+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Кому можно выдать подотчетные средства

Содержание

Какими способами можно выдать деньги под отчет – НалогОбзор.Инфо

Кому можно выдать подотчетные средства

Подотчетные суммы можно выдать сотруднику двумя способами:

  • наличными деньгами из кассы;
  • при помощи банковской карты.

Выдача подотчетных сумм наличными

Если организация выдает сотруднику подотчетные суммы наличными, деньги для выдачи можно получить:

  • с текущего банковского счета;
  • за счет выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле или при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк.

Это следует из положений пунктов 2 и 3 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

В бухучете в момент выдачи наличных денег под отчет сделайте запись:

Дебет 71 Кредит 50

– выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику из кассы организации

Секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой поручено закупить для организации канцтовары (бумагу, ручки, степлеры и т. д.). На эти цели кассир на основании заявления Ивановой, подписанного генеральным директором, выдал сотруднице 4000 руб.

Выдачу денег под отчет бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет 71 Кредит 50
– 4000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой для покупки канцтоваров.

Использование корпоративной банковской карты

Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление. Денежные средства на карту зачисляются на основании приказа руководителя.

Также рекомендуется утвердить порядок использования корпоративной карты, а учет выданных карт вести в специальном журнале.

При открытии (закрытии) специального карточного счета уведомлять налоговую инспекцию и территориальные отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России не надо.

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. Согласно Инструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»

– выданы сотруднику деньги под отчет.

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику с использованием корпоративной банковской карты

Менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву поручено купить для организации хозяйственные принадлежности (швабру, ведро, салфетки и т. д.). Для оплаты этих расходов 14 марта сотрудник получил корпоративную банковскую карту.

16 марта Кондратьев снял с карточного счета 2000 руб. Это подтверждает банковская выписка за этот день.

https://www.youtube.com/watch?v=eFZGVPH-8sg

Бухгалтер «Альфы» отразил выдачу денег Кондратьеву 16 марта такой проводкой:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – выданы Кондратьеву деньги под отчет для приобретения хозяйственных принадлежностей.

Перечисление денег на зарплатную карту

Ситуация: можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника?

Ответ: да, можно.

Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:

– оплаты командировочных расходов;

– компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554. Хоть последнее письмо и адресовано бюджетным учреждениям, сделанные в нем выводы актуальны для коммерческих организаций.

Некоторые арбитражные суды также не отрицают возможность выдачи подотчетных денежных средств на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г.

№ А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на зарплатный счет сотрудника подотчетные денежные средства.

Эта операция была подтверждена приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты).

Стоит отметить, что в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. В то же время в письме от 24 декабря 2008 г.

№ 14-27/513 Банк России при комментировании расчетов по командировкам указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было.

Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Кроме того, организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Таким образом, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Соблюдение лимита расчетов

Ситуация: должны ли подотчетные лица соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), при оплате товаров (работ, услуг) посредством корпоративной банковской карты?

Ответ: нет, не должны.

Лимит расчетов, установленный указанием Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У, распространяется только на наличные расчеты (п. 1 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Банковская карточка (в т. ч. и корпоративная) является электронным средством платежа и используется при осуществлении безналичных расчетов (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), не нужно.

Налоги и взносы

Для целей налогообложения операцию по передаче денег под отчет рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет.

Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при упрощенке (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Не влияют они и на расчет ЕНВД, этим налогом облагается вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги – это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

НДФЛ с подотчетных сумм тоже не удерживайте. Деньги, выданные под отчет, не увеличивают налогооблагаемый доход сотрудника (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 22 декабря 2003 г. № 27-08/70659). Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием представления отчета об их использовании (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/podotchetnye_summy/kakimi_sposobami_mozhno_vydat_dengi_pod_otchet/59-1-0-1521

Кому можно выдать подотчетные средства

Кому можно выдать подотчетные средства

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Кому можно выдать подотчетные средства». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Денежные средства выданы 22 сентября 2017 г. на срок до 29 сентября 2017 г. В соответствии с инструкцией по порядку расчетов с подотчетными лицами для возврата неизрасходованных сумм отводится пять рабочих дней с момента окончания срока, установленного для представления авансового отчета.

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. Согласно Инструкции к Плану счетов, суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

Как выдавать подотчетные суммы директору компании

Обратите внимание, когда в кассе на конец дня осталась большая сумма денег, многие организации выдают деньги под отчет. Налоговики знают об этой уловке и начисляют штраф по части 1 статьи 15.1 КоАП за накопление денег в кассе сверх лимита. Как показывает практика, отменить штраф в суде не получится. Эксперты «Зарплаты» подготовили рекомендации, как не спорить с налоговиками.

Руководитель организации сам выбирает порядок контроля за хозяйственными операциями и за выдачей денег подотчетным лицам (п. 3 ст. 6 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Своим приказом руководитель ограничивает список сотрудников, имеющих право получать подотчетные деньги. Подобный список не рекомендуется делать частью приказа об учетной политике.

Руководитель должен подписать заявление. Далее бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер (КО-2).На основании этого документа кассир, по предъявлению паспорта сотрудником, выдает ему наличные деньги.

Ордер подписывается кассиром и получателем. Операция должна быть отображена в кассовой книге.

Кроме того, организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Приведем пример формулировки, которая позволит выдавать сотруднику подотчетные средства не опасаясь проверяющих органов: «выдать О.П.

Менеджеру ООО «Альфа» Кондратьеву А. С. поручено купить для организации хозяйственные принадлежности (швабру, ведро, салфетки и т. д.). Для оплаты этих расходов 14 марта сотрудник получил корпоративную банковскую карту.

В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно. В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

Главное, чтобы в назначении платежа была указана цель перевода денег, иначе эта сумма может быть расценена налоговиками как заработная плата.

Для упрощения работы в некоторых компаниях издают приказ об утверждении списка лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет. Образец такого приказа вы можете скачать по ссылке ниже.

Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс. Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев.

Сотрудник тратит деньги и в течение трёх дней приносит авансовый отчёт по потраченным деньгам. К отчёту прикладывает документы, которые подтверждают расходы. Например, при покупке канцтоваров — кассовый и товарный чек.

Длительное, ничем не обоснованное нахождение денег у подотчетных лиц, может расцениваться при проверках как доход этого работника, особенно в конце года. Такой доход облагается всеми налогами как заработная плата. Предприятие должно вернуть неизрасходованную сумму аванса удержанием с зарплаты, при этом сотрудник не должен возражать.

Ни одна организация не обходится без выдачи средств сотрудникам для различных целей. Это могут быть командировки или представительские расходы.

Основанием для выдачи из кассы подотчет денежных средств является один из следующих документов:

  • заявление работника, на котором стоит виза директора, содержащая размер выдачи, а также срок, на который разрешено выдать;
  • приказ руководителя о выдаче средств подотчет.

Деньги ООО нельзя просто взять и потратить, даже на благо компании. Оплачивайте покупки с расчётного счёта или выдавайте сотрудникам. В последнем случае вы, на бухгалтерском языке, «выдаёте деньги под отчёт». Мы поможем правильно это оформить и разобраться, что делать, если сотрудник потратил больше или положил деньги в карман.

В избранноеОтправить на почту Можно ли выдавать в подотчет не сотруднику деньги на совершение покупок, необходимых для компании? Ответ на этот вопрос дается в разъяснениях и нормативных указаниях, изданных Банком России. Изучим их подробнее. Кто может получить деньги организации под отчет? Как выдать деньги под отчет подрядчику? Кто может получить средства под отчет в безналичной форме?

Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз.

Подотчет — это аванс, выданный сотрудникам для выполнения служебных поручений, о расходовании которого придется отчитаться. Например, о праве компаний выдавать кассовую наличку в подотчет говорится в пункте 2 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

Перед выдачей средств кассир обязан проверить полученный расходник, а также удостовериться в личности подотчётного лица, затребовав паспорт или иной документ.

Выбранный вариант следует закрепить в отдельном документе (положении о расчетах с подотчетными лицами) или в учетной политике.

Дело в том, что нередко бывают случаи найма недобросовестных подрядчиков, которые зная, что не числятся в компании и с них никаких средств удержать не могут, попросту не выполняют обязательства по предъявлении отчёта по затратам, из-за чего в бухгалтерии фирмы возникают проблемы.Что делать в этом случае?

Аванс, выдаваемый работнику для осуществления необходимых организации служебных поручений, о расходе которого нужно отчитаться признается подотчетом.

Как правильно выдать деньги в подотчет в 2018 году

Не всегда расходы организации оплачиваются средствами со своего расчетного счета. В некоторых случаях может потребоваться выдать денежные средства работнику в подотчет. Деньги переводятся на карту. Второй способ – выдача сотруднику для выполнения служебного задания корпоративной банковской карты.

БАС бугалтер, Авансовый отчет – это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетным сумм с приложением оправдательных документов. С 1 января 2013 года Минфином Республики Казахстан введена новая форма авансового отчета — форма Т-3.

При покупке товара у ИП, работающему по патенту, желательно иметь копию свидетельства ИП, копию патента, товарный чек с указанием наименования, стоимости товара и отметки, что товар оплачен, с подписью продавца. Если товар приобретен у ИП на рынке, то необходимо приложить закупочный акт.

Если у физлица отсутствуют документы, подтверждающие факт личного имущества, то ИПН все же следует удержать. Ограничение по наличным расчетам между юридическими лицами в размере 1000 МРП не относится к физлицам. Поэтому сумма сделки с физлицом за наличный расчет может быть любой. Авансовый отчет подтверждает факт оплаты и расхода денег подотчетным лицом.

Прошу выдать денежные средства в размере 5 000 (пяти тысяч) рублей для приобретения моющих средств на срок до 18.09.2017 включительно.

Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Срок, на который выдаются денежные средства, должен быть указан в приказе на выдачу денежных средств или в заявлении подотчетного лица за подписью руководителя.

Порядок выдачи подотчетных сумм в 2019 году

Инструкция для подотчетных лиц – удобный локальный нормативный акт работодателя, который подскажет работникам, как выдать деньги под отчет, в какие сроки и как отчитаться по ним, какие подтверждающие расходы должны быть и какие к ним предъявляются требования.

С 19 августа 2017 года для выдачи денег под отчет сотрудникам организации необязательны заявления. А деньги вправе получить даже те подотчетники, кто не отчитался по предыдущим авансам. Изменения в кассовый порядок Центробанк утвердил Указанием от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

Бухгалтеры часто допускают роковую ошибку, не оформляя возврат денег в кассу предприятия. Еще чаще сотрудники просто не возвращают средства по незнанию или специально.

Организация вправе выдать подотчет только собственным работникам — тому, с кем заключен трудовой договор либо ГПД. Это следует из пунктов 5 и 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У и подтверждено письмом Банка России от 2 октября 2014 № 29-1-1-6/7859.

При выдаче под отчет денег ИП, работающим по гражданско-правовым договорам, рекомендуем соблюдать лимит расчетов наличными.

Недавние изменения в законодательстве несколько упростили работу бухгалтеров с подотчетными средствами. Мы разобрались, в чем заключаются преимущества. Читайте, какой порядок выдачи подотчетных сумм действует в 2019 году.

До недавнего времени для получения подотчетных денег сотруднику нужно было написать заявление. Но с 19 августа 2017 года делать это необязательно. Получать теперь подотчетные деньги могут даже те работники, которые по предыдущему авансу еще не отчитались. Такие изменения содержатся в Указаниях Центробанка №4416-У.

Деньги под отчет: как потратить и отчитаться

Перечисление средств на корпоративную карту Альтернативой зарплатной карте является корпоративная. На нее можно перечислять средства под отчет сотрудникам.

Датой возникновения у работника дохода будет считаться день, когда работодатель простил работнику долг в виде выданных под отчет денег. Если работодатель обратился в суд, чтобы вернуть неизрасходованные подотчетные, датой возникновения у работника дохода будет считаться день, с которого взыскание долга стало невозможным.

Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными. Но для компании будет все же не лишним оформить один из этих документов.

Источник: https://911avtorazbor.ru/transportnoe-pravo/3365-komu-mozhno-vydat-podotchetnye-sredstva.html

Как выдать денежные средства под отчет сотруднику юридического лица? | IT-компания Простые решения

Кому можно выдать подотчетные средства

Деньги ООО нельзя просто взять и потратить, даже на благо компании. Оплачивайте покупки с расчётного счёта или выдавайте сотрудникам. В последнем случае вы, на бухгалтерском языке, «выдаёте деньги под отчёт».

В этой новости поможем правильно это оформить и разобраться, что делать, если сотрудник потратил больше или положил деньги в карман.

Зачем компании выдают деньги под отчёт

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.

  • Хозяйственные и производственные нужды: покупка товаров, работ, услуг для компании.
  • Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.
  • Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.

Кому можно выдать подотчётные деньги

Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

Как выдать деньги под отчёт наличными

  1. Директор издаёт приказ. Закон не ограничивает суммы и сроки — главное, указать их. Если срока нет — налоговая считает, что деньги выданы на день. Пишите приказ внятно: «Выдать А. А. Александрову 5 000 рублей на покупку 20 папок для документов и 5 пачек бумаги для принтера».

    Расплывчатые формулировки приведут к штрафу 50 000 рублей.

  2. Директор или бухгалтер выдаёт наличные сотруднику и подписывает расходный кассовый ордер (РКО).
  3. Сотрудник тратит деньги и в течение трёх дней приносит авансовый отчёт по потраченным деньгам.

    К отчёту прикладывает документы, которые подтверждают расходы. Например, при покупке канцтоваров — кассовый и товарный чек.

  4. Директор или бухгалтер подписывают авансовый отчёт.

Если деньги остались, сотрудник обязан вернуть их.

При возврате в кассу оформите приходный кассовый ордер (ПКО).

Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку. Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

Как выдать деньги под отчёт безналом

Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.

В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно. В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

Что, если нет подтверждающих документов

Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:

  • Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
  • Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на ЕНВД и УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.

Что, если сотрудник не возвращает деньги

Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты.

Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс. Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев.

Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью.

Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя. Обращайтесь в суд.

Что, если месяц прошёл, а вы не успели издать приказ о взыскании денег

Остался единственный способ — обратиться в суд.

А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.

Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.

Как простить подотчётные сотруднику

Подпишите с сотрудником договор дарения денежных средств. Удержите из зарплаты 13% НДФЛ с суммы свыше 4 000 рублей. Подарки на 4 000 рублей не облагаются НДФЛ.

Чем рискует директор, если не возвращает подотчётные

К подотчётным для директора относятся подозрительно: это популярный способ вывода денег из ООО. Налоговая может не дожидаться истечения срока исковой давности и начислить налоги. Юридически это неправильно: пока срок исковой давности не истёк, деньги не перешли в собственность сотрудника и не являются доходом. Но доказывать свою правоту придётся в суде.

Если директор регулярно берёт и возвращает подотчётные без видимого результата — налоговая сочтёт подотчётные беспроцентным займом. Займы под 0% выгоднее, чем в банке, поэтому облагаются налогом.

Что, если сотрудник купил товар для компании и хочет получить компенсацию

При подотчёте сотрудник получает аванс и отчитывается по расходам. Когда сотрудник сначала покупает товар, а потом просит деньги — это не подотчёт. Поэтому авансовый отчёт не нужен.

Пусть сотрудник напишет заявление о компенсации расходов, а директор издаст приказ и перечислит деньги.

Иногда налоговики переквалифицируют компенсацию расходов в договор купли-продажи: будто бы сотрудник купил товар и перепродал компании. Будет сложно доказать, что сотрудник действовал в интересах компании.

Налог платить не придётся, потому что физлица имеют право на вычет до 250 000 рублей за перепродажу имущества. Сотрудник сдаст декларацию и отразит в ней вычет. Но, возможно, у него были другие планы на вычет.

Поэтому оформлять подотчет безопаснее, чем получать компенсацию.

Полезно запомнить

  • Компания может оплатить товары или услуги сама или при помощи сотрудника. Сотрудник получает подотчётные деньги, выполняет задание компании и отчитывается о расходах.
  • Получите от сотрудника авансовый отчёт и документы, подтверждающие расходы. Если он потратил меньше денег — возвращает компании, если больше — получает компенсацию.
  • На УСН «Доходы минус расходы», спишите потраченные подотчётные в расходы. На ЕНВД и УСН «Доходы» тоже оформляйте документы правильно, иначе налоговая начислит НДФЛ.
  • Если сотрудник оставил подотчётные себе, в течение месяца издайте приказ об удержании из зарплаты. При больших суммах попросите сотрудника написать заявление.
  • Обратитесь в суд, если не успели издать приказ за месяц или сотрудник не согласен на удержания.
  • Налоговая подозрительно относится к подотчётным директора: она может счесть их доходом или беспроцентным займом. В обоих случаях вам доначислят налоги.
  • Получайте подотчётные, а потом покупайте для компании. Делать наоборот — рискованно.

Источник: https://pro126.ru/news/detail/index.php?ID=1586

На какой срок выдается подотчетная сумма. в какой срок нужно отчитаться за подотчетные средства. как

Кому можно выдать подотчетные средства

Статьи о бухучете и справочная информация

На сколько дней могут выдаваться подотчет денежные средства

Наличные денежные средства, выдаваемые под отчет на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов, могут выдаваться только определенному кругу лиц, список которых утверждается руководителем.

Значит, в обязательном порядке в бухгалтерской службе организации должен быть приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет.

Срок, на который могут выдаваться суммы, на хозяйственные расходы законодательно не ограничен, однако, такие сроки организация обязана устанавливать самостоятельно и закреплять это положение соответствующим приказом.

на любой срок утвержденный приказом

вообще остаток подотчета возвращается в кассу в день выдачи, но можно сделать приказ и прописать другие сроки возврата подотчета, например месяц, 2 месяца, год.. . как вам угодно (т. е на любой срок)

непомню в каком, но в нормативном акте консультанте я читала что до 90 дней календарных! вообще считаю: надо в рамках ЭТОГО приказом утвердить такой срок или другой-а потом по сроку просто делать запись о возврате и следующей по дате выдаче денежных средств-тогда не будет нарушена кассовая дисциплина, ну и суммы разумеется адекватные наберите в консультанте-плюсе горячую линию в вашем городе по телефону!

а на любой дорогой ты наш Онатолий

Согласен с предшественницей.

Но по закону, на практике сумма может не отдаваться сколько угодно. Как вы можете видеть из Порядка о штрафе там ничего не написано. -:)

Этот срок должен отражен в приказе » О подотчетных лицах, который издается в начале каждого года

Нормативная база уже не действует которой Вы руководствуетесь.

С какого дня считать выдачу в подотчет на 3 дня

Внимание: если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги сотруднику под отчет (он еще не отчитался по предыдущей сумме), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение правил ведения кассовых операций.

Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны в ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится.

Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает. Такой вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010, Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г.

№ А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1). Особые правила установлены в отношении командировочных расходов.

В какой срок нужно отчитаться за подотчетные средства

«б» п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). При этом иностранный гражданин признается резидентом, если он имеет статус постоянно проживающего или лица без гражданства.

Нерезидентами являются граждане, имеющие статус временно пребывающих или временно проживающих. Такой вывод позволяет сделать подпункт «б» пункта 6 и подпункт «а» пункта 7 части 1 статьи 1 Закона от 10 декабря 2003 г.
№ 173-ФЗ.

Российская организация является резидентом России (подп.

Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году: главные правила

Распоряжение должно содержать такую информацию:

  • перечень лиц, которым полагается выдача подотчётных средств;
  • должности сотрудников;
  • суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
  • срок использования средств;
  • дата подачи авансовой отчётности.

Скачать образец заявления о выдаче аванса под отчет Все сотрудники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, должны в обязательном порядке ознакомиться с приказом и поставить свои подписи, тем самым подтверждая факт того, что они прочитали распоряжение и дают согласие на получение средств. Также с данными лицами обязательно заключается договор о материальной ответственности и только после этого они могут отправляться в кассу для получения наличности.

Срок подотчета

Объясняется это тем, что выданные суммы – аванс. А организация вправе удержать из заработка сотрудника невозвращенный аванс, выданный ему на служебные цели (ст. 137 ТК РФ).

Заявление на выдачу подотчетных сумм Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена.

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет.
Руководитель организации должен подтвердить свое согласие на выдачу денег, поставив на заявлении свою подпись и дату.

По новым правилам, с 1 июня 2014 года руководителю организации не нужно делать на заявлении собственноручную запись о том, какую сумму и на какой срок выдают наличные (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В какие сроки нужно отчитываться по подотчетным суммам

О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Можно ли выдавать деньги под отчет на длительные сроки? Закон не запрещает выдавать деньги подотчетникам не только на несколько дней или месяцев, но и на несколько лет.

При этом стоит понимать, что чрезмерно длительные сроки нахождения средств у подотчетника должны быть обоснованы производственной необходимостью, а сами средства — потрачены на целевые расходы.

В противном случае возможен риск переквалификации контролирующими органами подотчетных сумм в доход или беспроцентный заем, что влечет за собой необходимость удержания с доходов (или материальной выгоды) НДФЛ.

Оспорить такую переквалификацию можно будет только в судебном порядке. При этом арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна и во многом зависит от условий, сопутствующих той или иной конкретной ситуации с участием подотчетных средств.

Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?

  • оплата служебных поездок (командировка);
  • наём жилья сотруднику за счёт фирмы;
  • на приобретение товарно-материальных ценностей;
  • представительские расходы;
  • оплата работ и услуг, выполненных для организации;
  • покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и пр.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями.

Как происходит выдача денег в подотчёт

При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.

Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.

Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц.

Источник: https://bibirev.ru/na-kakoj-srok-vydaetsya-podotchetnaya-summa-v-kakoj-srok-nuzhno-otchitatsya-za-podotchetnye-sredstva-kak/

Новый порядок выдачи подотчетных сумм в 2020 году

Кому можно выдать подотчетные средства

С 2020 года бухгалтеры должны выдавать работникам деньги в подотчет по новому порядку. Старый порядок использовать нельзя. Редакция журнала «Упрощенка» подготовила ответы на все вопросы, а также образцы документов на подотчет с учетом изменений-2020.

Новые правила подотчета в 2020 году

С 2020 года используйте новые образцы документов:

В 2020 году организация вправе закупать товары, работы и услуги любым способом. Например, заключив договор с поставщиком или выдав деньги подчиненному лицу для закупки. Приобретение через работника — это и есть выдача средств под отчет. То есть, сотрудник получает определенную сумму на конкретную цель. А выполнив поставленную задачу — подчиненный обязан отчитаться о затратах.

Расчеты с подотчетниками регламентированы в Указаниях Центробанка РФ № 3210-У. За последнее время правила корректировали несколько раз. Обозначим ключевые нормативы с учетом изменений – 2020 в специальной таблице:

Правило

Норматив на 2020 год

Кому можно выдать деньги подотчет

Подотчетные средства можно выдать только работнику компании. То есть, тому лицу, с которым организация заключила официальный договор. Например, трудовой или договор ГПХ.

Важно! Руководство вправе закрепить перечень работников, которые являются подотчетными лицами. Список следует оформить отдельным распоряжением руководства.

Основание для выдачи

Чтобы выдать деньги достаточно письменного заявления работника, в котором прописываются цели и назначение подотчета.

Напомним, что до недавнего времени для получения средств в подотчет, было необходимо оформить два документа: заявление от работника и приказ руководителя.

Цели и назначение

Полученные средства допускается тратить только на конкретные цели, обозначенные в заявлении. Например, это могут быть командировочные расходы, закупки для административно-хозяйственных нужд организации и прочее.

Наличие задолженности

Если за работником числится непогашенный подотчет, то выдать ему новый не запрещено. Бухгалтерии важно следить за соблюдением сроков предоставления авансовых отчетов работникам.

Напомним, что ранее выдать новый подотчет было нельзя до тех пор, пока работник не отчитается по первоначальному. Теперь такого правила нет.

Оформляем выдачу

В 2020 году можно выдать деньги из кассы оформив электронный расходный ордер. Раньше такой возможности не было. Компании выписывали бумажные РКО.

Максимальная сумма

Ограничений в законодательстве нет. Руководство может выдать любую сумму денег в подотчет. Также директор вправе установить ограничения по авансовым расчетам отельным приказом.

Напомним, что ограничение в 100 000 рублей по наличным расчетам в рамках одного договора действует. Положения распространяются и на расчеты через подотчетника.

Сроки выдачи

Срок, на который организация выдает деньги подотчет устанавливается в индивидуальном порядке. Конкретный период времени следует закрепить в письменном заявлении. Руководство компании вправе установить ограничение по максимальному сроку, на который выдается подотчет.

Отчетность

По истечению срока подотчета, работник обязан предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие понесенные затраты. Либо вернуть денежные средства в полном объеме.

Отчетность по подотчетным деньгам — это авансовый отчет, а также чеки, квитанции и иные БСО, подтверждающие затраты работника.

Важно! Принять только товарные чеки или билеты в качестве подтверждения затрат уже нельзя. В обязательном порядке требуется фискальный чек или БСО, который отвечает последним изменениям закона № 54-ФЗ.

Так, в чеке, при закупке через подотчетника, обязательно должны быть реквизиты организации-работодателя (ИНН и наименование).

Для подтверждения транспортных расходов в командировке одного проездного билета не достаточно. Нужны кассовые чеки. Исключение — оплата билетов в общественном транспорте.

Срок сдачи отчетности

По общим требованиям, работник обязан отчитаться о подотчетных сумма в течение 3 рабочих дней, с момента окончания срока выдачи подотчета. Но компания может установить и более короткий срок сдачи отчетности. Например, один день.

А вот продлить срок компании не вправе.

Порядок выдачи и получения денег в подотчет в 2020 году

Вести подотчет и заполнять авансовый отчет в несколько кликов удобно в программе БухСофт. Программа подготовит все отчеты быстро и с учетом всех изменений.

Подотчет онлайн в программе БухСофт

При направлении работника в командировку придется оформить приказ, либо иное распоряжение руководства о командировании. Для иных целей приказ теперь не обязателен. Но компания вправе оформить распоряжение на выдачу подотчетных средств.

Целью подотчетного аванса могут быть разные затраты. Но общий порядок получения средств таков:

  1. Определяем цель, сумму и срок подотчета.
  2. Составляем письменное заявление на имя руководителя. Документ оформляют в произвольной форме. Главное, чтобы бумага не содержала размытых и не четких формулировок. Только конкретные цифры, задачи и сроки. Иначе у контролеров могут возникнуть вопросы.
  3. Получаем резолюцию. Необходимо согласовать подотчет с руководителем. Начальство рассмотрит обращение работника, оценит ситуацию и примет решение. Директор вправе отказать в авансе, или, например, может уменьшить сумму, если сочтет расходы завешенными. Также гендир вправе сократить срок выдачи подотчета. Например, если работник требует на закупку канцелярских товаров целую неделю. Начальник может сократить срок до трех рабочих дней.
  4. В бухгалтерии работнику выдаем денежные средства по согласованному заявлению. Деньги могут выдать из кассы наличными, кассир оформит расходный кассовый ордер. Подотчет можно перевести на банковскую карту сотрудника или на корпоративную карту. В таком случае, перевод оформляется платежным поручением.
  5. Работник расходует деньги на установленные цели, сохраняет все чеки, квитанции и БСО.
  6. По истечению трех дней с момента окончания срока выдачи подотчета работник подает в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы.

Важно! В 2020 году допускается использовать электронные чеки в качестве подтверждения. Например, если закупка оформлялась через интернет, и продавец прислал электронный БСО об оплате. Достаточно распечатать электронный чек и предоставить его вместе с отчетом в бухгалтерию. Главное, чтобы фискальный документ соответствовал требованиям закона № 54-ФЗ.

Если у работника остались деньги, то их следует вернуть в кассу вместе с авансовым отчетом. Проследите, чтобы кассир оформил приходный ордер, и выдал вам квитанцию по приемке налички.

Бывают ситуации, когда подотчетник израсходовал собственные средства на закупку. Например, при планировании суммы не был учтен НДС. В этом случае организация должна возместить перерасход: выдать деньги из кассы или перечислить на карту.

Как составить заявление на подотчет

Письменное заявление на подотчет — это основной документ, на основании которого работнику будет предоставлен аванс. Если бумагу составить неверно, или допустить существенные ошибки в оформлении, то в средствах могут отказать.

Унифицированной формы для заявления не предусмотрено. Но чиновники обозначили ключевые требования к документу.

Так, заявление на выдачу денег подотчет должно раскрывать следующие позиции:

  • сумма, требуемая в подотчет;
  • цель, на что будут потрачены деньги;
  • срок, в течение которого работник выполнит поставленную задачу.

Заявление должно быть согласовано с руководителем. То есть, на документе в обязательном порядке должна присутствовать подпись директора и дата согласования. Без визы руководства выдавать аванс сотруднику нельзя.

Компания вправе установить в своей учетной политике, что выдача денежных средств в подотчет производится только на основании приказа руководства. В таком случае, на основании письменного заявления придется оформить приказ.

Как выдать подотчетные деньги

Работник обращается за авансом в бухгалтерию. Способ предоставления средств в подотчет выбирает сама фирма. Допускается выдавать наличные из кассы, либо перечислять деньги на карты. Причем это может быть не только зарплатная карта подчиненного, но и корпоративная. Это карта, которая оформлена специально для таких операций.

Кассир выписывает расходный кассовый ордер. Для этого используется унифицированный бланк КО-2. Расходник должен быть подписан не только кассиром, но и главбухом и гендиректором.

С 2020 года разрешено ведение кассовых документов в электронном виде. Если оформляете электронный РКО, то заверьте его усиленными цифровыми подписями ответственных лиц.

Для безналичного расчета бухгалтер оформляет платежное поручение. Заполняется стандартная форма ОКУД 0401060. Важно указать в платежном поручении, что средства перечисляют в подотчет. Для этого в поле 24 «Назначение платежа» укажите, что транш является подотчетным.

Как составить авансовый отчет

Отчитаться за полученный подотчет нужно по установленной форме. Бланк авансового отчета утвержден Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Учтите, что организация вправе применять самостоятельно разработанный шаблон.

Авансовый отчет заполняет сам работник, который получил деньги в подотчет. Документ можно оформить на бумаге от руки, или составить в электронном виде. В бланке указывается наименование организации, сведения о подотчетнике (ФИО, должность). Обязательно указывается цель и основание для выдачи аванса. В табличной части расписываются сведения о полученном авансе и произведенных тратах.

Отчет сдайте в бухгалтерию в течение трех рабочих дней, с момента завершения срока подотчета. Если авансовый отчет не предоставлен вовремя, то руководитель вправе принять решение об удержании сумм из заработной платы. На это у работодателя есть один календарный месяц.

Подпишитесь на “Упрощенку” на полгода, а читайте 12 месяцев!

До 23 декабря действует самая выгодная акция при подписке на журнал “Упрощенка” — годовая подписка по цене полугодия. Торопитесь оплатить счет. Подарок за подписку — книга “Упрощенка. Годовой отчет 2019”.

16 декабря — последний день акции

Источник: https://www.26-2.ru/art/355289-poryadok-vydachi-podotchetnyh-summ

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.