+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

О неготовности делопроизводства к проведению проверки

Содержание

Как организовать проверку делопроизводства? | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

О неготовности делопроизводства к проведению проверки

В деятельности организаций образуется некое количество официальных документов. У одних – большое, у других – не очень. Но в любом случае документообороту стоит уделять внимание. Делопроизводство является значимой частью деятельности.

Правильно оформленные документы – залог успешного функционирования организации. Соответственно, плохо налаженная система документооборота может тормозить ее деятельность. Как провести аудит делопроизводства – рассмотрим в рамках статьи.

 Для начала разберемся с терминологией. Обратимся к ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Это важно для понимания того, чем делопроизводство отличается от документооборота.

Делопроизводство – деятельность по документированию, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Документооборот – движение документов в рамках ДОУ.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документопотоки организации

Напомним, что в делопроизводстве существует три основных потока документации:

1. Документы, поступающие из сторонних организаций (входящие).

2. Документы, отравляемые в сторонние организации (исходящие).

3. Документы, создаваемые и используемые работниками  внутри организации (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы:

1. Первичная обработка.

2. Предварительное рассмотрение.

3. Регистрация.

4. Рассмотрение руководством.

5. Передача на исполнение.

 Вышеуказанные этапы – это последовательная система жизненного цикла документа. Каждый новый этап – это действия по определенным правилам. Эти правила отражены в ЛНА, например в Инструкции по делопроизводству. Почему при аудите делопроизводства важно просмотреть нормативные материалы и их требования? Это нужно для сравнения ожидаемых показателей с существующими.

Рассмотрим аудит делопроизводства и анализ документов, проводимые силами самой организации.

Аудит делопроизводства включает в себя проверку документов. Это проверка на соответствие требованиям внутренних ЛНА и законодательству Российской Федерации. Также оценивается организация работы с документами. Кроме того, проверка дает возможность получить:

  • объективную оценку состояния делопроизводства;
  • представление о профессиональных компетенциях сотрудников, связанных с документами.

 В дальнейшем она поможет скорректировать внутренние процессы и избежать ошибок.

 Основные задачи и этапы аудита делопроизводства

Проверка делопроизводства проводится планово или внепланово.

1. Плановый аудит проводится один раз в год или реже. Но его обязательно проводят тогда, когда поменялось законодательство. В связи с этим необходимо дополнить информацию в нормативных документах организации. Это позволит в дальнейшем избежать штрафных санкций. Параметры проверок должны быть четко прописаны в Инструкции по делопроизводству.

2.  Внеплановый аудит проводится по решению руководства организации.

Периодичность аудиторской проверки в сфере делопроизводства законодательно не предусмотрена. Обязательность ее проведения не закреплена для работодателя. Проведение данного мероприятия (плановый, неплановый аудит) должно быть отражено в ЛНА организации.

Выдержка из Инструкции по делопроизводству

6.   Ежегодная проверка делопроизводства

В организации осуществляются плановые и внеплановые проверки делопроизводства.

6.1. Плановые проверки:

– проводятся ежегодно в течение первого квартала года, следующего за проверяемым;

– организуются на основании приказа генерального директора ежегодно создаваемой им комиссией;

– осуществляются в сроки, определенные приказом о проведении проверки (с учетом возможных продлений, но не более чем в течение одного календарного месяца).

Объем проверки определяется Планом проверочных мероприятий. Он утверждается приказом генерального директора.

 Плановая проверка делопроизводства может быть как выборочной, так и сплошной.

6.2. Внеплановые проверки

Внеплановые проверки осуществляются в связи:

  • с введением в действие новых законодательных актов и требований в области делопроизводства и архивного дела;
  • со сменой руководителя организации;
  • с увольнением, переводом на другую должность лица, ответственного за документооборот

Далее рассмотрим, как решаются эти задачи в ходе проверочных мероприятий.

Задачи проверки делопроизводства

 Задачи проверки обычно формулируются в приказе (распоряжении) руководителя организации. Основные задачи комиссии заключаются в следующем:

Назначение комиссии

     Чаще всего членов комиссии для аудита делопроизводства назначают из штатных сотрудников. Например: главный бухгалтер, инспектор отдела кадров, офис-менеджер, юрист, секретарь.

Кроме того, по решению руководителя в организации может быть сформирован постоянный состав комиссии. Он закрепляется в ЛНА организации, что упрощает дальнейшую задачу по подбору членов комиссии. Комиссия может быть создана и разово для проведения определенных работ.

 Задача любой комиссии состоит в обеспечении правомерности и объективности проводимой процедуры.

   А теперь несколько слов о сроках проведения аудита.

Руководитель организации и комиссия совместно определяют этот срок. Он зависит от объема документов. Он может составлять от одного до трех и более дней. Не стоит затягивать сроки проведения аудита. Любая проверка так или иначе парализует рабочий процесс. Она отрывает членов комиссии от основных должностных обязанностей.

   Решения, принятые на этом этапе, следует отразить в приказе. Этот приказ и будет служить основанием для проведения проверки.

    Далее готовится приказ по основной деятельности. В приказе:

  • указываются председатель комиссии, члены комиссии;
  • обозначается цель ее создания – проведение аудита делопроизводства;
  • определяются сроки проведения аудита.

Приказ о назначении комиссии по проведению проверки

  Открытое акционерное общество «Ирга»

(ОАО «Ирга»)

ПРИКАЗ

15.06.2015                                                                   № 107

Москва

О назначении комиссии по проведению проверки

делопроизводства

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210497-qqe-16-m7-kak-organizovat-proverku-deloproizvodstva

Акт проверки делопроизводства в организации

О неготовности делопроизводства к проведению проверки
Бесплатная юридическая консультация:

Внутренняя проверка состояния делопроизводства организации

Начало очередного календарного года на предприятии (в организации, учреждении) обычно совпадает с проведением проверки состояния его деятельности силами внутренней комиссии под председательством одного из заместителей руководителя.

Соответствующая проверка проводится и по основным направлениям обеспечения деятельности, в т.ч. документационного обеспечения управления (ДОУ) (делопроизводства).

Основные задачи проверки

Задачи проверки обычно формулируются в приказе (распоряжении) руководителя предприятия (организации, учреждения). Для проверки состояния делопроизводства в составе комиссии, как правило, формируется подкомиссия с соответствующими полномочиями.

Основные задачи подкомиссии заключаются в следующем: 1) проверка наличия локальных нормативных актов, регламентирующих организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), их соответствия требованиям нормативно-правовых актов в области делопроизводства;

2) обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствие потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации;

Бесплатная юридическая консультация:

3) состояние работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию;

4) выявление недостатков в функционировании системы делопроизводства предприятия (организации, учреждения), установление их причин, выработка предложений, направленных на совершенствование системы делопроизводства (с отражением вышеперечисленного в акте проверки).

Рассмотрим, как решаются эти задачи в ходе проверочных мероприятий.

Проверка наличия локальных нормативных актов

К основным локальным нормативным актам (ЛНА), регламентирующим организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), относятся:

Бесплатная юридическая консультация:

— положение о структурном подразделении, осуществляющем полномочия по организации делопроизводства;

— инструкция по делопроизводству;

— должностные инструкции работников уполномоченного подразделения. Перечисленные ЛНА образуют организационно-правовую основу для надлежащего функционирования корпоративной системы делопроизводства.

В дополнение к ним предприятием (организацией, учреждением) могут разрабатываться:

— положения о подразделениях в составе уполномоченного структурного подразделения: группе обработки документов, группе технической подготовки документов, группе оперативного хранения документов, группе архивного хранения документов и т.д.;

Бесплатная юридическая консультация:

— инструкции для работников, ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях*1. _____ *1. Одной из функций структурного подразделения, осуществляющего полномочия по организации делопроизводства, является организационно-методическое руководство работой ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях предприятия (организации, учреждения).

При проверке ЛНА также устанавливается, насколько они соответствуют требованиям нормативно-правовых (нормативно-методических, нормативно-технических) актов в области делопроизводства.

В частности, при проверке инструкции по делопроизводству устанавливается соответствие ее структуры и содержания Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 N 76*1. _____ *1 С учетом конкретных условий функционирования корпоративной системы делопроизводства.

При проверке должностных инструкций устанавливается соответствие их содержания квалификационным характеристикам*1. Кроме того, обращается внимание на соответствие оформления ЛНА ГОСТу Р6.. _____ *1 См. предыдущее примечание.

По результатам проверки делается вывод о наличии (частичном наличии или полном отсутствии) ЛНА, регламентирующего организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), а также о его соответствии либо частичном (полном) несоответствии нормативным правовым актам в области делопроизводства.

Обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов

Бесплатная юридическая консультация:

При проверке обеспеченности делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствия потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации основное внимание обращается:

— на укомплектованность уполномоченного структурного подразделения персоналом требуемой численности и квалификации;

— наличие и состояние помещений для размещения уполномоченного структурного подразделения и соответствующих участков работы;

— наличие и оснащенность рабочих мест персонала уполномоченного структурного подразделения, их соответствие требованиям охраны труда;

— наличие и исправность средств организационно-технического обеспечения деятельности уполномоченного структурного подразделения: обработки документированной информации, хранения, коммуникации и связи и т.п.;

— регулярность поступления денежных средств на обеспечение функционирования уполномоченного структурного подразделения, их достаточность для надлежащего выполнения задач по удовлетворению потребностей предприятия (организации, учреждения) в документированной информации.

По результатам проверки делается вывод об обеспеченности (частичной или полной необеспеченности) перечисленными видами ресурсов, их соответствии (частичном либо полном несоответствии) потребностям предприятия (организации) в документированной информации.

Бесплатная юридическая консультация:
Состояние работы по управлению документами

При проверке состояния работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию оценивается прежде всего соответствие фактических показателей работы плановым.

В частности, определяется объем документооборота предприятия (организации, учреждения): в целом и по основным информационным потокам (входящие, исходящие и внутренние документы), а также по видам документов (бумажные и электронные), в т.ч. относительно аналогичных показателей предшествующих лет.

Оценивается также эффективность применения автоматизированных средств обработки документированной информации.

Особое внимание обращается на обеспечение сохранности документов в процессе обращения: объем мероприятий по розыску и восстановлению их нормального физико-химического состояния, количество необнаруженных (утраченных) документов за проверяемый период и в сравнении с аналогичными показателями предшествующих лет.

Проверяются также данные о результатах контроля исполнения документов, в частности число случаев их ненадлежащего исполнения: несоблюдение сроков исполнения, оформление документов с нарушением установленных требований, несоответствие исполненного документа резолюции и т.п.

По результатам проверки делается вывод о степени эффективности делопроизводства — в целом и по функциональным компонентам (управление документами и документирование).

Бесплатная юридическая консультация:

Выявление недостатков в функционировании системы делопроизводства

На основании результатов проверки и сформулированных выводов делается предварительное заключение о недостатках в функционировании системы делопроизводства предприятия (организации, учреждения), а также об их причинах. Соответствующие положения (после необходимых уточнений) образуют констатирующую часть акта проверки (см. рисунок).

Закрытое акционерное общество «Аверс»

Источник: http://www.nalvest.ru/nv-articles/detail.php?ID=33437

Акт о проверке кадрового делопроизводства

Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Книги регистрации приказов по личному составу проверяются совместно с приказами на предмет корректного внесения информации и отсутствию пропусков в регистрации.

При проверке рекомендуем обращать внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность, соблюдения архивных требований. Подводим итоги Результаты сверки рекомендуем отобразить в таблице (пример 3).

Таблица наглядно покажет, какие документы и локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать.

В заключение составляется отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализируются, достигнуты ли цели проверки, фиксируются выявленные недостатки, прописываются меры, которые следует предпринять, делаются выводы (пример 4).

Бесплатная юридическая консультация:

Отчет о выборочной проверке ведения кадрового делопроизводства — аудит

Источник: http://xoxr72.ru/akt-proverki-deloproizvodstva-v-organizacii/

О неготовности делопроизводства к проведению проверки

О неготовности делопроизводства к проведению проверки

  • Консультация юрста
  • Статьи

Основные маркеры таковы:

  • есть ошибки в оформлении реквизитов документов;
  • не соблюдаются маршруты движения документов (например, игнорируется процесс согласования);
  • нарушаются сроки исполнения документов, указанные в резолюции;
  • завершенные документы хранятся как угодно, только не в порядке, установленном номенклатурой дел;
  • некорректно используется СЭД (или даже игнорируется).

Если все эти неприятности происходят на фоне давным-давно написанных и утвержденных инструкций, положений и регламентов, то можно говорить о том, что упомянутые нормы не используются работниками и являются неэффективными. Приняв решение исправить ситуацию, нужно максимально полно и честно ответить на два вопроса.

Важно

Помещено в тему: Документооборот Один из важнейших этапов организации работы с документами – это проведение контроля исполнения документов. Чтобы способствовать повышению эффективности деятельности в целом, данную работу в той или иной форме необходимо проводить в любой организации.

  • по существу поставленных вопросов – обычно ответственность за качественное и в полном объеме выполнение поручений ложится на начальников структурных подразделений;
  • за сроками исполнения – это уже задача службы делопроизводства.

В данной статье будет рассмотрен порядок ведения работы по контролю за сроками исполнения документов, поскольку данное направление относится к сфере ответственности службы делопроизводства.

Внутренняя проверка состояния делопроизводства организации

  • он затратный: требует подходящего помещения для сбора группы, оборудования для презентации (хотя бы доски и маркеры), а также отрыва от основной работы сразу нескольких сотрудников.

Так, нет смысла устраивать обучение для того, чтобы объяснить коллегам порядок подготовки дел для передачи в архив компании. Это комплекс действий, который проводится один раз в год..

Рассказ о том, что, как и в какой последовательности делать, сотрудники внимательно выслушают, возможно, даже законспектируют… Но как только дойдет до дела, засыпят архив вопросами так, будто никогда не получали никакой информации.

А вот положения инструкции по делопроизводству можно и нужно объяснять путем очного обучения.

Особенно если это первая инструкция по делопроизводству в истории организации, и правила подготовки, оформления и движения документов тоже утверждены впервые.

Аудит делопроизводства в организации

Внимание

Соблюдение зафиксированной технологии работы с документами является залогом успешного функционирования всей организации, однако на практике случается так, что выполнение правил затрудняется в связи с их некорректностью или недостаточной осведомленностью сотрудников, задействованных в процессе. Поэтому при анализе делопроизводственных процедур необходимо предварительно изучить требования, изложенные в нормативных материалах, а затем определить важные в каждом конкретном случае параметры для сопоставления ожидаемых показателей с реальными.

Как правило, информация, позволяющая судить о соблюдении/несоблюдении утвержденных правил, содержится в карточках электронных документов в случае, если в компании введен электронный документооборот, или в журналах регистрации, передачи документов и на прочих бумажных носителях при традиционном документообороте.

Контроль делопроизводства

Внутренние же аудиторы, напротив, зачастую отлично разбираются в тонкостях своего направления, но оценка деятельности по ряду причин не всегда может быть объективной.

В таком случае к проверке дополнительно следует привлекать незаинтересованных сотрудников компании (возможно, из других отделов, филиалов), а если аудит организован на постоянной основе, то в традиционный состав аудиторов включать новые персоны со свежими мыслями и идеями.

Сроки проведения аудита не должны быть слишком затянуты, поскольку любая проверка так или иначе парализует рабочий процесс. Оптимальный период определяется индивидуально в каждом конкретном случае в зависимости от объема исследуемого материала и может составлять от двух до семи и более дней.

Проверка состояния делопроизводства и хранения документов в организации

В заключение следует отметить, что указанный алгоритм проведения аудита делопроизводства может быть преобразован в зависимости от специфики организации, однако основные цели и задачи останутся все же неизменными — аудит позволит реорганизовать работу службы ДОУ таким образом, чтобы в современных условиях документационное управление не представляло собой бюрократический процесс. Аудит делопроизводства — отличный способ получить достоверную информацию о фактическом уровне документационного обеспечения управления и профессиональной компетенции сотрудников; организованный на постоянной основе — это еще и метод контроля деятельности специалистов службы ДОУ и других структурных подразделений по совершенствованию рабочего процесса, без которого невозможно ни применить мотивацию, ни поставить задачи, ни определить сильные и слабые места.

Контроль исполнения документов – организация работы

Не исключено, что наличие в организации этого документа станет для всех неожиданностью либо выяснится, что инструкция существует в единственном экземпляре и уже несколько лет покоится в сейфе. Источники правил должны быть доступны. Это, пожалуй, второе основное правило их популяризации (первое – лояльность и поддержка руководства).

Передача в отдел бумажной копии инструкции по делопроизводству – зачастую абсолютно бесполезное мероприятие.

Гораздо эффективнее выложить ЛНА в корпоративную сеть: по файлам можно вести текстовый поиск и снабдить их системой внутренних ссылок (например, любая статья в Википедии: как только в тексте упоминается понятие, которому посвящена отдельная статья, к ней можно перейти в один клик мышкой, а затем вернуться на исходную страницу. ЛНА по делопроизводству в большинстве случаев представляют собой объемный документ с тяжелым для восприятия текстом.

Как заставить работать организационные документы по делопроизводству?

КОНТРОЛЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Командиры (начальники) воинских частей систематически контролируют состояние несекретного делопроизводства и порядок работы со служебными документами.

Ежегодно (в январе — феврале) состояние делопроизводства в воинской части проверяется комиссией, назначаемой приказом командира (начальника) воинской части.

Члены комиссии перед проверкой инструктируются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, — командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

Комиссия проверяет выполнение требований настоящей Инструкции, наличие текущих и архивных дел, документов и изданий с пометкой «Для служебного пользования», бланков строгого учета, печатей и штампов (где нет секретных отделов), наличие служебных документов, не подшитых в дела, и выборочно проверяет наличие несекретных служебных документов из числа наиболее важных.

Контроль сроков исполнения документов и поручений

К часто встречаемым обязательным документам в сфере делопроизводства относятся: распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания), Методическая инструкция по делопроизводству, нормативные документы в сфере архивного делопроизводства. Сверку документов возможно проводить по номенклатуре дел (список дел, образующихся в деятельности компании), которую каждый отдел согласно правилам делопроизводства формирует в конце текущего года на последующий календарный год.

Результаты сверки можно представить в таблице (табл. 1). Таблица 1 Проверка документации — детальное изучение документов с целью выявления соответствия установленным требованиям, выявление ошибок.

О проверке состояния делопроизводства

Подготовка рекомендаций по устранению выявленных нарушений (ошибок). Поскольку целью аудита делопроизводства является не только отражение объективной картины дел, но и возможность впоследствии скорректировать рабочий процесс, то подготовка рекомендаций по устранению нарушений является важной, неотъемлемой частью проверки.

Целесообразно данный этап выразить в плане устранения нарушений с указанием сроков и ответственных лиц (приложение 6); также рекомендации могут быть отражены и в отчете (справке) о проведенной проверке.

В таком случае предложения по оптимизации рабочего процесса будут носить общий характер, разработка детального плана возлагается непосредственно на представителей структуры, в которой проводился аудит (см. п.

6) (приложение 5).

Источник: https://vip-real-estate.ru/2018/05/06/o-negotovnosti-deloproizvodstva-k-provedeniyu-proverki/

Проверка кадрового делопроизводства: как оформить документацию

О неготовности делопроизводства к проведению проверки

Вы устроились в компанию, где кадровое делопроизводство «как-то» велось. Ключевое слово – «как-то». Нет системы, нет обязательных документов, вы нашли много нарушений. Волосы встают дыбом, а делать что-то надо. Нужна точка отсчета. Оформите результаты своей проверки. Вам помогут примеры докладных записок. А потом начните работу с чистого листа!

Самопроверка состояния кадровой документации — самая простая методика оценки из существующих (при условии, что вы знаете, как и что проверять).

Оформление результатов проверки кадровых документов

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

Не существует унифицированных форм по оформлению результатов проверки кадровой документации.

Если вы предварительно оценили состояние кадровой документации и обнаружили недостающие документы, нарушения в их оформлении, иные недостатки в ведении кадрового делопроизводства, можно обратиться к руководителю организации с докладной запиской. В этом документе сформулируйте просьбу о создании комиссии по проверке состояния кадрового делопроизводства и комплектности кадровой документации.

Примеры докладных записок

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации:

При поступлении на работу 27.05.2018 мне не передавалась по акту кадровая документация.

Поэтому с момента начала работы до настоящего времени мной проводилась работа по аудиту кадровых документов, по результатам которой выявлены ошибки в оформлении и хранении кадровой документации, а также утраченные или пришедшие в негодность документы. Прошу создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Оценка состояния кадровой документации проводится в таблице, которая в дальнейшем понадобится для оформления результатов аудита в виде докладной записки, или акта. Пример таблицы приведен ниже в тексте докладной записки.

Примерный текст докладной записки о текущем состоянии кадровой документации:

Мною, начальником отдела кадров Сидоровой Е.И., в период с 20.06.2018 г. по 26.06.2018 г. проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определить ее состав на соответствие требованиям, предъявляемым действующим законодательством РФ. В процессе проверки выявлены следующие недостатки (несоответствия):

Вид документа Документы соответствуют действующему    законодательству Документы не соответствуют требованием законодательства, требуют доработки Отсутствуют документы, сроки для их разработки и утверждения Примечания (перечень действий, сроки выполнения, риски и т.д.)
укажите свои данные по результатам проверки

Прошу создать комиссию для проверки кадровой документации. Цель проверки — привести документы в соответствии с действующим законодательством.

Скачать примеры докладных записок 

Проверочные листы ГИТ и Электронный инспектор вам в помощь

10 проверочных листов ГИТ

На вебинаре в Контур.Школе расскажут, как подготовить документы для проверки 

Зарегистрироваться 

Для проверки кадровой документации можно использовать также проверочные листы и сервис Электронный инспектор на сайте онлайнинспекция.рф.

Электронный инспектор выявит нарушения и выдаст рекомендации, как исправить.

Проверочные листы — это список контрольных вопросов по определенным тематикам. Самостоятельно, без определенной подготовки, ими сложно пользоваться. Регистрируйтесь на вебинар Контур.Школы «10 самых важных проверочных листов. Готовим документы для проверки ГИТ», чтобы разобраться с нюансами.

Что делать дальше для организации кадрового делопроизводства?

Вы оформили результаты проверки кадровых документов. Теперь создайте свою систему работы. В статье «Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов» подробно раскрыт каждый из следующих этапов:

  • Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
  • Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
  • Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
  • Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
  • Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
  • Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1637

Готовим архив к проверке

О неготовности делопроизводства к проведению проверки

Из статьи вы узнаете, что делать, если в архив «едет ревизор», кто может проверить архив и на что обратить внимание при подготовке к проверке в первую очередь.

Кто может проверить архив?

С одной стороны, Минкультуры России проверять архив простой российской организации не будет. Во всяком случае, это большая редкость. С другой стороны, проверить то, как и в каких условиях хранятся документы, может любая контролирующая инстанция.

Проверить архив организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, могут:

• Роскомнадзор, если заподозрит, что персональные данные граждан в организации недостаточно защищены;

• налоговая инспекция (проверяет архив бухгалтерии);

• инспекция по труду (проверяет архив по личному составу),

а также любое другое контролирующее ведомство. Например, работники Минздрава России могут явиться проверять архив частной стоматологической клиники.

Организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов, помимо всех перечисленных выше инстанций, проверяет тот архив, которому организация подведомственна.

Регулярным проверкам подвергаются организации, работающие в тех сферах деятельности, для которых существуют особые правила ведения архивного дела: страховые организации, медучреждения, банки и др.

Так, архивы нотариальных контор в обязательном порядке один раз в четыре года проверяет нотариальная палата.

Не пройти эту проверку нельзя, иначе работникам конторы придется в ближайшем будущем искать другую работу.

Проверяется абсолютно все, начиная от того, какая дверь отделяет архив от остальных помещений, и заканчивая нумерацией листов в томах и точностью указания крайних дат на обложках дел.

Какие документы нужно показать при проверке?

В день проверки нужно приготовить комиссии ряд документов: их будут внимательно просматривать в первую очередь.

Положение об архиве

Если архив организации существует как структурное подразделение, то должно быть и положение о нем. Это необязательный документ (как, например, положение о персональных данных в организации), но проверяющим нужно будет показать, на основании чего работает архив и где описан его функционал.

Положение об экспертной комиссии

Еще одно положение, которое необязательно, но без которого будет тяжело пройти проверку – положение об экспертной комиссии. Проверяющие должны убедиться, что решения об установлении сроков хранения, об уничтожении документов принимаются в организации коллегиально, компетентными должностными лицами, а не секретарем-делопроизводителем.

Номенклатура дел

Проверочной комиссии нужно предоставить номенклатуры дел за период проверки. номенклатуры дел проверяющих не интересует, но большое внимание будет уделено ее оформлению и информации по закрытию.

 Оформление.

Номенклатура дел оформляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[1] (далее – Правила 2015) и Методическими рекомендациями по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях[2] (далее – Методические рекомендации).

На каждый год должна быть своя номенклатура, которая утверждается руководителем организации в декабре предшествующего года (номенклатуру на 2018 год необходимо было утвердить в декабре 2017 года).

В разделах номенклатуры не должно быть белых пятен – резервных индексов, которые так любят оставлять по просьбам коллег составители номенклатур. В Методических рекомендациях (п. 1.1.

1) говорится о двух-трех «резервных (свободных) индексах дел», которые следует оставлять в конце каждого раздела. Но, во-первых, резерв всегда оставляется в конце, а во-вторых, лучше оставить даже не готовые индексы, а пустые строки.

Если новое дело будет заведено, тогда их и заполнят. В середине раздела пустых строк или индексов быть не должно.

 Закрытие. На проверку представляются номенклатуры дел за разные годы, что называется, «в закрытом виде», т.е. с заполненной третьей графой, составленной и подписанной итоговой записью. Эту операцию в архиве нужно выполнять ежегодно.

Организациям – источникам комплектования государственных архивов дополнительно нужно продемонстрировать визы согласования своих номенклатур и итоговых записей к ним с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, а также документы о том, что сведения из итоговых записей были направлены в госархив.

Архивные описи

Обязательные документы в архиве каждой организации, включая и «неисточники», – архивные описи дел: постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу[3].

Если в делопроизводстве организации образуются электронные документы, то список дополняется описями электронных дел постоянного хранения и электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Формы всех описей имеются в Правилах 2015 (приложения № 14–18).

В отличие от номенклатуры дел, где содержится общее количество единиц хранения каждого дела, в описи каждая единица хранения представлена отдельно, с указанием крайних дат и количества листов в ней.

Акты об уничтожении дел

Важнейший документ, спасший от неприятностей не одного генерального директора, – акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Его форма содержится в Правилах 2015 (приложение № 21).

 

[1] Утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

[3] В соответствии с п. 4.12 Правил 2015 организация-«неисточник» как минимум должна представить описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: https://www.profiz.ru/sr/10_2018/gotovim_arhiv_k_proverke/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.