+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Опись трудовых договоров уволенных работников образец

Содержание

Подготовка кадровой документации для дальнейшего архивного хранения

Опись трудовых договоров уволенных работников образец

Документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения (свыше 10 лет), подлежат передаче в архив организации не позднее чем через три года после завершения их в делопроизводстве.

Документы, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в соответствующих структурных подразделениях (например, в кадровой службе и бухгалтерии) в специально  отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения в соответствии с перечнями. После чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.

Основными видами документов, характеризующими трудовую и производственную деятельность граждан, являются:

  • трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел.

    Срок хранения этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) (далее — Типовой перечень) — 75 лет.

    Помимо вышеперечисленных документов длительному хранению (сроки хранения указаны в Типовом перечне) подлежат: списки личного состава, в том числе работающих на производстве с вредными условиями труда; акты несчастных случаев, связанных с производством; штатные расстановки, книги учета приема, увольнения и перемещения работников и др. 

    Документы передаются в архив организации, оформленные в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002) (далее —Правила), по сдаточной описи установленной формы.

    Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.

    В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы.

    Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения.

    Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

    Сроки хранения документов определяются в соответствии с Типовым перечнем.

    Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу.

    При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

  • дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

    Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

    Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.

    Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу: приказов.

    Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

    В соответствии с Типовым перечнем (ст. 6б) приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

    К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

    Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности.

    Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно — приказы о премировании, поощрении и т.д., т.е. содержащих сведения о заработной плате.

    При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.   

    Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

    В соответствии с Правилами распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.

    Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

    Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

    Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

    По истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с Правилами в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.

    Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

    Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

  • составление описей и научно-справочного аппарата к нему (указателей, оглавлений).

    При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

    Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; обращается внимание на правильность оформления документов.

    Оформление дел предусматривает: систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов).

    Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, систематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д. 

    Аналогично по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

    Как уже отмечалось выше, лицевые счета и личные карточки сотрудников систематизируются по алфавиту фамилий.

    Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

    Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками.

    При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющего повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

    При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

    В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце —– лист-заверитель по установленной форме (приложение 1).

    В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела. 

    После чистого листа в начале дела подшивается внутренняя опись документов дела.

    Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме (приложение 2).

    Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

    Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

    Изменения состава документов личного дела (изъятие[2], включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п. В случае значительных изменений в составе личного дела итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.

    В следующем номере журнала мы продолжим тему упорядочения документов по личному составу. Будут рассмотрены вопросы, связанные с порядком нумерации листов в делах, составления заголовков дел, оформления обложек дел, систематизации дел, составления описей на дела по личному составу, оглавлений и указателей к ним, а также предисловий к описям.

    Приложение 1

    ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________

    В деле подшито и пронумеровано _________________________________  листов;

                                                                                 (цифрами и прописью)

     в том числе:

    литерные номера листов _______________________________________________;

    пропущенные номера листов ____________________________________________

    + листов внутренней описи ______________________________________________.

    Наименование должности работника        ПодписьРасшифровка подписи

    Дата

    Приложение 2

    ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

    Внутренняя опись     

    документов ед. хр. № _________________

    № п/пИндекс документаДата документаЗаголовок документаНомера листовед. хр.Примечание
    123456

    Итого _______________________________________________________ документов.

                                                      (цифрами и прописью)

    Количество листов внутренней описи ______________________________________.

                                                                                       (цифрами и прописью)

    Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов делаПодписьРасшифровка подписи

    Дата

    [1] Исключение составляют личные дела.

    [2] Например, личных документов — свидетельств, трудовых книжек и т.п.

  • Источник: https://www.profiz.ru/kr/2_2006/podg_kadr_doc/

    Образец составления внутренней описи трудовых договоров уволенных сотрудников

    Опись трудовых договоров уволенных работников образец

    Добрый вечер! Все приказы должны храниться в номенклатурных делах. Никакого отношения к документам работника они не имеют.

    Это обычная номенклатура: все приказы от первого до последнего. Год закончился — закрыли дело, открыли новое. Заявления об увольнении и о переводе так же формируются с начала года — в отдельном номенклатурном деле.

    По отпускам — свое номенклатурное дело.

    Документы на уволенного работника хранятся отдельно от работающих, отдельно личная карточка работника Т-2, отдельно трудовые договоры. Документы должны быть разложены в номенклатурных делах по срокам хранения.

    Внутренняя опись документов личного дела

    12908 Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков.

    Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

    Как сдавать трудовые договора в архив

    Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств.

    Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела.

    Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам.

    Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении.

    Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно. Как правильно сшивать трудовые договора уволенных сотрудников для сдачи в архив?

    Как правильно сшивать трудовые договоры уволенных сотрудников для сдачи в архив?

    Ответ на вопрос: Трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и работодателем, которые являются сторонами трудового договора. Законодательство не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров, однако на практике, чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника.

    При этом, в отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.

    В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела.

    Личные дела сотрудников

    Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

    Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. При этом, трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела, каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

    В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

    Порядок формирования личного дела указан ниже по тексту. В соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

    Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

    Как хранятся трудовые договоры?

    Особенности кадрового делопроизводства > Согласно законодательству РФ трудовой договор нужно составлять в двух экземплярах, и оба они должны быть подписаны обеими сторонами.

    Другой способ хранения, который позволяет не запутаться в документообороте – создать новую папку с соответствующим названием и подшивать туда контракты в алфавитном, либо в хронологическом порядке. Трудовые договоры должны быть оформлены согласно установленным законам РФ.

    К обязательным требованиям относят наличие полного названия сторон, дата начала работы, обязанности сторон, термин трудового договора (если имеется), прочее.

    Опись трудовых договоров уволенных работников образец

    »

    1. копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
    2. копия документа, удостоверяющего личность;
    3. внутренняя опись документов дела;
    4. копии документов об образовании;
    5. характеристики и рекомендательные письма;
    6. аттестационные листы;
    7. отзывы должностных лиц о работнике;
    8. фотографии;
    9. личные заявления работника;
    10. лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).
    11. анкета;
    12. личный листок по учету кадров;
    13. копия ИНН;
    14. должностная инструкция;
    15. копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
    16. трудовой договор;
    17. дополнение к личному листку по учету кадров;
    18. заявление о приеме на работу;
    19. автобиография;
    20. справки о состоянии здоровья;

    1. Приказы о приеме, переводе,

    Как правильно архивировать трудовые договоры уволенных

    Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

    Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст.656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Как архивировать трудовые договоры с работниками?

    1. Важно Темы:
    2. Хранение документов
    3. Кадровое делопроизводство

    Вопрос Как правильно сшивать трудовые договора уволенных сотрудников для сдачи в архив? Приказы по личному составу знаю как сшивать и делаю это ежегодно, а вот трудовые договора не знаю как. У меня два варианта: — сшивать вместе с приказами по личному составу; — сшивать трудовые договора в отдельную папку.

    Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет.

    Опись трудовых договоров уволенных работников образец

    Опись трудовых договоров уволенных работников образец

    • внутренняя опись документов дела;
    • личный листок по учету кадров;
    • анкета;
    • дополнение к личному листку по учету кадров;
    • автобиография;
    • заявление о приеме на работу;
    • копия документа, удостоверяющего личность;
    • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
    • копия ИНН;
    • должностная инструкция;
    • копии документов об образовании;
    • характеристики и рекомендательные письма;
    • личные заявления работника;
    • трудовой договор;
    • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
    • аттестационные листы;
    • отзывы должностных лиц о работнике;
    • справки о состоянии здоровья;
    • фотографии;
    • лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

    1. Приказы о приеме, переводе, увольнении — в отдельную папку, а в конце года прошить?

    со сроком хранения 75 лет со сроком хранения 5 лет Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

    Re: Хранение уволенных сотрудников Re: Хранение документов уволенных сотрудников

    Опись материалов личных дел работников — что это такое

    Личное дело представляет собой совокупность всех документов, касающихся определенного сотрудника. Как правило, они хранятся в отдельной папке. Чтобы иметь точные сведения о бумагах, находящихся в ней, составляется их опись.

    Перечень бумаг, которые входят в дело, не регламентирован для частных организаций. Во многом он зависит от специфики работы либо категории сотрудника. Поэтому частники могут самостоятельно его определять и устанавливать.

    При определении списка документов, которые должны содержаться в личном деле государственного служащего, следует обратить внимание на ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др. ФЗ от 27.07.2004 № 79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В них указан перечень документов, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением.

    Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

    При этом располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов или корреспондентов. Приложения к независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к, к которым они относятся.

    Предлагаем ознакомиться:   Договор купли продажи авто с гербом россии

    Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. Распорядительные в службе кадров группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

    Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых 1.Формирование в дела приказов по личному составу Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Росархива 06.10.2000)

    Под архивом могут пониматься:

    • специализированные учреждения, где собираются федерального, регионального или местного значения;
    • отдельное структурное подразделение организации, которое специализируется на хранении документов.

    Процедура архивирования кадровых документов в организации

    [wpsm_titlebox title=»проверяем наличие документов» style=»3″] Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни и присутствовать другие. После проверки нужно все занести в акт. Акт приёма передачи кадровой документации Это основной, которым завершается трудовая деятельность кадровика.

    Оформляется документ так: прописывается название фирмы, место и дата составления акта; вставляется гриф утверждения директора; пишется – кто кому передаёт документы; заполняется таблица; проставляются визы всех членов комиссии.

    Особенности оформления внутренней описи

    Опись в личном деле работника, бланк которой подлежит заполнению, находится в самом начале папки. В ней перечисляется вся содержащаяся в личном деле документация.

    Для ее оформления существует унифицированная форма, утв. Архивными правилами (Приложения 2, 10). Она желательна для применения в государственных учреждениях. Частные компании могут разработать собственную форму бланка и использовать его в работе.

    В табличную часть данного регистра вносятся следующие сведения о документах:

    • № п/п;
    • индекс документа;
    • дата составления;
    • заголовок;
    • номера листов дела;
    • примечание.

    Чаще всего опись состоит из нескольких страниц. Они нумеруются отдельно от страниц самого дела. Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, в папке такие бумаги, как приказы, заявления и т. д.

    , располагаются в следующей последовательности: от первых к последним.

    Первым делом подшиваются материалы, касающиеся трудоустройства, а далее — связанные с трудовой деятельностью в организации и увольнением сотрудника.

    Опись подписывается кадровиком, ответственным за ее оформление. Непременно указывается его должность и Ф.И.О. Также должна быть вписана дата составления — она вносится по завершении наполнения дела.

    Образец

    А если сшиваются договоры длительного хранения, каждый из которых имеет собственный заголовок, но при этом дела сформированы в томе по алфавиту контрагентов, то для них можно ввести дополнительную графу: это не запрещено.

    Пользоваться графой «Примечание» для этой информации нельзя.

    Срок хранения трудовых договоров работников

    Согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» дела вместе с описями хранятся в архиве предприятия не менее 75 лет.

    Нина Ковязиназаместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

    1. Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

    Документы обязательные для хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

    Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз.

    4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

    Источник: https://impotencemeds.info/opis-trudovykh-dogovorov-uvolennykh-rabotnikov-obrazets/

    Подготовка кадровой документации для дальнейшего архивного хранения

    Внимание

    Для удобства хранения информации необходима опись. Функции этого перечня состоят также в следующем:

    • фиксация поступления документов;
    • быстрое ознакомление с историей трудовой деятельности работника;
    • фиксация изъятия и возврата документов.

    Составляем опись Опись заполняется по мере поступления документов в дело с соблюдением хронологии вносимой информации. В личное дело могут вкладываться как оригиналы, так и копии, что обязательно фиксируется в перечне. Скачать форму описи документов Опись может состоять из одного или нескольких листов.

    Если она многостраничная, то все страницы должны быть пронумерованы, причем нумерация идет отдельно от нумерации документов личного дела. Опись можно приклеить к обратной стороне титульного листа папки дела. Второй способ хранения регистра — в самой папке, особенно если она многостраничная.

    Кадровые документы: образцы и бланки 2017-2018

    Важно

    Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

    Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации.

    Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей).

    Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив (п.

    Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

    Опись трудовых договоров уволенных работников образец

    Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

    Что такое личное дело сотрудника

    Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке.

    Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать.

    Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

    https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

    Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

    • копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
    • документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
    • документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
    • прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
    • документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

    Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

    Обязательна ли внутренняя опись личного дела

    В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

    Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

    Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

    Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

    Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

    Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

    Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

    Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.

    Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.

    Опись документов в личном деле работника: бланк

    Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

    В нее записывается следующая информация:

    • Номер по порядку;
    • Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
    • Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
    • Название документа;
    • Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома – лист 1, копия паспорта – листы 2-4, копия приказа о расторжении договора – лист 5 и т.д.
    • Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
    • В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

    Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

    Опись документов личного дела образец

    Скачать бланк, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, можно ниже.

    Опись дел по личному составу: образец заполнения

    Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже). Либо можно составить этот документ самостоятельно.

    Он будет содержать следующие реквизиты:

    • название организации, которая сдает документы в архив;
    • гриф утверждения руководителя;
    • номер по порядку;
    • индекс дела;
    • наименование дела;
    • даты документа. Проставляется дата, когда дело было заведено и дата его окончания;
    • количество листов в каждом из дел. Например, личное дело Никитенкова А.Н. – 25 листов; личное дело Александровой В.В. – 31 лист;
    • примечание. Сюда вносят особенности дела. Например, отсутствует 5 лист, задвоена нумерация листов и т.д.;
    • в конце указывают количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера, перечисленные в документе. Также вносят сведения об отсутствующих листах и нарушенной нумерации.

    Источник: https://spmag.ru/articles/vnutrennyaya-opis-dokumentov-lichnogo-dela-rabotnika-obrazec

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.