+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Оформление кадровых документов по госту

Содержание

Общие требования к оформлению кадровых документов

Оформление кадровых документов по госту

Вначале уточняется цель составления документа и вопросы, которые необходимо решить. В соответствии с этим выбирается вид документа, форма, которая предполагает определенный стиль и характер изложения текста. Кроме того, изучаются законодательные и нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов, поставленных в документе.

Это позволит обеспечить соответствие содержания документа компетенции адресата и решение грамотно поставленных вопросов. Также необходимо провести сбор информации по существу поставленных вопросов, для чего могут потребоваться справки, докладные и объяснительные записки, письма, акты, заявления и т.

После этого составляется проект документа с использованием унифицированных форм или трафаретных текстов и стандартных выражений.

Требования к оформлению кадровых документов

Добавить Елена Леонидовна, 5 июня Уважаемая Валентина Федоровна, поясните, пожалуйста, куда делся “0” в реквизите “Дата” при оформлении словесно-цифровом способом, например: 5 июня г.

? Прежний ГОСТ предусматривал оформление с “0”, если дата не доходит до 10, например: 05 июня г. И такой подход всех устраивал во избежание исправлений даты документа. Я не рассматриваю даты, которые упоминаются в предложениях по тексту документа.

Вопрос касается реквизита “Дата” и оформление реквизита по-новому вызывает недоумение.

Это ошибка, опечатка или преднамеренно внесено изменение в оформлении даты документа в новом ГОСТ? А в более ранних стандартах , и годов его в данном реквизите не было.

Кроме того, дата проставляется одновременно с регистрационным номером документа и потому всегда связана с ним. Однако опасения в фальсификации даты вполне обоснованы. А вышеуказанные доводы не убедительны.

ГОСТы, действовавшие в советское время, действительно не содержали требования к добавлению “0” при оформлении даты.

Но в то время была уголовная ответственность за подделку документов и вообще это было другое время, в том числе в отношении оформления документов.

Так как ряд документов не содержат регистрационного номера, например: заявления работников, объяснительные записки, акты об отказе от ознакомления, об отсутствии на рабочем месте, об отказе дать письменное объяснение, акты об отсутствии приложений к документу и другие документы.

В некоторых случаях дата документа оформляется от руки. Нормативно не закреплено, что должны регистрироваться докладные и служебные записки.

Вопрос регистрации вышеперечисленных документов организации решают самостоятельно в инструкции по делопроизводству.

Для вышеуказанных документов реквизит “дата документа” является принципиальным реквизитом, поэтому прежний формат оформления даты был обоснован.

Также у большинства коммерческих организаций и ИП отсутствует инструкция по делопроизводству и руководствуются они при оформлении организационно-распорядительных документов только ГОСТом. К тому же подавляющее большинство организаций пока еще не используют СЭД или используют частично.

ГОСТ же распространяет свое действие на все организации, любых форм собственности, с бумажным и электронным документооборотом.

Еще новый ГОСТ “потерял” возможность оформления “отметки о приложении” с формулировкой “только в первый или другой адрес”, в случае если письмо направляется нескольким адресатам, а приложение к письму не всем.

На практике такой подход используется до сих пор и не включить этот способ оформления из предыдущего ГОСТ, было серьезным упущением.

Также по тексту нового ГОСТ указано, что гербы и эмблемы оформляются на расстоянии 10 мм от края листа, а в схемах расположения реквизитов, отмерено от края листа 3 мм, как это было в предыдущем ГОСТ.

Всероссийскому научно-исследовательскому институту документоведения и архивного дела нужно было более ответственно подойти к разработке такого важного ГОСТа.

К сожалению, проект Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, даже после доработки также содержит массу неточностей как по тексту, так и в приложениях. Мы обязательно передадим его Валентине Федоровне. Что это опечатка? Пример – Заместитель директора по финансовым вопросам Подпись И. Фамилия Заместитель директора по административным вопросам Подпись И.

Однако существуют нюансы и частные случаи – для ответа на такие вопросы необходима консультация по конкретному вопросу.

К сожалению, мы не имеем возможности отвечать на все вопросы посетителей сайта, ответы на частные вопросы предоставляются подписчикам журнала.

Благодарим за понимание! Ответить Александра Юрьевна, 4 июля В стандарте, в реквизите “Справочные данные об организации”, сокращение “ул.

Принципиально ли это? И еще: проставление инициалов в реквизитах “подпись” и “гриф утверждения” перед фамилией соблюдать обязательно? Ведь новый стандарт теперь распространяется не только на ОРД? Потому что в бухгалтерских документах инициалы ставят после фамилии. Такая, практически, повсеместная практика. С уважением, Федорова А. Ее можно посмотреть здесь. Помогите, пожалуйста, разобраться: нужно ли в приказах отмечать внизу исполнителя по типу, как отмечаем исполнителя в письме?

Или в приказе достаточно согласования и подписи генерального директора? И можно ли попросить Вас выложить пример организационного Приказа? Подскажите, поясните, пожалуйста, про месторасположение отметки о направлении документа в дело.

Первый или последний лист документа? По данному вопросу подготовлен и опубликован ответ. Подробнее см. Изменения в заявлении были? Спасибо -5 Тоха, 14 декабря Спасибо! Классная статья.

Личная карточка работника. Кадровая служба на каждого работника организации в первый день его работы заводит личную карточку. Напомним, что в отдельных случаях с учетом специфики работы организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Назначение ответственных за ведение определенных участков кадрового делопроизводства

Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах приказе, распоряжении и так далее организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа “приказываю”, “предлагаю”, “прошу”. В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа “постановляет”, “решил”.

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа “приказываем”, “решили”. Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа “слушали”, “выступили”, “постановили”, “решили”.

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений положении, инструкции , а также содержащих описание, оценку фактов или выводы акте, справке , используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа “отдел осуществляет функции”, “в состав объединения входят”, “комиссия установила”.

Новые правила оформления кадровых документов

Чем определены требования к ведению кадрового делопроизводства Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает документирование всех кадровых вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. Требование документирования информации по определенным правилам установлено Федеральным законом от 27 июля г.

Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Руководителям и работникам кадровой службы следует помнить, что правильно оформить документ означает придать ему юридическую силу. Необходимо уделять достаточное внимание не только содержанию, но и форме документа.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления п. Для управленческой деятельности юридическая сила документов очень важна, она подтверждает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации.

Судебная практика знает множество примеров, когда организация проигрывала дело из-за ненадлежащим образом оформленных кадровых документов, составленных с нарушением требований соответствующего ГОСТа, поскольку они не принимаются в суде в качестве письменных доказательств и не имеют юридической силы.

Это еще одно подтверждение тому, что в трудовых правоотношениях особенно в ситуации увольнения необходимо соблюдать все формальные тонкости кадрового делопроизводства. Правила оформления документов Чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

:

Оформление кадровых документов по госту

Добавить Елена Леонидовна, 5 июня Уважаемая Валентина Федоровна, поясните, пожалуйста, куда делся “0” в реквизите “Дата” при оформлении словесно-цифровом способом, например: 5 июня г.

? Прежний ГОСТ предусматривал оформление с “0”, если дата не доходит до 10, например: 05 июня г. И такой подход всех устраивал во избежание исправлений даты документа. Я не рассматриваю даты, которые упоминаются в предложениях по тексту документа.

Вопрос касается реквизита “Дата” и оформление реквизита по-новому вызывает недоумение. Это ошибка, опечатка или преднамеренно внесено изменение в оформлении даты документа в новом ГОСТ? А в более ранних стандартах , и годов его в данном реквизите не было. Кроме того, дата проставляется одновременно с регистрационным номером документа и потому всегда связана с ним.

Однако опасения в фальсификации даты вполне обоснованы.

Что изменилось в оформлении кадровых документов

Глава 1. Документация по личному составу 1. Основы составления личного дела 2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Любой документ состоит из элементов, которые называются реквизитами.

К применению для составления организационно-распорядительных документов был рекомендован новый ГОСТ, включающий в себя новые правила оформления кадровых документов. Из данной статьи вы узнаете, какие изменения претерпели реквизиты приказов, как сейчас грамотно их оформлять и заверять.

Общие сведения о кадровом делопроизводстве Чтобы избежать проблем при прохождении проверок Роструда, ФНС и внебюджетных фондов, необходимо наладить грамотное кадровое делопроизводство.

Если не нарушать порядка оформления кадровых документов, не придется решить проблемы со штрафами, судебными разбирательствами, дисквалификацией и приостановкой деятельности предприятия. Нередко бухгалтерам компаний приходится также выполнять и функции сотрудника кадровой службы. По личному составу, журналами учета и контроля книгами.

Организационными: Описание Штатное расписание Документ, оформляющий структуру фирмы и содержащий в себе список подразделений, наименования должностей внутри каждого из подразделений, число штатных единиц компании, месячный фонд зарплаты, оклады по должностям и надбавки.

Ответственность за нарушение правил внутреннего трудового распорядка: что объяснить работникам Год назад Росстандарт планировал ввести ГОСТ Р 7. Проект отложили до 1 июля года. С этой даты работники отделов кадров, делопроизводители и другие специалисты, которые занимаются оформлением документов, должны руководствоваться требованиями этого стандарта.

Требования к оформлению кадровой документации: Как и любому сотруднику знать общие требования к оформлению служебных документов.

Указанный перечень документов не зависит от количества работников организации. О том, какие требования установлены к оформлению кадровой документации в организации, мы и поговорим в настоящей статье.

В соответствии с положениями статьи 11 Федерального закона от N ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.

В государственных органах, органах местного самоуправления документирование информации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

В Трудовом кодексе Российской Федерации не содержатся требования к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов распоряжений по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов распоряжений , а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора. К форме трудового договора предъявлено следующее требование: заключать его в письменной форме и составлять в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Для того чтобы правильно оформить документ, прежде всего, нужно определить, к какой группе документов или системе документации, он относится. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению пункт 46 “ГОСТ Р 7.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Любой документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Наименование документа, автор, адресат, текст, подпись, печать, дата — зто все реквизиты документа.

Источник: https://mos7.ru/oformlenie-dokumentov/obshie-trebovaniya-k-oformleniyu-kadrovih-dokumentov.php

Составление и оформление кадровой документации

Оформление кадровых документов по госту

Узнайте, как ведется кадровый учет в организации и за что могут оштрафовать. Скачайте инструкцию по кадровому делопроизводству или организуйте учет своими силами.

Скачайте полезный документ

Какие обязательные кадровые документы оформляет работодатель 

Любая компания, использующая наемный труд, обязана вести кадровый учет. Работа с персоналом сопровождается оформлением множества документов, от штатного расписания до приказов по личному составу. Задача кадровика — своевременно и правильно оформлять документы кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять на соответствие актуальному законодательству. 

Грамотно структурированная инструкция по кадровому делопроизводству, составленная с учетом нового ГОСТа, сведет к минимуму риск грубых ошибок в работе с персоналом. 

Начиная кадровое делопроизводство с нуля, подготовьте обязательные документы кадровой службы, без которых полноценная работа с персоналом попросту невозможна. 

Трудовой договор

Основной документ в работе кадровика. Подтверждает наличие трудовых отношений, устанавливает права и обязанности сторон.

Единой унифицированной формы трудового договора нет, хотя существует типовой бланк для микропредприятий. Взять его за основу могут и другие работодатели.

Закон не запрещает составлять трудовые договоры в свободной форме, если в них присутствуют все обязательные условия и сведения о сторонах. 

Обязательные условия трудового договора:

  • трудовая функция с указанием должности или вида работы;
  • место работы и условия труда;
  • оплата труда с указанием тарифной ставки или оклада;
  • условие об обязательном социальном страховании. 

Отразите в трудовом договоре характер и режим работы, если они отличаются от обычных. Для должностей с вредными или опасными условиями труда пропишите все положенные по закону гарантии и компенсации. В срочном договоре обязательно укажите срок действия и причины, по которым стороны не смогли установить бессрочные трудовые отношения. 

Обязательные сведения трудового договора:

  • ФИО работника и наименование работодателя (для физлица — ФИО);
  • данные о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя-физлица;
  • ИНН работодателя (кроме физлиц, не имеющих статуса предпринимателя);
  • сведения о лице, подписывающем договор от имени работодателя;
  • место и дата составления документа.

Должностные инструкции

Несмотря на отсутствие в Трудовом кодексе РФ упоминаний о данном документе, государственные органы разрабатывают пакет должностных инструкций в обязательном порядке (закон №79-ФЗ от 27.07.2004), а коммерческим организациям очень желательно это сделать.

Наличие должностных инструкций позволяет:

  • грамотно распределить обязанности между похожими должностями;
  • доказать в суде или прокуратуре правомерность дисциплинарного взыскания;
  • обосновать увольнение сотрудника по инициативе работодателя;
  • корректно аттестовать персонал на предмет соответствия занимаемым должностям. 

Внимание! Инструкции составляются для должностей, а не для конкретных работников, поэтому не делайте их именными. Если сотрудник уволится или переведется, инструкцию придется заново утверждать. По этой же причине лучше утвердить ее как самостоятельный документ, а не как приложение к трудовому договору или соглашению.

Локальные нормативные акты (ЛНА)

Бывают обязательными и необязательными. Локальные нормативные акты инспектор ГИТ вправе запросить при проверке, а если какого-то документа нет или он оформлен с ошибками, работодателя могут оштрафовать или выдать предписание. 

К числу обязательных относятся все ЛНА, упоминаемые в ТК:

  • положение об оплате труда, если условия оплаты труда не отражены в коллективном договоре или ином локальном акте (ст. 135 ТК РФ);
  • положение о персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ). 

Если в штате есть должности с ненормированным рабочим днем, следует утвердить перечень сотрудников, на которых распространяется особый режим работы (ст. 57, 101 ТК РФ). Если компания направляет персонал на переобучение или повышение квалификации — положение о порядке и условиях прохождения профессиональной подготовки (ст. 196 ТК РФ). 

Необязательные ЛНА оформляются по мере необходимости.

Чтобы четко регламентировать рабочие процессы, разработайте дополнительные внутренние документы: положения о премировании, командировках, наставничестве, социальной политике, подборе персонала и т.д.

Унифицированных требований к оформлению и структуре локальных актов нет, ориентируйтесь на действующий ГОСТ и правильно заверяйте каждый документ.

Личные карточки работников

Все работодатели, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, обязаны заводить на каждого сотрудника личную карточку. Используйте унифицированную форму Т-2 или разработайте свой бланк. Для оформления государственных служащих разработан специальный бланк Т-2ГС.

Не забудьте под подпись ознакомить работника с содержанием личной карточки сразу после первичного заполнения, а затем — после внесения новых записей о переводе (в том числе временном), увольнении, переименовании должности. 

Внимание! Личная карточка закрывается после прекращения трудового договора, на основании которого она заводилась. Если принимаете на работу сотрудника, когда-то уже работавшего в организации, заводите на него новую карточку.

Приказы по личному составу

Прием на работу, командировка, увольнение, премирование, предоставление отпуска и другие кадровые процедуры оформляются приказами. Это важнейший документ любой кадровой службы, на основании которого вносятся записи в лицевые счета, трудовые книжки, личные карточки.

Некоторые приказы составляются в унифицированной табличной форме. Если распоряжение касается не одного, а сразу нескольких сотрудников, используется бланк с пометкой «а»: 

Таблица 1. Приказы, оформляемые на унифицированных табличных бланках 

№ формыТип и наименование бланка
Т-9 или Т-9 Приказ о направлении одного или нескольких работников в командировку
Т-11 или Т-11а Приказ о поощрении одного или нескольких работников
Т-8 или Т-8а Приказ об увольнении одного или нескольких работников
Т-6 или Т-6аПриказ о предоставлении отпуска одному или нескольким работникам
Т-5 или Т-5аПриказ о переводе одного или нескольких работников на другую работу
Т-1 или Т-1а Приказ о приеме одного или нескольких работников на работу

Внимание! Вместо унифицированных форм можно использовать бланки, утвержденные работодателем, если в них присутствуют все обязательные реквизиты.

Остальные приказы оформляются в текстовом виде. Если нужно отозвать сотрудника из отпуска или отправить на курсы повышения квалификации, восстановить на работе или вынести дисциплинарное взыскание, составляйте приказ в свободной форме. 

Юридическую силу распоряжению придают заверительные реквизиты — личная подпись генерального директора или иного должностного лица, уполномоченного подписывать приказы. Помимо подписи проставляется печать организации (если есть). Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или с указанной в них даты.

Внимание! Приказы о назначении на должность руководителей — генерального директора, его заместителей, главного бухгалтера и других должностных лиц, упоминаемых в уставе — относится к приказам по основной деятельности, а не по личному составу.

Приказы по основной деятельности

К ним относятся все письменные распоряжения, не касающиеся личного состава или административно-хозяйственных вопросов: о введении в действие локальных нормативных актов или внесении изменений в уже имеющиеся ЛНА, о создании новых должностей и проведении проверок. Оформление таких приказов может поручаться как секретарю организации, так и сотрудникам кадровой службы. 

Штатное расписание

Характеризует кадровый состав компании: организационную структуру, численность и состав персонала, оплату труда по всем должностям. Для оформления используйте унифицированную форму Т-3 или разработайте собственный шаблон. Срок действия документа можно не указывать, но если он ограничен, не забудьте составить новое штатное расписание к указанной дате. 

Пример штатного расписания с ограниченным сроком действия 

Смотреть образец

Вносите в документ все без исключения должности, имеющиеся в компании, в том числе — вакантные, временные и сезонные. Закон запрещает принимать работников на должности, не предусмотренные штатным расписанием (письмо Роструда № ПГ/13229-6-1 от 21.01.2014). 

Источник: https://www.kdelo.ru/art/383757-kadrovoe-deloproizvodstvo-19-m2

Перечень необходимых кадровых документов

* организация кадровой работы * структура, состав * задачи кадровой службы * должностные инструкции сотрудников подразделения кадров* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации* номенклатура дел * группировка документов в дела * требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы* инструкция по кадровому делопроизводству * подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения

* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

  Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом.

Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: · Штатное расписание (статья 57 ТК РФ); · Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ); · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ); · При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ); · График отпусков (статья 123 ТК РФ); · Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.

Источник: https://sudar-buh.com/sostavlenie-i-oformlenie-kadrovoy-dokumentatsii/

Кадровое делопроизводство – пошаговая инструкция 2019

Оформление кадровых документов по госту

Организация кадрового делопроизводства с нуля достаточно сложна. Бывает, кадровик не знает, с чего именно начать, чтобы не затруднить самому себе рабочий процесс. Для вашего удобства предлагаем краткий пошаговый алгоритм

Ведение кадрового делопроизводства с нуля

Организовывать документацию “с чистого листа” приходится в двух случаях:

  • Если организация только что учреждена.
  • Если становится понятно, что необходимо реставрировать и привести в порядок всю кадровую систему на предприятии.

Объем задач, стоящих перед кадровым специалистом, велик и требует не просто высокой квалификации, но и ее регулярного подтверждения и повышения. Для новичков в профессии доступны основы кадрового делопроизводства и обучение с нуля.

Что включает в себя кадровое делопроизводство? Каждое «движение» должно быть учтено и зафиксировано – начиная с найма новых работников, оформления личных дел и карточек, больничных и письменных обращений, кончая переподготовкой персонала и увольнением. Помимо этого, большое значение имеет аналитическая часть работы, направленная на сбор и анализ сведений о штате, составление разнообразных отчетов в государственные органы и фонды, а также планирование.

Сейчас делопроизводство находится в переходном этапе от бумажного вида к цифровому. Часть документации можно вести в электронном виде, существуют квалифицированные защищенные подписи. Тем не менее, пока большая часть деятельности кадрового специалиста представляет собой работу с бумагами.

Пошаговые инструкции

Расскажем о ведении кадровой документации на предприятии с нуля пошагово, в виде алгоритма.

Шаг 1. Определить ответственное лицо и подготовить материальное обеспечение. В зависимости от численности штата и особенностей конкретного предприятия возможны варианты.

Так , можно создать отдельное подразделение – кадровую службу или отдел учета и назначить руководителя. В настоящий момент этот момент никак законодательно не урегулирован. В практике считается, что оптимальная цифра для коммерческих предприятий – 150 до 200 работников на одного специалиста.

В небольших организациях до 100 человек возможно передать функции кадровика одному из работников, как внутреннему совместителю. Обычно это секретарь, бухгалтер либо офис-менеджер. Важно, чтобы «кадровая» ставка была внесена в штатное расписание, а трудовые функции отражены в соглашении с совместителем.

Если количество персонала недостаточно для создания отдельной структуры, а совместитель не будет справляться с объемами работы, необходимо выделить отдельную штатную единицу специалиста по кадровому делопроизводству.

Оснащение кадровой службы состоит из обычной офисной техники и канцтоваров. Необходимо снабдить компьютеры спецпрограммой для кадрового учета, а также антивирусником, для защиты персональных данных.

Иногда целесообразнее передать ведение кадровой документации на аутсорсинг в специализированную организацию.

В зависимости от того, насколько долгосрочным планируется сотрудничество, выбирается договор подряда (для небольших задач) или возмездного оказания услуг.

Также понадобится составить доверенность на нанятого специалиста, издать приказ о назначении и оформить акт приемки-передачи документов.

  • Порядок формирования дел для хранения документов 

Шаг 2. Проверка учредительных документов. Наиболее распространенная ошибка – несовпадение наименований организации в кадровых бумагах и Уставе. Также необходимо уточнить, кто уполномочен принимать решения по трудовым контрактам и локальным нормативным актам, – зачастую на практике договоры о найме подписывает не тот, кто должен.

Шаг 3. Разработка и утверждение штатного расписания. Это основной документ, упорядочивающий количество и трудовые функции персонала. В него можно вносить любое количество изменений, которых потребует ситуация.

Расписание составляется либо по унифицированной форме Т-3, либо по бланку собственной разработки (в таком случае он должен быть утвержден как приложение к учетной политике организации).

► Штатное расписание на 2019 год: изменения, на которые опасно соглашаться

Шаг 4. Разработка структуры локальных нормативных актов организации. В некоторых случаях возможен отказ от части либо всех актов – если предприятие относится к микропредпринимательству и все требуемые положения зафиксированы в трудовом договоре (ст. 309.2 ТК). Приведем перечень актов, обязательных для всех организаций:

  • Устав.
  • Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК).
  • Положение об охране труда.
  • Документы, регламентирующие систему оплаты труда (ст. 135 ТК). Это может быть как отдельное Положение, так и параграфы в индивидуальных и коллективных трудовых контрактах.
  • Акты, в которых установлен порядок обработки персональных данных, права персонала, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
  • График отпусков, который должен быть составлен не позднее середины декабря. Для новых организаций, начавших работу до середины года, график не оформляется.

Некоторые локальные акты необходимы не всем предприятиям, а в зависимости от условий работы: коллективный договор, положения о командировках и аттестации и т.п.

Акты необходимо согласовать с профсоюзом либо иным выборным органом. Если такового еще нет – согласование не требуется. Но обратите внимание, что каждый нанятый работник должен обязательно быть ознакомлен под подпись со всеми актами, причем еще до того, как он расписался в личном трудовом контракте.

► Пять локальных актов, без которых вам не обойтись в 2019 году

Шаг 5. Контроль данных о руководителе организации. Этот шаг включает в себя письменный запрос в МНС о наличии лица в реестре дисквалифицированных лиц (ч. 2 ст. 32.11 КоАП).

А также сверку записи в трудовой книжке, договора, приказа о приеме на работу и документов об избрании (назначении). В трудовой книжке 4 графа записи о найме должна содержать данные соответствующего разрешения. Также необходимо сопоставить даты, указанные в контакте, со сроком полномочий, указанным в учредительных документах.

► Проверьте трудовой договор руководителя вашей компании: Правительство утвердило новую форму

Шаг 6. Составление типовых бланков трудового договора. Стандартные унифицированные договоры используются в некоторых сферах: муниципальных и государственных учреждениях и микропредприятиях.

Остальные разрабатывают бланк сами на оснований требований 57-й статьи Трудового кодекса.

Мы рекомендуем на этом же этапе составить шаблон договора о полной материальной ответственности, если в организации есть необходимость подобных решений.

Чек-лист «5 пунктов, в которых недопустимы ошибки в трудовом договоре»

  1. Точные полные данные сотрудника и работодателя.
  2. Реквизиты документов, удостоверяющих личность (обычно это паспортные данные) физических лиц – работника и нанимателя, если он также физлицо.
  3. ИНН работодателя (кроме физлиц, не являющихся ИП).
  4. Данные о полномочиях и ФИО представителя организации, подписывающего договор.
  5. Дата и место заключения контракта.

► Типовой трудовой договор: как доработать до идеала

договора индивидуально. Обязательные условия труда приведены в ч. 2 ст. 57 ТК. Помимо них, в некоторых случаях указываются дополнительные условия:

  • Для срочного договора – причины, из-за которых выбирается этот вид контракта и срок.
  • Для вредных и/или опасных условий труда – характеристики условий и положенные выплаты-компенсации и гарантии.
  • Для нестационарных рабочих мест – условия труда: разъездной, в пути и т.п.
  • Для вакансий с графиком работы, отличающимся от принятого в организации – режим труда и отдыха.

Ошибки на этом шаге дорого обойдутся предприятию. Юридическое лицо будет наказано на сумму 50-100 000 р, причем некоторые инспекторы считают целесообразным умножать штраф на количество неправильных договоров (ч. 4 ст. 5.27 КоАП).

Некоторые кадровые специалисты предпочитают дополнить договор условиями, перечисленными в ч. 4 ст. 57 ТК. Это необязательно, но и запрета нет.

Шаг 7. Подготовка к ведению трудовых книжек.

  1. Определите уполномоченного сотрудника, который будет назначен ответственным за учет, ведение и хранение книжек. Его трудовая функция должна быть зафиксирована в договоре, должностной инструкции либо допсоглашении к контракту. Если заниматься книжками будет совместитель, он должен дать письменное согласие.
  2. Проверьте наличие бланков книжек, вкладышей в них и приходно-расходной книги по их учету. Они должны храниться в бухгалтерии, в отличие от книги учета движения книжек – последняя находится у кадровиков. Оформите книги правильно: пронумеруйте страницы, прошнуруйте, заверьте у генерального директоры и скрепите сургучом либо пломбой.

► Ошибки в трудовой книжке, из-за которых работник пойдет в суд

Шаг 8. Подготовка проектов и шаблонов документов, необходимых для выполнения кадровых процедур.

Найм на работу:

  • Все локальные нормативные акты.
  • Трудовой договор, должностная инструкция.
  • Приказ о приеме на работу (форма Т-1 либо бланк, разработанный на предприятии).
  • Личная карточка Т-2.

Также понадобится табель учета рабочего времени и книга учета трудовых книжек (если книжки нет – запросите в бухгалтерии новый бланк).

► Учитывайте новые разъяснения Роструда, когда оформляете на работу

Изменения в трудовом контракте:

Дополнительное соглашение или соглашение об изменении условий (в зависимости от причин, вызвавших изменения). Также могут понадобиться, если ситуация соответствует 74 ст. ТК, письмо и уведомления об изменениях и предложения персоналу другой работы.

► Когда придется менять трудовой договор: шесть ситуаций с готовыми решениями

Перевод:

  • Распоряжение о переводе.
  • Дополнительное соглашение к контракту. Для постоянного перевода понадобится внести запись в личную карточку и трудовую книжку.

► Как перевести сотрудника на другую работу и не оказаться в суде

Отпуск:

  • График отпусков.
  • Извещения для персонала о приближающемся отпуске. Оно не требуется, если по какой-то причине даты отпуска определяются не по графику, а на основании письменного заявления работника.

► Неиспользованные отпуска сгорают. Или нет?..

Увольнение:

Полный пакет документов будет зависеть от причины, по которой работник покидает организацию. Это может быть заявление сотрудника (если увольнение по собственному желанию), соглашение о расторжении договора и др. В любом случае обязателен приказ об увольнении, на основании его будут внесены записи в трудовую книжку и личную карточку, а также книгу учета движения трудовых книжек.

Также необходимо проверить наличие всех необходимых журналов, в которых отражаются важные события в кадровых движениях. Помимо перечисленных книг, к ним относятся:

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098159-19-m1-kadrovoe-deloproizvodstvo-v-2019-godu

Особенности оформления кадровых документов

Оформление кадровых документов по госту

Основные  кадровые документы  должны вести все организации, вне зависимости от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы прямо или косвенно названы в Трудовом кодексе РФ. Кадровые документы должны быть у каждого работодателя, эта обязанность прямо отражена в действующем Трудовом кодексе РФ. 

В целом к основным кадровым документам, которые обязательно должны быть в наличии, относятся:

  • трудовая книжка работника;
  • штатное расписание (форма № Т-3);
  • трудовой договор (или контракт);
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
  • личную карточку (форма № Т-2);
  • приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
  • график отпусков (форма № Т-7);
  • приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
  • табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
  • табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение по защите персональных данных работника;
  • трудовую книжку;
  • локальные акты по охране труда.

В свою очередь, все обязательные кадровые документы делятся на виды: локальные нормативные акты, унифицированные формы по учету кадров, факультативные кадровые документы. Рассмотрим каждый из этих видов коротко в отдельности.

Локальные нормативные акты

Это обязательные кадровые документы организации,  создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений работодателя и работников в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. В состав локальных нормативных актов, которые в соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан разработать, включены следующие документы:

  • штатное расписание (ст.57 Трудового кодекса РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст.56, 189, 190 Трудового кодекса РФ);
  • документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст.86, 87, 88 Трудового кодекса РФ);
  • при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст.103 Трудового кодекса РФ);
  • график отпусков (ст.123 Трудового кодекса РФ);
  • правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (ст.212 Трудового кодекса РФ).

Все вышеназванные документы инспекторы федеральной инспекции по труду всегда проверяют в первую очередь, поэтому их разработка и ведение в соответствии с трудовым законодательством РФ обязательна.

К унифицированным формам по учету рабочего времени и расчетов с работниками по оплате труда, утвержденные постановлением госкомстата российской федерации от 5 января 2004 года № 1, к ним относят:

  • табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12);
  • табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
  • расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
  • расчетная ведомость (форма № Т-51);
  • платежная ведомость (форма № Т-53);
  • журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);
  • лицевой счет (форма № Т-54);
  • лицевой счет (форма № Т-54а);
  • записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);
  • записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61);
  • акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

Еще один вид обязательных кадровых документов именуется как факультативные кадровые документы, которые работодатель вправе самостоятельно  разрабатывать наравне с иными внутренними локальными нормативными актами, кроме того их перечень, порядок ведения работодатель определяет для себя самостоятельно. Факультативные кадровые документы скорее носят рекомендательный характер, которые также как и другие виды кадровых документов содержат нормы трудового законодательства РФ и необходимы для регламентации трудовых отношений.

К факультативным кадровым документам организации, как правило, относят:

  • положение о структурных подразделениях организации;
  • положение о персонале;
  • должностные инструкции;
  • положение об аттестации работников.

Таким образом, весь набор кадровой документации в организации определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего трудового законодательства РФ, с учетом специфики деятельности организации и организации труда в ней, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя, без исключения.

Источник: http://apgmag.com/vidi-kadrovih-dokumentov/

Порядок оформления кадровых документов в организации

Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы. Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве.

В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения. Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал. Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание.

В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Кадровые документы организации — оформление, регистрация и хранение

К примеру, для привлечения к дисциплинарной ответственности какого-либо работника необходимо взять с него объяснение.

Если же предполагается поощрение служащего, его непосредственный начальник отправляет в адрес директора предприятия соответствующее представление.

Внутренняя переписка выступает в качестве одного из вариантов официального обмена мнениями между сотрудниками.

Внимание Книги контроля и учета Регистрационные журналы предназначены для учета имеющейся кадровой документации (приказов, удостоверений, личных дел, трудовых книжек).

Каждой бумаге присваивается определенный номер. В журнале также проставляется дата регистрации документа. Правильный учет придает бумагам юридическую силу.

Это, в свою очередь, позволяет доказать ту или иную позицию в трудовом споре.

Регистрация и хранение кадровых документов этой группы осуществляется уполномоченными лицами.

1.4 требования к оформлению кадровой документации

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения. Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта.

Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров. Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем. Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию.

В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства. Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Общие требования к составлению и оформлению кадровой документации

Что касается кадровых документов для ИП, то их обязательный перечень является аналогичным, как и для крупных организаций. Документы кадрового учета по сотрудникам Кадровый документооборот по учету сотрудников содержит индивидуальную информацию о работнике, занимаемой им должности, данных о поступлении на предприятие, результатах его труда и т.д. В данный перечень включаются:

  1. Документы, касающиеся трудовых взаимоотношений между сотрудником и работодателем (этот вид документации носит распорядительный характер).
  2. Документация информационно-расчетного характера.
  3. Документация по учету и регистрации.
  4. Служебная внутренняя переписка официального характера.

Источник: http://lksmrf.ru/osobennosti-oformleniya-kadrovyh-dokumentov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.