+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Особенности ведения табеля учета рабочего времени в бюджетных организациях

Содержание

Особенности ведения табеля учета рабочего времени в бюджетных организациях

Особенности ведения табеля учета рабочего времени в бюджетных организациях

Обязанность по ведению табеля прописывается в должностной инструкции работника, который должен быть ознакомлен с ней при поступлении на работу.

Если же при приеме сотрудника на работу эта обязанность не была указана в должностной инструкции или трудовом договоре с работником, следует заключить с ним соглашение к трудовому договору. Это делается или в соответствии со ст. 60.

2 и 151 ТК РФ, когда работнику с его письменного согласия предлагается выполнять дополнительную оплачиваемую работу, или на основании ст. 72 ТК РФ (изменение условий трудового договора).

Согласно Указаниям обязанность по ведению табеля возлагается на работника путем оформления соответствующего приказа руководителя. Табель открывается ежемесячно за два — три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.Обратите внимание! В большинстве учреждений табели заполняются один раз в месяц.

Как правильно заполнить табель учета рабочего времени

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб.
738 .

Это быстро и бесплатно! Нормы трудового законодательства обязывают руководителей компаний вне зависимости от юридического статуса подсчитывать затрачиваемые сотрудниками часы на выполнение задач.

Госкомстатом предусмотрены бланки табелей учета рабочего времени на предприятиях (№Т-12, №Т-13) и правила ведения документации.
Специальные формы помогают фиксировать часы занятости специалистов, периоды отдыха и становятся основанием для определения объемов денежных вознаграждений кадрам.

Ведение табеля учета рабочего времени работников в организациях

Важно Последующие исправления отражаются в нумерации документа. Понятия отпуска включают при оформлении табеля для муниципальных служащих несколько категорий: учебный, по уходу за детьми, ежегодный оплачиваемый.

Внимание Каждый из поводов имеет свой код в табеле. Записи в бланке делаются на основании приказа. В документе указывают код «ОТ» для ежегодного отпуска на восстановление сил, обозначение «ОД» — для дополнительного, «У» — для учебного и т.
д.

Как правильно заполнить Сведения заносятся в табель каждый день по итогам проверок, а также на основе приказов с обоснованием отсутствия. Табель состоит из нескольких страниц: первая отводится под общую информацию.

Это название организации строго по учредительной документации, номер документа, фактическая дата заполнения и период для отчетности.

Особенности заполнения табеля учета рабочего времени

Специфика для бюджетных организаций Предприятия, являющиеся бюджетными, пользуются во время работы другой формой. Она называется №0504421. В этом бланке имеются определенные отличия от стандартной формы Т-12 или Т-13.

Это обусловлено тем, что в нем отражаются все нюансы работы именно бюджетной организации. В таблицу можно ввести разные коды, которые указывают на выходной при обучении или учебные отпуска.

К основным нюансам ведения табеля учета рабочего времени работников в бюджетной сфере относится следующее:

  • в титульный лист важно вписывать не только наименование данного учреждения, но и присвоенный цифровой код;
  • если требуется внести определенные изменения в документ, то прописывается код корректировки;
  • существуют графы, куда надо вносить сведения о промежуточных итогах.

Не требуется при использовании данного бланка прописывать дополнительные расчеты.

Ведение табеля учета рабочего времени

Прежде всего, обязанность работодателя вести учет фактически отработанного сотрудниками рабочего времени установлена ст. 91 ТК РФ.

Он может вести: — поденный учет — когда у работника одинаковая продолжительность рабочего дня; — еженедельный учет — когда продолжительность ежедневной работы сотрудника разная, но за неделю составляет продолжительность, установленную ТК РФ или иными нормативными правовыми актами; — суммированный учет — когда ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени может быть различной, но за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов.

При этом нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени (ст. 104 ТК РФ).

Табель учета рабочего времени бюджетного учреждения

Для государственных (муниципальных) учреждений инструкции по бюджетному учету, в том числе формы первичных учетных документов, утверждает Минфин. Так, в настоящее время действует Приказ Минфина РФ от 15.12.

2011 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ N 173н, Указания).

Табель учета рабочего времени бюджетного учреждения 2018

Скачать чистый бланк табеля учета использования рабочего времени формы 0504421 можно по ССЫЛКЕ. В самой же таблице есть несколько отличий. В шапке табеля, помимо названия организации, структурного подразделения и периода ведения, следует указать цифрой его вид.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени по форме 0504421 можно посмотреть ЗДЕСЬ. Первые четыре графы заполняются сразу — это ФИО сотрудников, табельные номера и должности.
Следующие графы заполняются по мере течения периода. В верхней части графы указывают отклонения от рабочего режима в часах (если таковые имеются), в нижней части буквенное обозначение причины отклонения.

Источник: https://redtailer.ru/osobennosti-vedeniya-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni-v-byudzhetnyh-organizatsiyah/

Табель учета рабочего времени в учреждении: ведем правильно

Особенности ведения табеля учета рабочего времени в бюджетных организациях

Трошина О., эксперт журнала

В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об учете рабочего времени на основании приказов (распоряжений) руководителя учреждения отражаются в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) лицом, ответственным за его составление.

Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для расчета заработной платы сотрудников учреждения и для составления на его основе расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402).

Рассмотрим особенности заполнения табеля (ф. 0503421).

Для начала отметим, что все государственные (муниципальные) бюджетные учреждения в силу норм ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[1], Приказа № 52н[2] в своей работе применяют для учета рабочего времени табель (ф. 0504421).

Применение другой формы законодательством РФ не предусмотрено. При этом в табель (ф. 0504421) допускается внесение дополнительной информации, необходимой субъекту учета (данная норма предусмотрена в методических рекомендациях, утвержденных Приказом № 52н).

Исключать имеющуюся в табеле (ф. 0504421) информацию (графы, строки) недопустимо.

Относительно правил заполнения этой формы отметим следующее:

Способы заполнения табеля (ф. 0504421) (приложение 5 к Приказу № 52н)
Регистрация случаев отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядкаОтражение фактических затрат рабочего времени

Выбор способа заполнения табеля (ф. 0504421) определяется актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения. При этом в графах 20 и 37 табеля (ф. 0504421) предусмотрено отражение информации в разрезе только «явок» или только «неявок».

Выбор соответствующего способа отражения информации в табеле (ф. 0504421) устанавливается актом учреждения в рамках формирования его учетной политики. Таким образом, при заполнении табеля (ф.

 0504421) допускается фиксировать исключительно случаи отклонений от нормального использования рабочего времени (выходные и праздничные дни, очередные, дополнительные отпуска и т. п.).

Если учреждение зафиксировало в своей учетной политике заполнение табеля путем регистрации случаев отклонений, то по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, отражаются:

  • в верхней половине строки – часы отклонений;
  • в нижней половине строки – условные обозначения отклонений, часы работы в ночное время.

При заполнении табеля (ф. 0504421) применяются условные обозначения, в том числе:

Выходные и нерабочие праздничные дниВ
Работа в ночное времяН
Выполнение государственных обязанностейГ
Очередные и дополнительные отпускаО
Неявки с разрешения администрацииА
Фактически отработанные часыФ
Служебные командировкиК

Учреждение вправе вводить дополнительные условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с регистрацией отклонений

 В табеле (ф. 0504421) в соответствии с утвержденной учетной политикой учреждения отражается регистрация отклонений. Заведующий отделом (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 19.06.2017 по 30.06.2017 находился в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Бухгалтер (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 13.06.2017 по 16.06.2017 находился в командировке, остальные дни отработал полностью. Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.

2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью.

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с регистрацией отклонений от нормального использования рабочего времени за июнь 2017 года:

В данном случае в табеле указываются только сведения об отсутствии работника на рабочем месте по каким-либо обстоятельствам, в итог выносятся дни (часы) неявок его на работу.

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с регистрацией фактических затрат рабочего времени

 Предположим, что учетной политикой учреждения установлено: в табеле (ф. 0504421) отражаются фактические затраты рабочего времени сотрудников учреждения. Воспользовавшись условиями, приведенными в предыдущем примере, рассмотрим, как будет выглядеть фрагмент табеля (ф. 0504421).

Заведующий отделом (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 19.06.2017 по 30.06.2017 находился в ежегодном оплачиваемом отпуске. Бухгалтер (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 13.06.2017 по 16.06.

2017 находился в командировке, остальные дни отработал полностью. Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.

2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью.

Фрагмент табеля учета использования рабочего времени за июнь 2017 года заполняется следующим образом:

Обращаем ваше внимание на то, что при использовании этого способа заполнения табеля (ф. 0504421) в нем отражается только фактически отработанное время. Дни неявок обозначаются соответствующим кодом.

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника двух отклонений в один день

 При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой – условное обозначение вида отклонений, а знаменатель – часы работы. Например, в случае, когда время работы приходится и на дневное, и на ночное время, через дробь напротив фамилии такого работника следует указать фактическое время его работы ночью (код Н).

Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью. Кроме того, 25.06.2017 он отработал 1 ч в ночное время. В табеле (ф. 0504421) отражается регистрация отклонений.

В этом случае табель на этого работника будет заполняться следующим образом:

При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле (ф. 0504421) повторяется.

при наличии у работника более двух отклонений в один день

 Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.

В соответствии со ст. 171, 172 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей.

В этом случае табель на указанного работника будет заполняться следующим образом:

Учреждение вправе вводить дополнительные условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с использованием дополнительных обозначений

 Сотрудница (кассир) работает на условиях неполного рабочего дня 

(4 ч) в связи с нахождением в отпуске по уходу за ребенком. Учетной политикой предусмотрено в данной ситуации применять при заполнении табеля (ф. 0504421) обозначение «ОРФ».

В этом случае табель на работника будет заполняться следующим образом при условии регистрации в нем фактически отработанного времени (дней явок):

При обнаружении работником, ответственным за составление и представление табеля (ф. 0504421), факта неотражения отклонений или неполноты представленных сведений об учете рабочего времени необходимо учесть такие изменения, составить и представить в установленные сроки коррекционный табель (ф. 0504421). При этом если первоначально табель (ф.

 0504421) представлялся за соответствующий расчетный период с указанием значения «первичный» и цифры «0», то при внесении необходимых изменений ставится значение «корректирующий» с указанием порядкового номера корректировки – цифры начиная с 1. Сведения из корректирующего табеля (ф.

 0504421) служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления заработной платы.

* * *

Сформулируем основные мысли, изложенные в статье:

  • учреждение использует табель (ф. 0504421), заполняя его одним из предусмотренных Приказом № 52н способом – путем регистрации явок или неявок на работу;
  • учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики;
  • при наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки табеля (ф. 0504421) записывается в виде дроби. Если отклонений более двух, то на работника заполняются две строки табеля (ф. 0504421);
  • в случае обнаружения ошибки и (или) отражения неполной информации работник, ответственный за составление табеля, вносит исправления и представляет за соответствующий расчетный период корректирующий табель (ф. 0504421) с указанием его вида и порядкового номера корректировки.

[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

[2] Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». 

Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение, №8, 2017 год

Источник: https://www.audar-press.ru/tabel-ucheta-rabochego-vremeni-v-uchrezhdenii

Табель учета рабочего времени: особенности ведения и кто заполняет

Особенности ведения табеля учета рабочего времени в бюджетных организациях
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 .

Это быстро ибесплатно!

Нормы трудового законодательства обязывают руководителей компаний вне зависимости от юридического статуса подсчитывать затрачиваемые сотрудниками часы на выполнение задач.

Госкомстатом предусмотрены бланки табелей учета рабочего времени на предприятиях (№Т-12, №Т-13) и правила ведения документации.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Специальные формы помогают фиксировать часы занятости специалистов, периоды отдыха и становятся основанием для определения объемов денежных вознаграждений кадрам.

Для чего необходим табель учета рабочего времени

Трудовой кодекс (ст. 91) предписывает руководителям подсчитывать часы работы каждого специалиста для начисления вознаграждений.

Выполнять это по единому образцу и нормам делопроизводства позволяет первичная документация для учета.

Унифицированная форма табелей утверждена законом (Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 г.).

Документ позволяет фиксировать все виды занятости и периоды для восстановления сил.

Сведения вносятся на основании приказов, распоряжений и т. д. Отмечаются в бланке командировки, дни отсутствия по болезни, сверхурочные часы и т. д.

Учет ведется с момента устройства гражданина на предприятие.

Унифицированная форма позволяет бухгалтерии и кадровому отделу контролировать часы, отработанные либо неотработанные специалистами.

Бланк помогает отслеживать, как выполняется график занятости, т. к. указывается присутствие специалиста, опоздания.

Эти данные — основание для подсчета денежного вознаграждения сотруднику и подготовки статистических отчетов.

Бухгалтерам табель позволяет подтверждать правильность подсчетов объема заработной платы и компенсационных начислений для каждого специалиста.

Оплата труда в расчетный период определяется в соответствии с ежемесячно суммированным отработанным временем, надбавками за дополнительные часы и специальные условия на предприятии.

Кадровые служащие могут отслеживать посещаемость и обосновывать взыскания с сотрудника. Бланки контроля рабочего времени относятся к документации, которая может выдаваться при уходе из предприятия специалисту по его требованию (ст. 84.1 НК РФ).

Как учитывается рабочее время сотрудника

Понятие трудового времени отражено в ст. 91 ТК РФ. Это часы, в которые сотрудник выполняет работу по контракту и внутренним нормам предприятия.

Включаются и отрезки времени, которые по трудовому кодексу, нормативным правовым актам РФ относятся к рабочему.

Это перерывы на обогрев и передышку, которые положены сотрудникам, действующим на открытом воздухе в холодные периоды года либо работающих в помещениях без обогревателя.

К трудовому времени относится и отдых днем специалистов, занятых погрузочной и разгрузочной деятельностью (ст. 109 ТК РФ).

Не вычитаются из рабочих часов перерывы на кормление ребенка до 1,5 года у занятых женщин (ст. 258 ТК РФ).

При ведении табеля учитывают понятия неполных рабочих дней, смен, недель. Законодательством предписано сокращение трудового дня для ряда категорий (ст. 92 ТК РФ).

Неполное рабочее время может вводиться обоюдным соглашением работодателя и сотрудника (ст. 93 ТК РФ). Утверждено уменьшение на 1 час длительности предпраздничного трудового дня (ст. 95 ТК РФ).

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Табели контроля часов занятости формирует и заполняет уполномоченный специалист отдела кадров.

Нормы делопроизводства не указывают должность сотрудника, поэтому руководитель предприятия имеет право определить для выполнения данного функционала любого специалиста, владеющего навыками ведения документооборота.

Необходимо издать приказ, в котором указываются должность и фамилия назначенного лица. Можно зафиксировать обязанность вести контроль за рабочим временем кадров в трудовом контракте.

Без соблюдения юридических формальностей работодатель не имеет права настаивать на исполнении функционала по ведению табеля.

Для крупных корпораций ответственных за учет рабочих часов специалистов назначают в каждом отделе.

Работник фиксирует данные в бланке календарный месяц, затем отдает документ на визирование начальнику подразделения.

После проверки сведений руководитель отдела отдает бланк кадровику.

Специалист вносит на основании данных табеля исправления в рабочую документацию, визирует бланк и отдает в бухгалтерию.

В небольших компаниях соблюдения всех этапов не требуется.

Табельный лист заполняет сотрудник кадрового отдела, по завершении календарного периода передает бумагу бухгалтеру.

Особенности ведения табеля в бюджетных организациях

На предприятиях с бюджетным финансированием контроль за трудовым временем осуществляется с помощью формы № 0504421. В бланке встречаются специальные обозначения дней на учебные цели, заместительство в продленной группе и т. д.

Порядок ведения схож с оформлением табелей Т-12 и Т-13.

Документ формируется в 1 варианте, открывается ведомость за 2-3 дня до учетного периода.

Исправления в оформление типового бланка не вносятся.

Приняты также 2 формы регистрации сведений.

В 1 варианте фиксируются все явки-неявки, во 2 отмечают только нарушения в рабочем графике.

Есть специфика оформления таблицы табеля у бюджетных структур. В шапке документа, кроме названия предприятия, отдела (подразделения), дней ведения, указывается цифрой его вид.

Бланк без правок называют первичным и обозначают вверху таблицы как «0». Последующие исправления отражаются в нумерации документа.

Понятия отпуска включают при оформлении табеля для муниципальных служащих несколько категорий: учебный, по уходу за детьми, ежегодный оплачиваемый.

Каждый из поводов имеет свой код в табеле. Записи в бланке делаются на основании приказа.

В документе указывают код «ОТ» для ежегодного отпуска на восстановление сил, обозначение «ОД» — для дополнительного, «У» — для учебного и т. д.

Как правильно заполнить

Сведения заносятся в табель каждый день по итогам проверок, а также на основе приказов с обоснованием отсутствия.

Табель состоит из нескольких страниц: первая отводится под общую информацию. Это название организации строго по учредительной документации, номер документа, фактическая дата заполнения и период для отчетности.

По образцу заполнения табелей учета рабочего времени страницы 2 и 3 занимают таблицы для информации об отработанных часах на каждого штатного специалиста.

Данные берутся из личных карточек, обязательно указание табельной нумерации должностных лиц.

Страница 4 отводится под расчет заработной платы, которая выполняется бухгалтерами.

В бухгалтерию бланк предоставляют в начале 2 половины месяца — для определения аванса. Изменения в периоды отсутствия бланка у кадровика вносятся позже — по сведениям из корректирующего табеля.

При необходимости к документу прикладывают пояснение, обосновывающее исправления и последующий пересчет зарплаты, а также листы больничные, приказы на отпуск и т. д.

Закрывают бланк по окончании месяца. Стоит учесть, что, согласно ст. 136 ТК РФ, начисление зарплаты осуществляется заранее — с 25 числа. На эти даты и приходится подсчет итогов и передача документа в бухгалтерию.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Учетные данные сохраняются согласно порядкам делопроизводства в 2 вариантах: на электроном носителе и в рукописном (распечатанном) виде. Это требуется для контроля и предоставления по требованию сведений о кадрах.

Заполненные бланки отправляют в бухгалтерию либо архив (п. 586 Приказа Минкультуры №558), т. к. данные необходимы для начисления вознаграждений сотрудников.

Табели сохраняют до 5 лет.

Исключение составляют предприятия с тяжелыми и вредными условиями, на которых положены компенсирующие доплаты.

В таких случаях время сохранения документа достигает 75 лет.

Требование обусловлено тем, что из организаций с тяжелыми условиями труда работники могут выйти на пенсию раньше срока.

Для получения права требуется необходимое количество обработанных часов (без учета отпускных, больничных). Эти данные и отражаются в табеле.

Трудовой кодекс предоставляет сотрудникам право все время работы либо при уходе из предприятия получать копии бумаг, отражающих их деятельность. Требование относится и к табелю (ст. 62 ТК РФ).

Табель учета рабочего времени форма Т-13: образец заполнения

Бланки формы Т-13 оформляют письменно либо с помощью технических средств. Существует 2 формы ведения документа. В 1 варианте ежедневно отмечают явки, невыходы на работу и т. д.

Во 2 случае необходимо указывать лишь отклонения от типового графика. На предприятиях распространен первый способ оформления бланка.

Для заполнения данных форма имеет таблицу с отдельной строкой на каждого специалиста. Графы 2-3 занимают должность, ФИО специалиста и табельный номер.

В блоке 4 отмечают явки и дни отсутствия в компании. Под период (месяц, квартал) отводится отдельная графа, сверху ставят кодовое значение отрезка времени, ниже — число рабочих часов.

Специальными кодами обозначается следующая информация: был задействован день полностью либо нет, выходное это время либо праздничное, командировки, сверхурочная занятость и т. д.

К концу месяца подсчитывают число задействованных деловыми задачами дней и часов на 1 и 2 половины месяца.

На это выделяются графы 5-6. В графе 5 вверху указывают число дней, отработанных сотрудником за 1 и 2 половины месяца. А внизу колонки пишут количество часов.

Шестая графа отводится под число задействованного времени (часы, дни) за календарный период.

В графах 7-9 содержатся данные для подсчета вознаграждений специалистам. Каждый вид оплаты имеет кодовое значение: 2000 — рабочие и командировочные дни, 2012 — отпускные периоды, 2300 — часы, оплата которых осуществляется по листам временной нетрудоспособности в связи с болезнью работника и т. д.

Если на сотрудников компании распространяется первый тип оплаты, оформление следующих граф выполняется так: код вида оплаты заносится вверху блоков 7-9, оставшееся пространство остается незадействованным.

В 9 графу заносится число задействованных на работе дней (часов) каждым специалистом.

При использовании разных типов оплаты на предприятии данные вносятся во все графы: 7, 8, 9. Столбец 7 отводят под оплату труда, 8 — под счет для перевода средств по данной системе вознаграждения, 9 — под число часов и дней.

Следующие блоки табеля занимают причины невыходов сотрудников.

Вместе с кодом причины прописывают число дней либо часов отсутствия специалиста по указанным обстоятельствам.

Не нашли ответа на свой вопрос?Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

  • +7  (499) 703-35-33 доб. 738 (Москва)
  • +7 (812) 309-06-71 доб. 391 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!     Не нашли ответа на свой вопрос?Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

  • +7  (499) 703-35-33 доб. 738 (Москва)
  • +7 (812) 309-06-71 доб. 391 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!    

Источник: http://zakonirabota.ru/kadrovye-dokumenty/osobennost-zapolneniya-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni-sotrudnikov-vedenie-forma-t13-i-srok-hraneniya-tabelya.html

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Особенности ведения табеля учета рабочего времени в бюджетных организациях

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах.

Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

  • табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
  • подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица.

Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник.

Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику.

Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников.

А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда.

Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

  • 8 цифр для юрлиц;
  • 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

  • Номер документу присваивается по порядку.
  • Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

  • Порядковый номер в табеле.
  • Фамилия и должность работника.
  • Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

  • В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.
  • В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.
  • Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.
  • В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

  • какой именно вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

ОТ

очередной оплачиваемый отпуск

ОД

дополнительный оплачиваемый

ДО

административный (без сохранения ЗП)

У

учебный с сохранием ЗП

УВ

учебный без отрыва от производства (сокращенный день)

УД

учебный без сохранения ЗП

Р

по беременности и родам

ОЖ

по уходу за ребёнком до 3 лет

ОЗ

без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях

ДБ

дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Я

работа в дневное время

Н

в ночное время

РВ

работа в выходные и праздники

С

сверхурочная

ВМ

вахтовым методом

Командировки и повышение квалификации:

К

служебная командировка

ПК

повышение квалификации с отрывом от труда

ПМ

повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Б

временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия

Т

временная нетрудоспособность без выплаты пособия

ЛЧ

сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях

ПВ

вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)

Г

неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей

ПР

прогул без уважительных причин

НС

режим неполного рабочего времени

В

выходные и праздничные нерабочие дни

ОВ

дополнительный оплачиваемый выходной

НВ

дополнительный неоплачиваемый выходной

ЗБ

забастовка

НН

невыясненная причина неявки

РП

простой по вине работодателя

НП

простой по не зависящим ни от кого причинам

ВП

простой по вине работника

НО

отстранение от работы (оплачиваемое)

НБ

отстранение без сохранения ЗП

НЗ

приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@):

2000

трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)

2010

выплаты по гражданско-правовым договорам

2012

отпускные

2300

больничное пособие

2530

оплата в натуральной форме

2760

материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию

3020

проценты по вкладам

Скачать табель учёта рабочего времени бланк простой Формат Т-12

Источник: https://ppt.ru/rabochee-vremia/zapolnenie-tabelya

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.