+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Сколько храниться журнал учета командировочных удостоверений

Содержание

Сколько храниться журнал учета командировочных удостоверений

Сколько храниться журнал учета командировочных удостоверений

Карта сайта Журнал учета выдачи командировочных удостоверений Учет командировочных удостоверений ведется в специальном журнале.

В нем отражается, когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке.

Обложка журнала может выглядеть примерно так: В разделе 2 подробно описаны правила создания подобных журналов, их можно использовать и в данном случае.

Журналы учета выдачи командировочных удостоверений являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

N н Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы Учет работников, выбывающих в служебные командировки далее – командировки из командирующей организации далее – командированный работник , ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации далее – журнал выбытия , форма которого предусмотрена приложением N 2. В журнале выбытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения.

Какой существует порядок оформления зарубежной стажировки работника? Вопрос На какой срок ведут журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации? Можно вести журнал учета командировок на год.

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Какой существует порядок оформления зарубежной стажировки работника? Вопрос На какой срок ведут журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации? Можно вести журнал учета командировок на год.

Ответ Законодательством на работодателя возложена обязанность вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Приказом работодателя должен быть назначен сотрудник, ответственный за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях.

Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, а также формы журналов, утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от Согласно п.

Журнал выбытия прибытия ведется на бумажном носителе в формате бланка А4 и открываются на каждый календарный год в единственном экземпляре.

Читайте о Журнале учета командировок больше информации в статье по ссылке.

Журнал выбытия прибытия должен соответствовать следующим общепринятым требованиям оформления: – иметь твердую обложку для соблюдения установленного срока его хранения ; – иметь пронумерованные от начала и до конца каждого календарного года и прошнурованные страницы для доказательства невозможности или затруднительности удаления листа или добавления листа в существующий журнал ; – содержать заверительную запись, состоящую из названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц цифрами и прописью , должности, подписи и расшифровки подписи и даты окончания журнала делопроизводством.

Например: “В настоящем Журнале выбытия прошито и пронумеровано 20 Двадцать листов”.

Менеджер по персоналу подпись расшифровка подписи Номера по порядку на каждого выбывающего в командировку работника прибывшего в командировку работника ставят подряд на каждой странице Журнала выбытия прибытия и продолжают на следующих страницах этого документа, используемых в течение всего календарного года.

Новую нумерацию порядковых номеров заводят начиная с 1 января следующего календарного года в новом Журнале выбытия прибытия Нумерацию можно проставить в любом месте документа по усмотрению организации, традиционно в нижнем внешнем угле страницы. Подчистки и незаверенные исправления записей в Журнале выбытия прибытия недопустимы.

Подробнее в материалах Системы: 1. Ответ: Как оформлять журнал учета командированных сотрудников Факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в специальном журнале п. В нем указываются: – фамилия, имя и отчество командированного сотрудника; – дата и номер командировочного удостоверения; – наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения.

Сроки хранения документов по командировкам

Сколько хранить приказ о командировке Командировка: понятие Согласно ст. Однако если выполнение трудовых обязанностей осуществляется работником в пути либо работа имеет разъездной характер, такие поездки нельзя признать командировками. До Командировочное удостоверение.

Несмотря на то что оформление поездки было значительно упрощено, некоторые работодатели до сих пор считают необходимым оформление указанных документов.

Применение этого способа направления в поездки допустимо при условии закрепления указанных норм в локальных нормативно-правовых актах компании, таких, например, как положение о командировках и пр.

Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

Если в организации продолжают вести учет убывших в служебную командировку работников, или наоборот, прибывших из других учреждений предприятий , можно скачать форму для заполнения в интернете, или разработать свою, дополнив необходимые графы.

Все же, если он ведется, стоит придерживаться основных правил делопроизводства: указать начало его ведения, по окончанию ведения — дату, когда закончен; страницы должны быть пронумерованы, прошиты, концы нитей закреплены с указанием ответственного лица, назначенного руководителем за его ведение, его личной подписью и росписью начальника. Подписи скрепляются печатью; записи должны вестись аккуратно, в случае описки или допущенной ошибки, исправление нужно заверить подписью лица, ответственного за ведение журнала; по окончанию ведения документы такого рода хранятся в течение 5 лет. Что должно быть отражено в содержание журнала регистрации командировок? Как в любом регистрационном журнале, при ведении учета командированных сотрудников убывших с предприятия или прибывших с другой организации , необходимо указать: порядковый номер записи практически и являющийся регистрационным номером ; данные о сотруднике, выезжающем в командировку или приехавшем для выполнения порученного задания; фактические сроки, когда человек уехал из одной организации и прибыл в другую, либо наоборот если ведется учет прибывших сторонних работников в командировку ; подпись лица, направленного в командировку. Вместо послесловия Хочется добавить еще раз, что в году для оформления направления в служебную командировку, достаточно письменного приказа руководителя предприятия.

Сроки хранения документов по командировкам “Кадровик.

Как вести журнал регистрации командировочных удостоверений

Автор разъясняет правила их заполнения.

В частности, как составляется служебное задание, на основе каких данных кадровая служба готовит приказ о направлении сотрудника в командировку, что должно быть указано в командировочном удостоверении, а также почему необходимо иметь два журнала учета служебных командировок.

Рассмотрено, всякая ли поездка считается командировкой, кого нельзя направлять в командировки и каковы возможные сроки служебной командировки. Командировки — неизбежная часть рабочего процесса многих организаций. Причем заняты в нем не только непосредственно командируемый сотрудник, но и кадровая служба.

Отправляем в командировку: пошаговая процедура

Арзамас Нижегородской области, сроком на 3 три дня с 21 по 23 апреля г. Основания: договор поставки от Петрова о необходимости проведения установки программного обеспечения от

Журнал учета работников выбывающих в служебные командировки

В частности, командировочные удостоверения регистрируются в журнале регистрации командировочных удостоверений. В статье вы можете скачать образец оформления данного журнала. Напомню, что командировочное удостоверение — это документ, с помощью которых работник отчитывается о своей служебной поездке и местах, в которых он побывал.

Образец его заполнения можно скачать в этой статье. Образец заполнения журнала Бланк журнала заполняет кадровый работник, который назначен ответственным за его ведение. На обложке пишется название организации, день, месяц и год начала ведения журнала регистрации.

Кроме того, имеется графа для указания даты окончания ведения журнала, которая будет заполнена тогда, когда бланк будет полностью использован. Табличную часть можно оформить так, как это удобно организации, предназначен этот документ исключительно для внутреннего использования.

Записи в таблицу вносятся на основании сданного работник командировочного удостоверения, для каждого отдельного документа заполняется отдельная строка. Последняя подпись необходима для того, чтобы подтвердить, что работник со сделанной записью ознакомлен и согласен.

Статья: Новые правила регистрации командированных работников Орлова Е.

Журнал учета командированных работников, прибывших в организацию

Командировочные и представительские расходы 2. Журнал учета выдачи командировочных удостоверений Учет командировочных удостоверений также ведется с помощью специального журнала. В нем отражается, когда и кому было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке.

В данном разделе мы рассмотрим порядок ведения журнала учета выдачи командировочных удостоверений, разработанного непосредственно специалистами отдела кадров организации. Документом, удостоверяющим время пребывания в командировке, время прибытия в пункт назначения и время выбытия из него является командировочное удостоверение.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы другим уполномоченным работником на основании приказа распоряжения о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него.

Несмотря на то что Положение N такой нормы не содержит, специалисты Минфина России разъясняют, что командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник возвращается из командировки в день отъезда. На это указывает Письмо Минфина России от 24 апреля г. В случае командировки за границу командировочное удостоверение необязательно.

Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте командированного работника.

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

Выдать работнику аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства суточные п. Сделать запись в журнале учета работников, выбывающих в командировку.

Количество отработанных часов не проставляется. После возвращения сотрудника из командировки, получить от него документы, подтверждающие расходы.

Отметим, что в году после отмены командировочного удостоверения и служебного задания составлять авансовый отчет по-прежнему необходимо. По возвращении из командировки, работник должен составить служебную записку.

Этот документ надо оформить в том случае, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле. Подробно об оформлении документов читайте в статье Отмена командировочного удостоверения и служебного задания.

Так согласно новому постановлению сотрудникам российских предприятий больше не должны выдавать командировочные удостоверения. Сделано это для того, чтобы упростить работу бухгалтеров и других сотрудников, которые работают с документами. Ранее же командировочные удостоверения были обязательными для работников.

А если, например, данный документ был неправильно оформлен, то налоговые органы расходы могли не принять. По правилам, раньше в командировочных ставились специальные метки о прибытии и отбытии сотрудника, а делать их могли только принимающие организации или гостиницы.

При командировках в страны с визовым режимом отметки при пересечении границы указывали на дни отъезда и приезда, удостоверения при этом не использовались.

Для получения оферты обратитесь к менеджеру. Цена: руб.

Купить Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, оформляется по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от Для осуществления такого учета предназначены две специальные формы регистрации командированных сотрудников: журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации журнал выбытия ; журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы журнал прибытия. Для организации учета командированных работников руководитель организации или уполномоченное им лицо назначает работника, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия. Кроме того, работодатель обеспечивает хранение журналов выбытия и прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке. Вид основного раздела журнала Несмотря на то что в контексте ст. Журналы могут служить косвенным доказательством самого факта служебной командировки; источниками данных о географии служебных командировок, количестве поездок и командированных работников в отношении своего персонала или продолжительности командировок, количестве приезжавших специалистов, частоте деловых контактов в отношении прибывших в организацию специалистов. Таким образом, эти документы могут использоваться, прежде всего, для статистического, управленческого и кадрового учета в организации.

: Сроки хранения документов, залоговые кредиторы, режим труда водителей

Источник: https://moysad63.ru/stati/skolko-hranitsya-zhurnal-ucheta-komandirovochnih-udostovereniy.php

Как заполнять журнал регистрации командировочных удостоверений

Сколько храниться журнал учета командировочных удостоверений

Учет командировочных удостоверений ведется в специальном журнале. В нем отражается, когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке.

Обложка журнала может выглядеть примерно так:

В разделе 2 подробно описаны правила создания подобных журналов, их можно использовать и в данном случае.

Журналы учета выдачи командировочных удостоверений являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

Срок хранения данного журнала согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденному приказом Росархива от 06.10.2000, – 5 лет.

Рассмотрим пример заполнения журнала учета выдачи командировочных удостоверений.

Журнал регистрации командировочных удостоверений

Любой документ должен быть зарегистрирован при попадании на предприятие, прежде всего, для того, чтобы не быть потерянным. Для регистрации документов существуют специальные журналы. Командировочные удостоверения, которые сдают работники при возвращении из командировки, должны быть зарегистрированы в специальном журнале, порядок заполнения которого мы разберем в этой статье.

Возвращаясь из командировки, работник в течение трех дней должен сдать следующие документы: авансовый отчет с указанием потраченной суммы, командировочное удостоверение с указанием мест, где он побывал, служебное задание с отчетом о проделанной работе. Ответственный сотрудник (обычно это кадровый работник) должен зарегистрировать и подшить эти документы для хранения.

Журнал регистрации предназначен для учета удостоверений командируемых сотрудников.

Для регистрации других документов также могут быть применены различные регистрационные журналы:

Образец заполнения

Ответственный за ведение и хранение журнала – это кадровый работник, иные сотрудники предприятия могут имеет доступ к этому документу только в случае соответствующего письменного распоряжения.

На обложке должны быть указаны следующие данные:

  • Название предприятия;
  • Дата начала ведения документа;
  • Рядом должна присутствовать графа для указания даты окончания ведения журнала, здесь будет проставлена дата в тот момент, когда регистрационная книга закончится.
  • После получения от работника, вернувшегося из командировки, командировочного удостоверения, его нужно зарегистрировать в журнале.

Регистрация удостоверения предполагает заполнение специальной таблицы, в которой нужно указать:

  • Фамилия, имя, отчество работника, на которого оформлено удостоверение;
  • Должность этого работника;
  • Место, куда ездил командируемый;
  • Номер удостоверения;
  • Фамилия, инициалы, должность сотрудника, подписавшего удостоверительный документ;
  • Фактическое время выбытия и прибытия из командировки;
  • Подпись работника, сдавшего удостоверение. Данная подпись значит, что работник ознакомлен с записью в журнале регистрации и согласен с ней.

Скачать образец командировочного удостоверения можно здесь.

Пример оформления

Образец журнала регистрации командировочных удостоверений – скачать.

Как заполнять журнал регистрации командировочных удостоверений?

В организации необходима регистрация всех оформляемых документов, так как велика опасность их утери. Все документы фиксируются в специальных журналах. Командировочные удостоверения – это документы, которые привозят с собой работники из командировок. Данные о них тоже должны вноситься в специальный журнал.

Скачать пример заполнения подобного документа Вы сможете в конце этой статьи.

После приезда из командировки у сотрудника есть два дня на то, чтобы предоставить в свою организацию данные документы:

  • авансовый отчет, в котором отражена потраченная сумма денег;
  • командировочное удостоверение, в котором упомянуты все места, куда ездил сотрудник;
  • служебное задание с приложенным отчетом о работе, которая была проделана.

Лицо, ответственное за принятие данных документов (обычно это кадровик), регистрирует и подшивает предоставленные документы перед отправкой на хранение.

Журнал регистрации командировочных удостоверений необходим для фиксации этих удостоверений, полученных от работников.

Только кадровый работник имеет право хранить и вести этот документ. Если кто-то другой из сотрудников хочет получить доступ к этому журналу, то ему нужно предъявить письменное распоряжение.

Обложка журнала должна отражать следующую информацию:

  • наименование предприятия;
  • дата, с которой начал заполняться документ;
  • рядом должна находиться графа, в которой будет зафиксирована дата, когда ведение журнала будет прекращено (по окончании листов в журнале).

Когда работник возвращается из командировки, данные о его командировочном удостоверении заносятся в этот журнал.

В таблицу необходимо вносит следующие данные:

  • ФИО сотрудника, предъявившего удостоверение;
  • его должность;
  • место, куда отправлялся сотрудник;
  • номер регистрируемого удостоверения;
  • ФИО лица, подписавшего это удостоверение;
  • время фактического пребывания в командировке (когда отбыл, когда прибыл);
  • подпись сотрудника, передавшего заявление (подтверждение факта ознакомления с записью в журнале и согласия с ней);

Скачать журнал регистрации командировочных удостоверений (бланк)

Журнал учета приказов о командировании работников (примерная форма)

Тип документа: Журнал

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 3,3 кб

Скачать образец документа

  • Журнал: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
  • «Журнал учета приказов о командировании работников (примерная форма)».doc

Занесено в базу

Внесены исправления в

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Командировочное удостоверение, служебное задание, журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Источник: https://iandriyanov.ru/kak-zapolnyat-zhurnal-registratsii-komandirovochnyh-udostoverenij/

Сколько хранится журнал регистрации командировочных удостоверений | Юрстатус

Сколько храниться журнал учета командировочных удостоверений

Оформление командировки — это не только фактический процесс сбора документов по факту возвращения лица из поездки, но также и предварительное детальное оформление заявления (в случае соответствующей необходимости), приказа управленца, а также согласия работника.

Итак, служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Из приведенного определения можно выделить ряд условий, при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой:.
При этом местом постоянной работы считается то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором контрактом. В соответствии с абзацем первым ст.

Кроме того, за командированными работниками на протяжении всего времени командировки сохраняются место работы и средний заработок.

Срок хранения командировочных приказов

Например книга отзывов и предложений, журналы приема и сдачи, и т.д. Твердый переплет — отличается высокими эксплуатационными характеристиками и выглядит наиболее эстетически привлекательным.
По Вашему желанию на обложке можно выполнить тиснение. Мы изготавливаем журналы в двух вариантах твердого переплета 7БЦ — швейное скрепление, и 7Б термоклеевое скрепление.

Работодатели ведут учет своих работников, которые направлены в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств, а также учет работников других организаций, которые командированы к нему.

При этом для долгосрочных зарубежных поездок установлен срок хранения документации 10 лет. Командировочных удостоверений (п.
Под командировочным удостоверением принято считать документ, способствующий подтверждению факта пребывания работника в командировке.

Сколько храниться журнал учета командировочных удостоверений

Сотрудник в свою очередь заинтересован, чтобы все документы, относящиеся к его трудовой деятельности, хранились постоянно (конечно, за исключение документов, фиксирующих его прегрешения). Однако он не имеет возможности повлиять на судьбу своих документов, поскольку ведение документации по персоналу возложено законодательством на его работодателя.

Разъездной характер работ предусматривает выполнение работ на объектах, расположенных на значительном расстоянии от месторасположения предприятия, в связи с чем возникает необходимость поездок в нерабочее время от места нахождения предприятия сборного пункта до места работы на объекте и обратно.

Таким образом, даже направление работника по служебным делам в филиал компании тоже является командировкой, и для такой поездки также требуется издавать приказ, выплачивать суточные и т.д.

Данное полномочие делегировано на кадрового специалиста или другого ответственного человека, решающего вопросы, связанные с персоналом.

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В приказе на командировку должны присутствовать следующие пункты:

  • дата и номер документа;
  • код формы по ОКУД;
  • код организации, ее название, название структурного подразделения;
  • табельный номер, ФИО, должность направляемого в командировку сотрудника;
  • место назначения (указывается страна, населенный пункт, организация);
  • срок и даты командировки;
  • цель и основание командировки;
  • источник финансирования расходов;
  • подпись руководителя;
  • подпись работника об ознакомлении с приказом.

Для командировочных удостоверений действует правило, в соответствии с которым документ должен храниться на протяжении 5-ти лет с момента прибытия работника обратно.

В нем указаны следующие сроки хранения: документы о командировках — 5 лет, в случае долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет.

В 2014 году в него были внесены изменения, которые стали действовать с 2015 года. В соответствии с этими переменами у работодателя больше нет необходимости в составлении командировочного удостоверения. Сотрудник при этом освобождается от составления и сдачи отчета.

Командировочное удостоверение делегирует работнику определённые служебные полномочия и является уважительной причиной его отсутствия на рабочем месте. Если длительность поездки составляет не более одного дня, командировочное удостоверение не оформляют. Оформление производится на бланках унифицированной формы Т-10.

При этом вся обозначенная информация имеет документальную фиксацию, например, в квитанциях, билетах, чеках и т.д. Журнал, в свою очередь, позволяет объединить и систематизировать данные сведения для удобства служащих кадрового подразделения и бухгалтерии.

Командировочное удостоверение делегирует работнику определённые служебные полномочия и является уважительной причиной его отсутствия на рабочем месте. Если длительность поездки составляет не более одного дня, командировочное удостоверение не оформляют. Оформление производится на бланках унифицированной формы Т-10.

При этом вся обозначенная информация имеет документальную фиксацию, например, в квитанциях, билетах, чеках и т.д. Журнал, в свою очередь, позволяет объединить и систематизировать данные сведения для удобства служащих кадрового подразделения и бухгалтерии.

Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Как в любом регистрационном журнале, при ведении учета командированных сотрудников (убывших с предприятия или прибывших с другой организации), необходимо указать:
  1. порядковый номер записи (практически и являющийся регистрационным номером);
  2. данные о сотруднике, выезжающем в командировку или приехавшем для выполнения порученного задания;
  3. фактические сроки, когда человек уехал из одной организации и прибыл в другую, либо наоборот (если ведется учет прибывших сторонних работников в командировку);
  4. подпись лица, направленного в командировку.

Если указанные документы закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Так, закон требует обязательного скрепления книги учета и движения трудовых книжек пломбой или сургучной печатью ( правил, утвержденных ).

В ТК РФ определено, что командировкой является поездка работника «на определенный срок», однако ни каких-либо ограничений длительности командировок, ни принципов разделения командировок на краткосрочные и длительные ТК РФ не содержит (ст. 166 ТК РФ).

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. В отдельных случаях более длительные сроки командировки могут устанавливаться руководителями министерств и ведомств СССР и Советами Министров союзных республик» [3].

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

https://www.youtube.com/watch?v=TPlgAu7TP7Q

Вопрос о сроках хранения документов по командировкам не такой простой, как кажется. Дело в том, что законодательство неоднозначно описывает требования к хранению документов в зависимости от длительности командировки, а также устанавливает разные сроки хранения документов по внутрироссийским и зарубежным командировкам.

Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки. VI. Возвращение должно быть приятным Срок командировки истек, и ваш работник возвращается к месту постоянной работы.

Приказы о командировании работников срок хранения документов

В день выхода на работу работник предоставляет своему непосредственному руководителю отчет о командировке, а бухгалтерии или финансовому отделу — документы, подтверждающие произведенные расходы, и командировочное удостоверение.

Несмотря на то что в контексте ст.

Журналы могут служить косвенным доказательством самого факта служебной командировки; источниками данных о географии служебных командировок, количестве поездок и командированных работников в отношении своего персонала или продолжительности командировок, количестве приезжавших специалистов, частоте деловых контактов в отношении прибывших в организацию специалистов.

Другими словами, если коллективным договором определен перечень должностей и профессий, работа по которым постоянно проходит в пути или носит разъездной передвижной характер, или если такой характер работ оговорен трудовым договором контрактом между работником и собственником уполномоченным им лицом , служебные поездки таких работников не считаются командировками.

На основании ст. 116 ТК РФ, под деловой поездкой сотрудника понимается командировка, ограниченная определенными временными рамками, основной целью которой является исполнение должностных обязанностей конкретным работником вне его основного рабочего места.

Бланк и образец командировочного удостоверения на 2019 год

Письменное решение работодателя оформляется приказом о направлении работника (работников) в командировку.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Номера страниц расположены в нижних углах журнала. Блок журнала пробивается двумя отвертиями диаметром 6 мм, которые расположенны на расстоянии 80 мм друг от друга, со стороны корешка по среденине журнала.

Источник: https://velkul.ru/transport/5295-skolko-khranitsya-zhurnal-registracii-komandirovochnykh-udostovereniy.html

➤ Журнал регистрации командировочных удостоверений: образец

Сколько храниться журнал учета командировочных удостоверений

Расскажем, как заполнить и вести книгу учета командировок сотрудников предприятия. Научим оформлять такой журнал в электронном виде.

Скачайте документы по теме:

Для чего вести журнал регистрации командировочных удостоверений

С 2015 года обязанность оформлять командировочные удостоверения и служебные задания отменили. Теперь служебную поездку сотрудника по заданию работодателя подтверждает только приказ о направлении в командировку. 

Образец приказа о направлении сотрудника в командировку

Многие работодатели до сих пор используют при оформлении служебных поездок наряду с приказом и второй документ — командировочное удостоверение.

С ним легче контролировать начало и завершение командировки, факт того, что работник выполнил поручение.

Наличие командировочного удостоверения облегчает и самому работнику передвижение по территории предприятия, куда его направили со служебным заданием. 
Обратите внимание! Если предприятие использует при оформлении служебных поездок сотрудников командировочные удостоверения, это необходимо закрепить локальным нормативным актом, например, Положением о командировках.

Независимо от того, выдает организация сотрудникам командировочные удостоверения или нет, служебную поездку надо зафиксировать. Для этого на предприятии ведут специальный журнал учета работников, которые выбывают в командировку, или журнал регистрации командировочных удостоверений. 

Удобнее объединить всю информацию о командировках в одном журнале. Тогда не придется поднимать все приказы, чтобы получить нужную информацию о деталях командировки. Работодатель, в соответствии с действующим законодательством, может сам решать, использовать ли в делопроизводстве организации такой журнал. 

Вести журнал учета регистрации командировочных удостоверений, как правило, поручают сотруднику, в функционал которого входит оформление документов на служебные поездки, — кадровику или секретарю. Ответственного назначают приказом руководителя. Главное, чтобы эта обязанность была прописала в должностной инструкции исполнителя. 

Форма журнала регистрации командировочных удостоверений

До 2015 года компании использовали форму журнала учета командировок, утвержденную приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 №739н. Сейчас приказ отменен, но многие организации до сих пор используют эту форму. 

Журнал регистрации командировочных удостоверений, образец, который вы используете в делопроизводстве в вашей компании, нужно утвердить локальным актом или, например, инструкцией по делопроизводству. Разрабатывая собственную форму учета такой книги, продумайте, какие сведения нужно в нее внести, чтобы информацию о служебных поездках была максимально полной. 

Журнал удобнее вести в табличной форме. Внутри предусмотреть такие графы:

  • номер и дата приказа о направлении сотрудника в командировку;
  • основание для направления в командировку (реквизиты служебной записки, номер и дата договора);
  • номер и дата командировочного удостоверения;
  • ФИО сотрудника, который едет в командировку;
  • должность командируемого и структурное подразделение, в котором он числится;
  • населенный пункт и наименование организации, куда направляют сотрудника;
  • продолжительность командировки — дата начала и завершения;
  • цель служебной поездки. 

Образец журнала учета командировочных удостоверений

Журнал учета командировок удобно вести в электронном виде. Для этого подойдет, например, Excel. 

Пример электронного журнала учета командировок

Как оформить журнал регистрации командировочных удостоверений в бумажном виде

Если журнал регистрации командировочных удостоверений в организации решили вести на бумаге, оформить документ нужно по стандартным правилам. Пронумеруйте и прошнуруйте все его страницы, опломбируйте его бумажной пломбой с надписью: «В журнале пронумеровано и прошнуровано ___ страниц». Поставьте подпись с указанием должности и дату. 

Журнал должен иметь титульный лист или же соответствующий заголовок на обложке. В заголовке или титульном листе укажите наименование компании и название журнала, а также год, в течение которого он будет вестись. Такие журналы ведутся в течение одного года и, по его завершении, передаются на хранение в архив организации. 

В больших компаниях, сотрудники которых часто отправляются в командировки, целесообразно снабдить журнал твердым переплетом, обеспечив его целостность в течение всего срока использования. 

Как и сколько хранить журнал регистрации командировочных удостоверений

Текущее хранение журнала осуществляет ответственный исполнитель. Специальных условий хранения для этого вида документов не предусмотрено, но все же лучше хранить журнал в закрываемом на ключ шкафу, ограничив доступ к нему посторонним лицам. 

В соответствии с действующим сегодня Перечнем типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утвержденным приказом № 558 Министерства культуры РФ, хранить журнал учета командировок нужно 3 года. 

По истечении срока хранения, журналы утилизируют в установленном порядке. Утилизацию компания организовать своими силами, например, сжечь документ, использовать резак. Можно заключить договор со специализированной организацией, которая занимается уничтожением документов. 

ИтогЖурнал регистрации командировочных удостоверений ведется на предприятии для облегчения учета по командировкам сотрудников. Такая форма позволяет получать всю необходимую информацию по деталям служебных поездок.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211336-jurnal-registratsii-komandirovochnyh-udostovereniy-19-m9

Сколько хранится журнал ⛳ регистрации командировочных удостоверений

Сколько храниться журнал учета командировочных удостоверений

Переписка об оформлении│ 5 л. │Для заграничных │ │ │командировок │ │командировок — 10 л. ЭПК │ ├──────┼───────────────────────┼─────────────┼────────────────────────────┤ │ │Книги, журналы, │ │ │ │ │карточки учета: │ │ │ │ │б) работников, │ 5 л.

│ │ │ 358 │направленных │ │ │ │ │в командировки │ │ │ │ │з) выдачи │ 5 л.

│ │ │ │командировочных │ │ │ │ │удостоверений │ │ │ └──────┴───────────────────────┴─────────────┴────────────────────────────┘ Различие в сроках хранения документов по российским и заграничным командировкам в настоящее время сложно объяснить, поскольку эти документы в организациях необходимы для одного и того же: расходы на командировки учитываются в целях налогообложения прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Поэтому если учитывать только эту их функцию, то максимальный срок хранения таких документов не должен превышать 5 лет.

До 08.01.2015 действовали правила направления работников в командировки, согласно которым требовалось составлять следующие документы:

  1. Служебное задание.
  2. Командировочное удостоверение.

Несмотря на то что оформление поездки было значительно упрощено, некоторые работодатели до сих пор считают необходимым оформление указанных документов.

Применение этого способа направления в поездки допустимо при условии закрепления указанных норм в локальных нормативно-правовых актах компании, таких, например, как положение о командировках и пр. Составляем приказ на командировку.

Нумерация в журнале Основным документом, служащим основанием для направления в служебную поездку, является распоряжение — приказ руководителя.

Журнал учета командировок сколько хранить

Важно

Переписка об оформлении¦ 5 л. ¦Для заграничных ¦¦ ¦командировок ¦ ¦командировок — 10 л. ЭПК ¦+ + + + +¦ ¦Книги, журналы, ¦ ¦ ¦¦ ¦карточки учета: ¦ ¦ ¦¦ ¦б) работников, ¦ 5 л. ¦ ¦¦ 358 ¦направленных ¦ ¦ ¦¦ ¦в командировки ¦ ¦ ¦¦ ¦з) выдачи ¦ 5 л.

¦ ¦¦ ¦командировочных ¦ ¦ ¦¦ ¦удостоверений ¦ ¦ ¦L + + + Различие в сроках хранения документов по российским и заграничным командировкам в настоящее время сложно объяснить, поскольку эти документы в организациях необходимы для одного и того же: расходы на командировки учитываются в целях налогообложения прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Поэтому если учитывать только эту их функцию, то максимальный срок хранения таких документов не должен превышать 5 лет.Однако, как показывает многолетняя практика, в нашем государстве в отношении кадровой документации нужно проявлять осторожность и предусмотрительность.Пример.

ТК РФ, вопросы, связанные с командировками, желательно регламентировать во внутренних нормативных и организационно-распорядительных актах организации или же в трудовых, или коллективных договорах.

Интересы сторон трудового договора относительнохранения документовЕсли говорить о сроках хранения документов, то у всех заинтересованных сторон (государства, организации, сотрудников и т.д.) в отношении документов имеются разные, порой противоположные друг другу интересы.

Государство обеспечивает сохранность документов в течение нужного ему срока при помощи трех инструментов: законов, нормативных актов министерств и ведомств и перечней.Установленные в законодательно-нормативных актах и перечнях сроки хранения отражают, прежде всего, интересы государства.

Срок хранения приказов на командировку

Сотрудник в свою очередь заинтересован, чтобы все документы, относящиеся к его трудовой деятельности, хранились постоянно (конечно, за исключение документов, фиксирующих его прегрешения).

Однако он не имеет возможности повлиять на судьбу своих документов, поскольку ведение документации по персоналу возложено законодательством на его работодателя.

Поэтому столь велика роль организации-работодателя — именно от ее гражданской и социальной ответственности часто зависит, смогут ли ее сотрудники впоследствии в полной мере получить причитающиеся им пенсии и льготы.
У организации тоже есть свои интересы.

Некоторые документы желательно сохранить подольше на случай споров, которые могут возникнуть и спустя длительное время, а от некоторых безопаснее поскорее избавиться (поскольку, например, отсутствуют сроки давности по искам, связанным с причинением вреда здоровью).

Журнал регистрации командировочных удостоверений: скачать

По этой причине ряд специалистов предлагает заграничные командировки до 60 дней считать краткосрочными.В законодательстве, правда, установлен еще один срок в отношении командировок за рубеж, который приходится учитывать. Согласно п. 2 ст.

11 НК РФ [5] физические лица признаются налоговыми резидентами Российской Федерации только в том случае, когда они фактически находятся на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году.

В противном случае не только меняется статус налогоплательщика с резидента на нерезидента, но и существенно повышается ставка налогообложения всех доходов — с 13 до 30%.Учитывая существующую ситуацию и в соответствии со ст.
ст.

Именно в нем он определит образец заполнения и форму документа. Данные правила будут обязательными для исполнения в рамках конкретного предприятия. Ответственность работодателя за отсутствие документа За отсутствие журнала до 2017 года работодатель привлекался к ответственности.

Нарушение данной нормы каралось в рамках КОАП РФ. Работодатель рисковал понести следующие наказания:

  • для должностных лиц и ИП – материальный штраф от 1000 до 5000 руб., для бизнесменов предусматривалось альтернативное наказание — административное приостановление работы на период до 90 суток;
  • для компаний – штраф в размере от 30 до 50 тыс. руб. или административное приостановление работы на период, не превышающий 90 суток.

Если же нарушитель допускал вторичное несоблюдение норм права, то должностное лицо могло быть дисквалифицировано на срок до 3 лет.

Сколько хранится журнал регистрации командировочных удостоверений

Внимание

Эти документы в будущем могут потребоваться для подтверждения права на льготы, если таковые будут установлены (так, например, большинство участников ликвидации аварии на Чернобыльской атомной станции направлялись туда именно в командировки); — какой бы срок хранения вы ни выбрали, желательно утвердить его на экспертной комиссии. Это позволит принять более взвешенное решение и даст возможность высказать свое мнение по этому вопросу юристам и специалистам заинтересованных подразделений. Следует обратить внимание, что в соответствии со ст.

166 Трудового кодекса РФ Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 N 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (см. приложение). Приложение Положение об особенностях направления работников в служебные командировки Литература 1. Трудовой кодекс Российской Федерации.

Это уже не первый случай в нашей истории, когда принятое государством решение о предоставлении льгот не учитывает, что не все документы в организациях требуется хранить постоянно.

Если достаточно велика вероятность того, что в будущем определенные документы, которым в перечнях установлены короткие сроки хранения, помогут нынешним сотрудникам организации в отстаивании их прав на пенсии, льготы и т.д.

, то организации стоит подумать о том, чтобы сохранить эти документы дольше. При этом, конечно, все должно быть в пределах разумного, то есть не следует подвергать организацию неоправданным рискам и расходам. Фактически это вопрос политики организации в отношении своих сотрудников.

В этой связи можно порекомендовать следующее:- в организации желательно регламентировать во внутренних нормативных документах порядок направления сотрудников в командировки.

Источник: http://sovetnik36.ru/skolko-hranitsya-zhurnal-registratsii/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.