Документ на проживание необходимо перевести на русский язык. Переводдолжен быть заверен подписью сотрудника, осуществившего перевод.1314.

Проездные документы до аэропорта (вокзала) и обратно П Р О Е З Д Н Ы Е Д О К У М Е Н Т Ы Д О А Э Р О П О Р ТА ( В О К З А Л А ) ИО Б РАТ Н О!✔✔!Плата за проезд до/от аэропорта или вокзала (если вокзал находится за пределамигорода или время отправления/прибытия поезда приходится в ночное время с23.

00 до 7.00), возмещаются при предоставлении следующих документов:Такси:✔ Чек ККТ и маршрутная квитанция (с указанием маршрута поездки).✔ Маршрутная квитанция (бланк строгой отчетности), содержащаяобязательные реквизиты (Постановление Правительства РФ от 14.02.

09 № 112):Наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковымтакси (квитанции разных сборов).

Командировка за границу: суточные, документы, расходы

При этом если покупался электронный авиа- или железнодорожный билет, то подтверждающими документами могут быть распечатка маршрут-квитанции (билета) и посадочный талон, а также документы об оплате билета (кассовый чек либо чеки платежного терминала, банковская выписка); — документы, подтверждающие расходы на проживание (счет, чеки об оплате); — документы, подтверждающие другие расходы (если они имели место): на оформление визы и медстраховки, на оплату постельного белья в поезде, перевеса багажа, представительских услуг, почтовых расходов, услуг связи и т.д. Для удобства можно взять несколько листов чистой бумаги, озаглавить каждый по виду расходов (к примеру, «Транспортные расходы», «Гостиничные расходы», «Иные расходы») и приклеить на них соответствующие расходные документы. А вот на что работник потратил выданные ему суточные, неважно.

Расходы на загранкомандировки

Контактная информация сотрудников Административного управления, обрабатывающих заявки на командировки (ДФ-1, 11-й этаж) К О Н ТА К Т Н А Я И Н Ф О Р М А Ц И Я С О Т Р УД Н И К О ВА Д М И Н И С Т РАТ И В Н О Г О У П РА В Л Е Н И Я , О Б РА Б АТ Ы В А Ю Щ И ХЗ А Я В К И Н А КО М А Н Д И Р О В К И ( Д Ф — 1 , 1 1 — Й ЭТА Ж )Тарасенко Светлана тел. 7898-7904,электронный адрес [email protected]Файбишенко Елена тел. 7898-7905,электронный адрес [email protected]Войнова Анастасия тел.22-183,электронный адрес [email protected]Ждамирова Наталья тел.18-806,электронный адрес [email protected]Зайцева Наталья тел.18-109,электронный адрес [email protected]1920. Контактные лица в Отделе бухгалтерского учета и отчетности (ДФ-1, 10-й этаж) К О Н ТА К Т Н Ы Е Л И Ц А В О ТД Е Л Е Б У Х ГА Л Т Е Р С К О Г О У Ч Е ТА ИОТ Ч Е Т Н О С Т И ( Д Ф — 1 , 1 0 — Й ЭТА Ж )Игнатенкова Анна Алексеевна тел.

Заграничные командировки: учет и подтверждение затрат

Тем более что сделать перевод может и ваш сотрудник, владеющий нужным иностранным языком, если это входит в круг его должностных обязанностей. Если же вы обратитесь за переводом в специализированную организацию, то затраты на перевод можно учесть в прочих расходах. Рассчитываемся с работником Итак, авансовый отчет утвержден руководителем.

Памятка по оформлению документов по командировке

НИЕ И ПРИОБРЕТЕНИЕ ПРОЕЗДНЫХДОКУМЕНТОВ (БИЛЕТОВ) И ГОСТИНИЦ✔Самостоятельно найти необходимые рейс и предпочтительные варианты размещенияи указать их в соответствующих разделах заявки в СЭД DocTrix✔В случае, если поля заявки останутся незаполненными сотрудник Административногоуправления направит варианты рейсов и гостиниц в рамках утвержденных Компаниейлимитов и условий проездаЭлектронные авиабилеты и ваучеры отеля размещаются в заявке на командировку (вкладка«Вложения») и направляются с комплектом документов командируемому сотруднику уведомлениемиз СЭД DocTrix!!Самостоятельное приобретение билетов и бронирование гостиниц запрещено, заисключением случаев, когда поставщик Компании не может обеспечить размещение побезналичному расчетуОформление проездных документов и бронирование гостиниц осуществляется всоответствии с утвержденными в Компании лимитами и условиями проезда4Óòâåðæäåííûåëèìèòû5.
Все эти расходы прописаны в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ. Командировка за границу: основные расходы Суточные при командировке за границу Суточные при командировке за границу законодательством РФ не ограничены. Организация самостоятельно определяет, какой размер суточных установить для работника. По своей сути, суточные – это денежная сумма, которая выдается работнику, находящемуся в командировке для произведения различных расходов, не связанные с проездом и проживанием.
Внимание Устанавливается их размер внутренними локальными актами организации или коллективным договоров, однако, стоит помнить, что суточные не облагаются НДФЛ при командировке за границу в пределах 2500 руб. Именно поэтому, как правило, применяется величина суточных, равная как раз 2500 руб. Если же организация решает, что ее работникам нужно платить больше, то с суммы сверх 2500 руб. необходимо удерживаться подоходный налог.

Авансовый отчет является унифицированной формой первичной учетной документации

Источник: https://redtailer.ru/zachem-prikladyvat-skan-pervoj-stranitsy-zagranpasporta-v-otchete-o-komandirovke/

Особенности оформления командировки генерального директора

Услуги гостиницы оплачены подотчетным лицом с использованием банковской карты. Продавец в таком случае обязан был выдать кассовый чек и чек POS-терминала. Но сотрудник приложил к авансовому отчету только счет гостиницы (не является БСО) и чек POS-терминала. Кассового чека нет. Можно ли принять расходы в целях налога на прибыль?

В данной статье мы рассмотрим процедуру и сроки замены загранпаспорта на новый, в том числе замену загранпаспорта по истечение срока его действия, замену загранпаспорта при изменении фамилии и другие случаи.

Для подтверждения личности не всегда требуется отправлять скан паспорта. В некоторых случаях, например, достаточно предоставить копию водительских прав или выписку по счёту из банка, клиентом которого Вы являетесь. Смысл в том, что при открытии счёта банк уже проверил и сделал копии Ваших документов.

Для каждой организации обязательно ведение бухгалтерского учета. Без него невозможно ни выдать зарплату работнику, ни отправить его в командировку. Что же относится к учету расходов при командировании лица на предприятии? Рассмотрим такой документ как авансовый отчет и, как совершается его сдача.

Налог на прибыль: командировочные расходы на проживание в гостинице за рубежом

Документы, являющиеся неотъемлемым приложением к служебной записке: путевой лист, счета, квитанции на парковку, платные дороги и пр., кассовые чеки на бензин и др.

Уважаемый Николай, с картой это плохо. А если дело возбудят — то Вы потерпевшие и со злодея деньги взыщут или он сам заплатит. Но то что он не расписывался нигде это плохо. Но Вы то ничего не теряете. Полиция проверит — или возбудит дело или откажет. Вы же искренне подозреваете в хищении.

Дякуємо Вам за відгук. Що стосується порад щодо придбання конкретних джерел безперебійного живлення, це, напевно, не справа аудитора.

Нередко подотчетное лицо задается вопросом: нужно ли прикладывать к авансовому отчету приказ на командировку? Данный локальный акт необходим только тогда, когда командируемый сотрудник пишет заявление на выдачу необходимых ему средств, связанных с данной поездкой, где в качестве основания и будет вступать приказ. Более того, с недавнего времени не нужно прикладывать командировочное удостоверение.

Сотрудник, направленный в командировку в Москву сроком на 5 дней, остался там на выходные. Как правильно в таком случае учесть расходы на обратную дорогу?

За рабочие дни в командировке работнику выплачивается средняя заработная плата за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Поэтому заработная плата, начисленная за месяц, в котором была командировка, будет отличаться от установленного оклада.

Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 № А52-3413/2009, фирма представила в качестве оправдания оплаты гостиничных услуг в период служебных командировок авансовые отчеты, кассовые чеки, счета гостиниц и квитанции на оплату проживания.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение и служебное задание, оформленные в установленном порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поезде и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы.

После того, как этот документ написан, он направляется в бухгалтерию для последующей проверки. При положительном результате он подлежит утверждению со стороны руководителя организации и производится списание указанных сумм.

С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала «Упрощенка».

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения.

Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

Начнем с того, что расходы на наем жилого помещения участвуют в формировании налоговой базы по налогу на прибыль. При этом затраты должны быть направлены для осуществления деятельности, приносящей доход, обоснованны, и документально подтверждены.

Когда работала секретарем, то некоторые сотрудники летали в командировку в Италию и Германию. Потом для отчета необходимо было приложить к командировочному удостоверению страницы паспорта со штампами. А штампы розовые. Несколько часов сканировали и ксерокопировали страницу, чтобы было хоть немного видно штамп.

При этом я всегда указываю название компании, которой отправляю копию, чтобы в случае «утечки» данных было проще идентифицировать источник.

Главное, чтобы на задержку в Москве на выходные было согласие руководителя (неважно, остался работник там по делам или отдохнуть).

Скажу более, зная лишь данные из Вашего паспорта (без ксерокопий) «умельцы» могут изготовить дубликат.

Через неделю так же на электронку пришло приглашение явиться в визовый центр (обязательно в РФ) с паспортом или прислать его туда курьером. Сам поехал в столицу и лично сдал паспорт для вклейки визы. На следующий!!!! (да, на следующий!) день паспорт был готов — его отслеживал на сайте визового центра. Сразу забрал паспорт и на утро улетел в Торонто. Канадцам респект!

Желательно сделать это не позднее ближайшей выплаты ему зарплаты. Учитываем командировочные расходы Как признаются основные расходы по командировке для целей налогообложения, для наглядности мы покажем в таблице.

Частным образом обратились в гостиницы, такси, и компании по прокату машин для подтверждения – в некоторых нам отказали в предоставлении информации. В некоторых прислали стоимость фактичеcкой стоимости их услуг. Она отличается в меньшую сторону.

Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляются.

В связи с производственной необходимостью днем отъезда в командировку может быть выходной или праздничный день. В этом случае день отъезда рабочим днем не считается, заработная плата за этот день не начисляется.

Помощь в получении паспорта и гражданства РФ

Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

Кроме того, при зарубежной командировки добавляются расходы на оформление визы, а при отсутствии загранпаспорта у командируемого работника также еще расходы на оформление загранпаспорт.

Далее, обязанностью работника является предоставить отчет о командировке, где описывается выполнение служебного задания и делаются отметки о прибытии и убытии из мест командировки.

При возвращении в РФ из зарубежной командировки суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок по РФ, начиная с того дня, когда будет пересечена граница при въезде на территорию РФ.

Дата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).

Авансовый отчёт вместе с приложенными документами подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и передаётся на оплату в отдел бухгалтерского учёта.

Ранее уже было отмечено, что заполнением и сдачей этого первичного документа занимается непосредственно подотчетное лицо.

При возникновении каких-либо вопросов ему не запрещается воспользоваться помощью бухгалтера, поскольку именно он в последующем будет проверять правильность заполненного бланка.

Предприятие имеет право предоставить сотруднику аванс в виде наличных денежных средств в рублёвом эквиваленте для того, чтобы тот смог самостоятельно купить иностранную валюту в любом банке как обыкновенное физическое лицо.

Бухучет командировочных расходов в 2019 году

Суточные при командировке за границу законодательством РФ не ограничены. Организация самостоятельно определяет, какой размер суточных установить для работника.

При оплате через Интернет наше законодательство не обязывает гостиницу применять ККТ (выписывать БСО).

Очень хочу поделиться опытом самостоятельного оформления визы и утра в Канаду . Я обычный турист, который очень много летает и в паспорте есть действующий Немецкий шенген на 5 лет и Английская виза. В старых паспортах много шенгенский виз и посещение Австралии ) собрал документы на октябрь для поездки в Канаду (ТОронто на 7 дней) из списка визового центра в Москве.

Как можно быстро получить загранпаспорт

Немало историй, когда мошенники, завладев документами, берут не то что кредиты, а и переоформляют документы на квартиру.

Но обычно стараются ставить печати въезд/выезд рядом, и если речь идет о штампах другого гос-ва, то рядом, а то и на самой визе.

Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

Источник: https://aprel43.ru/kredity/16315-zachem-prikladyvat-skan-pervoy-stranicy-zagranpasporta-v-otchete-o-komandirovke.html

Оформление авансового отчета при загранкомандировке и учет командировочных расходов в налоговом учете

Зачем прикладывать скан первой страницы загранпаспорта в отчете о командировке

Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней под вашим чутким руководством заполнить авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных в командировке деньгах. Прежде чем отдать авансовый отчет руководителю (другому уполномоченному лицу) на утверждение, вам нужно:

– проверить отчет на предмет его правильного заполнения, а также арифметических ошибок;

– убедиться, что указанные в отчете оправдательные документы действительно к нему приложены и все они составлены должным образом.

Что должно прилагаться к авансовому отчету

Вот документы, которые должны быть приложены к авансовому отчету (Пункт 26 Положения):

командировочное удостоверение по форме N Т-10 (при командировках в страны СНГ, с которыми есть соглашения о том, что в загранпаспорте не делаются пограничные отметки) (Пункт 15 Положения) либо копии страниц загранпаспорта работника с отметками о пересечении границы;

документы, подтверждающие затраты на проезд. При этом если покупался электронный авиа- или железнодорожный билет, то подтверждающими документами могут быть распечатка маршрут-квитанции (билета) и посадочный талон, а также документы об оплате билета (кассовый чек либо чеки платежного терминала, банковская выписка);

документы, подтверждающие расходы на проживание (счет, чеки об оплате);

– документы, подтверждающие другие расходы (если они имели место): на оформление визы и медстраховки, на оплату постельного белья в поезде, перевеса багажа, представительских услуг, почтовых расходов, услуг связи и т.д.

Для удобства можно взять несколько листов чистой бумаги, озаглавить каждый по виду расходов (к примеру, “Транспортные расходы”, “Гостиничные расходы”, “Иные расходы”) и приклеить на них соответствующие расходные документы.

А вот на что работник потратил выданные ему суточные, неважно. Никакими чеками, квитанциями и другими подобными документами это подтверждать не нужно.

Прилагать к авансовому отчету бланк служебного задания для направления в командировку (форма N Т-10а) с заполненным разд. 12 “Краткий отчет о выполнении задания” (Пункт 26 Положения) не обязательно, так как налоговые органы считают, что служебное задание вместе с отчетом о его выполнении не являются документами, необходимыми для подтверждения расходов.

Что делать, если “первичка” на иностранном языке

Логично предположить, что часть документов, подтверждающих расходы в загранкомандировке, будет составлена на иностранном языке. Контролирующие органы считают, что нужно на отдельном листе сделать построчный перевод таких документов на русский язык – либо своими силами, либо обратившись в бюро переводов.

Для авиабилетов и других перевозочных документов, выписанных на иностранном языке, Минфин требует переводить лишь реквизиты, необходимые для признания прибыльных расходов (Ф.И.О.

пассажира, направление, N рейса, дата вылета или прилета, стоимость билета).

Перевод информации, не имеющей существенного значения для подтверждения расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа), делать не обязательно.

А вот по мнению ФНС, необходимости в переводе электронного авиабилета на русский язык вообще нет. Ведь такой авиабилет – это унифицированная международная форма документа. Поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором.

Однако к отсутствию перевода других подтверждающих документов (кроме авиабилетов), например счетов из гостиницы или за аренду машины либо услуги такси, налоговики наверняка будут придираться, упирая на то, что невозможно установить целевой характер произведенных расходов.

И скорее всего, они не упустят случая доначислить вашей компании налог на прибыль, а также пени и штрафы.

Но есть шансы отбиться от налоговых претензий в суде. Некоторые суды, разбирая подобные дела, справедливо отмечали, что:

– в НК РФ не установлена обязанность налогоплательщика переводить документы, составленные на иностранном языке;

– налоговому органу ничто не мешает воспользоваться своим правом на приостановление налоговой проверки для перевода документов на русский язык.

Совет

Дабы не будить в налоговиках зверя, документы на иностранном языке лучше все-таки перевести на русский язык. Тем более что сделать перевод может и ваш сотрудник, владеющий нужным иностранным языком, если это входит в круг его должностных обязанностей. Если же вы обратитесь за переводом в специализированную организацию, то затраты на перевод можно учесть в прочих расходах.

Рассчитываемся с работником

Итак, авансовый отчет утвержден руководителем. И вы видите, что командированный работник израсходовал выданный ему аванс не полностью или не подтвердил какие-то затраты первичными документами. В этом случае он должен вернуть неизрасходованную сумму в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если работник в срок, отведенный для окончательного расчета по выданному ему авансу (3 рабочих дня (Пункт 11 Порядка)), не вернет неиспользованный остаток, вы можете удержать эту сумму из его зарплаты (Статья 137 ТК РФ). Для этого нужно, чтобы (Статья 248 ТК РФ):

– в течение месяца со дня окончания 3-дневного срока руководитель издал письменное распоряжение о взыскании с работника неизрасходованной суммы;

– работник дал письменное согласие на удержание этой суммы из зарплаты, если она превышает его средний месячный заработок.

В том случае, когда в командировке работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, сумму перерасхода нужно ему возместить. Желательно сделать это не позднее ближайшей выплаты ему зарплаты.

Учитываем командировочные расходы

Как признаются основные расходы по командировке для целей налогообложения, для наглядности мы покажем в таблице.

Вид расходов

Налог
на прибыль

НДФЛ

Страховые взносы в
ПФР, ФСС, ФОМС и ТФОМС

Суточные в размерах, предусмотренных локальным нормативным актом, коллективным

договором

Полностью учитываются

в расходах

Не удерживается с сумм, не превышающих: (или) 700 руб. в сутки – для командировок по России; (или) 2500 руб. в сутки – для загранкомандировок. Если суточные выплачивались в большем размере, то сверхнормативные суммы облагаются

НДФЛ

Не начисляются

Суточные за день приезда из загранкомандировки в Россию должны выплачиваться по норме, установленной для командировок по России (в рублях).

И даже если в положении о командировках, принятом в вашей фирме, прописано, что суточные за последний день командировки выплачиваются в той же сумме, что и за все дни загранкомандировки (например, 2500 руб.), НДФЛ не будут облагаться лишь 700 руб.

Если суточные выплачивались в валюте, то, чтобы для целей исчисления НДФЛ сравнить сумму суточных с установленным рублевым нормативом, нужно пересчитать их в рубли по официальному курсу валюты, действовавшему на

дату выплаты суточных (а не на дату утверждения авансового отчета)

Расходы на проезд: – к месту командировки и обратно (в том числе бизнес- классом или в вагонах СВ); – к аэропорту, вокзалу, пристани (в том числе на

такси) и обратно

Учитываются в расходах без

ограничений

Не удерживается

Не начисляются

Расходы по найму жилого помещения – при наличии подтверждающих

документов

Учитываются в расходах без

ограничений

Не удерживается со всей суммы “гостиничной” оплаты. Если подтверждающих документов нет, то НДФЛ облагаются суммы свыше: (или) 700 руб. в сутки – для командировок по России; (или) 2500 руб. в сутки – для

загранкомандировок

Не начисляются. Если подтверждающих документов нет, то возмещаемая сотруднику сумма не облагается взносами в пределах норм, установленных в локальном нормативном акте. Если такие нормы вы не установили, то срочно дополните свое положение о командировках порядком возмещения работникам неподтвержденных расходов, чтобы избежать уплаты

взносов

Не учитываются для целей налогообложения прибыли расходы на обслуживание в барах, ресторанах, в номере, а также плата за пользование рекреационно-
оздоровительными объектами (например, фитнес-залом, сауной и т.д.)

Расходы на оформление и выдачу виз, загранпаспортов, ваучеров,

приглашений и т.п.

Учитываются в расходах без

ограничений

Не удерживается

Не начисляются

Оплата услуг связи

Оплата услуг VIP-залов (залов повышенной комфортности)

аэропортов

Обосновать расходы на оплату VIP-залов можно, например, так: обслуживание в VIP-зале обеспечивает доступ к телефонной и иным видам связи, а также доступ в Интернет, что позволяет командированному сотруднику оперативно

решать производственные задачи, требующие его участия

“Командировочный” НДС

И в завершение – несколько слов об НДС по командировочным расходам. Некоторые компании приобретают билеты через специализированные агентства, которые выставляют счет-фактуру с НДС. При этом в самих билетах НДС не выделен (Пункт 7 ст. 171 НК РФ). Минфин говорит, что в такой ситуации при наличии счета-фактуры никаких препятствий для вычета нет.

Однако случается, что налоговики отказывают в вычете налога. По их мнению, вычет НДС по расходам на проезд к месту командировки и обратно возможен только на основании проездного документа (билета), в котором НДС выделен отдельной строкой, поскольку этого требует Постановление N 914.

И организациям приходится искать правды в судах, которые встают на их сторону.

Чтобы в описанной ситуации не нарываться на конфликт с налоговиками, можно попросту не “светить” выставленный вам счет-фактуру, а стоимость приобретенных билетов списать целиком на расходы.

Организация налогового учета, Расходы

Источник: http://www.pnalog.ru/material/avansovyy-otchet-nalogovyy-uchet

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.