+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как правильно прошить пронумеровать и заверить документы

Содержание

Сшивка документов для налоговой – алгоритм сшивания, требования налоговой, основные ошибки, сопроводительное письмо + видео

Как правильно прошить пронумеровать и заверить документы

Финансовые документы – бумаги с важной информацией, зарегистрированные должным образом. Они представляют ценность для учреждений или предприятий. Для правильного оформления и хранения их подшивают определенным образом. Минфин выпустил рекомендации по сшиванию бумаг нитками в архив и для налоговых органов. К процедуре предъявляют определенные требования.

Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы. Существует несколько способов:

  • лично, представителем;
  • заказным письмом;
  • в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.

Способ представления организация выбирает сама. Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий. Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления. Это возникает при обнаружении несоответствия сведений.

Заверенные копии сшивают определенным образом.

Сроки предоставления документов

Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку.

Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки. По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика.

ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.

При встречной проверке срок сокращают до 5 дней. Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства.

Зачем сшивать

Точных инструкций по сшиванию документов не существует, но в каждом учреждении предусмотрены специальные нормы. Это помогает избежать потери важных документов и быстро найти нужную информацию среди множества бумаг.

Подавать сшитые документы следует в следующие организации:

  • при отчетности в налоговые органы;
  • при передаче дел в суде;
  • при сдаче документов в архив;
  • при подаче на участие в тендерах;
  • при передаче в банк заверенных копий бумаг.

Для сшивания потребуются инструменты:

  • степлер и скобы;
  • иголка, шило и нитки;
  • специальные механические устройства.

Сшивают документы, общий объем которых более одной страницы.

Как видно, существует несколько вариантов сшивания. Однако в некоторые учреждения требуют использование только ниткой. Это является мерой безопасности: заменить сшитые листы, закрепленные печатью, невозможно.

Требования к сшиванию

На сегодняшний день нет одной инструкции по сшиванию документов. Однако в нормативных документах существует описание оформления для различных учреждений:

  • Приказ Росархива №76. Методические рекомендации по делопроизводству в исполнительной власти, федеральных органах.
  • ГОСТ Р51141-98. Методические рекомендации по разработке инструкций делопроизводства.
  • Требования №110 26.02.2004. Нормы при регистрации предприятия.
  • Методические разъяснения по заполнению документов при регистрации юрлица (третий абзац первой статьи).
  • Типовая инструкция делопроизводства. Правила и нормы оформления бумаг.
  • Инструкция ЦБ. Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.
  • Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.

Разница между сшиванием оригиналов и копий в том, что концы ниток в стопки с копиями не заклеивают бумагой и не ставят печать. исключением будет для налоговых проверок.

Оформление в архив

Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:

  1. наименование документа;
  2. дату составления описи;
  3. небольшую аннотацию;
  4. опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
  5. количество листов прописью и цифрами;
  6. подпись делопроизводителя.

Составление документа будет поэтапное:

  • Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой. Создают обложку и номеруют все листы.
  • Сшивание. Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды. Нитки завязывают на крепкий узел.
  • Заверение. После создания единого документа его заверяют подписью руководитель и делопроизводитель.

Нумерация страниц не допускает исправлений. При пропуске страниц можно использовать нумерацию из цифр и букв при разрешении принимающей документы организации.

Особенность сшивания для налоговых органов

Налоговая служба является серьезным органом, требующим регулярных отчетов. Она имеет право самостоятельно проверить всю предоставленную документацию на правильность оформления и оригинальность.

Налоговый инспектор будет требовать только заверенные документы. Все копии обязаны быть точными дубликатами оригинала и содержать заверяющие реквизиты, имеющие силу в юридическом аспекте.

Копии прошивают аналогично оригиналам.

Некорректно сшитые документы любые службы откажутся принимать.

Число страниц в одном сшитом документе не должно превышать 150 листов. Нумерации начинается с первого листа и идет непрерывно по всему документу. Прошивают в 2 или 4 слоя.

Связанные нитки прикрепляют листком на заднюю часть документа, который закрывает узел и место прошивки. Наклейка должна быть небольшой – до 5х5 см.

На ней обязательно ставят заверительную подпись, объем страниц, ФИО руководителя и печать организации.

В налоговые органы вместе с шитыми бумагами подают сопроводительное письмо с подробным указанием содержания и количеством бумаг.

Сшивание нитками

Важность процесса сшивания в том, что оно определяет корректность оформления документов. Делопроизводитель должен знать все процессы, которые будут происходить с шитыми бумаги. Специалист должен пройти курс дисциплины «Документоведение». Она ознакомит с важными нюансами и позволит без опасений заниматься делопроизводительными процедурами.

Большинство предпринимателей сталкиваются с особенностями ведения документов впервые. Однако разобраться и научится самостоятельно вполне возможно.

Рассмотрим порядок сшивания нескольких листов. Понадобятся:

  • игла;
  • шило;
  • клей канцелярский;
  • шпагат, капроновая нить;
  • чистый лист бумаги.

Наиболее распространенным является сшивание на три отверстия. Технология не является нововведением. Еще с древних времен книги и бумаги сшивали при помощи нити и иголки. Сегодня прошивка не изменилась.

Начинают с проделывания трех отверстий. Для этого используют шило или дырокол. Отверстия должны быть отнесены от левого края на 2 см. Для прошивания берут большую и толстую иглу – «цыганскую». Обычные иглы быстро сломаются.

В иглу вдевают нитку 40 см. Если соблюдать последовательность, то ее хватит на два прошива. Это исключит протирание ниток во время длительного хранения или частых перемещений. Иглу вводят с задней стороны.

  • Прошивают снизу в отверстие посередине. Обязательно оставляют края (более 10 см) для дальнейшего связывания после прошивки.
  • Выводят иглу на лицевую часть, продев в среднее отверстие, и втыкают в верхнее отверстие, выводя нить на обратную сторону.
  • Проводим нить к дальнему отверстию по обратной стороне документа мимо среднего отверстия, вкалываем иглу, высовывая нитку на лицевую сторону.
  • Возвращают иглу с ниткой в среднее отверстие, с которого начинали прошивать.
  • Повторяют все операции еще раз.
  • С тыльной стороны связывают двойным узлом два конца нити.
  • Наклеивают на узелок небольшой листочек и заверяют документ подписями и печатями.

Наклейка и кончики ниток оставляют для того, чтобы было видно завязанный узелок.

Ошибки при сшивании

Наиболее распространены три ошибки:

  1. Заклеивают узелок обычной бумагой. Для этого должна быть специальная заверительная бумага – папиросная. Она позволяет видеть наличие и целостность узелка.
  2. Документы оформляют не по правилам. Готовить документы к подаче налоговым органом следует опытному человеку, неправильное оформление будет причиной возврата бумаг.
  3. Применение любого клея: карандаш, ПВА и др. Обязательное условия подшивки для налоговых органов – использовать для приклеивания заверительной бумаги канцелярский клей.

Многостраничные документы должны отвечать следующим требованиям:

  • хорошо читается содержание, визы, даты;
  • со всех листов легко делаются копии;
  • прошивка не разлетается при чтении;
  • страницы имеют последовательную нумерацию с первого листа, указано их общее количество;
  • на обороте последнего листа или отдельном листе стоит заверительная подпись и поставлена печать.

Виды сшивания

Документы можно сшивать различным образом. Отличие будет заключаться в количестве отверстий:

  • Сшивание на 3 дырки используют для бумаг в налоговую службу и архив. Расстояние между дырочками должно быть 3 см. Сперва пробивают среднее отверстие, а уже от него отмеряют расстояние и пробивают еще два крайних. Переворачивают стопку и продевают нитку в среднее отверстие, оставив кончик на первой странице. Нитка должна идти далее в следующей последовательности: верхнее отверстие – нижнее – среднее. Далее кончики связывают и заклеивают.
  • Сшивание на 4 дырки применяют для регистрационных документов предприятия. Расстояние между отверстиями 1,5 см. После пробивания отверстий бумаги переворачивают тыльной стороной. Нитка должна проделать следующий путь: нижнее отверстие – крайнее нижнее отверстие – второе нижнее отверстие – второе верхнее – крайнее верхнее – второе верхнее. Завязывают узелок и заклеивают бумагой.
  • Сшивание на 5 дырок для бухгалтерской документации со сроком хранения более 10 лет. Прошивают бумаги подобно предыдущему методу – змейкой.

При прошивке строго соблюдают симметричность и вертикальность. Стежки должны быть ровными, а для этого все отверстия отмечают ровно под линейку. Завершающим этапом будет связывание нити одним крепким двойным узлом. Свободные края заклеивают.

На прошитых листах должны быть видны все визы, даты, а инспектор смог легко читать весь текст.

Где сшить документы

Сшивание является достаточно сложной и важной задачей. Если в штате нет документоведа, который знает все правила оформления и имеет опыт в сшивании, то можно обратиться в стороннюю организацию. Таких специалистов можно найти в типографии или архиве. Конечно, за их услуги придется заплатить, но работа будет выполнена качественно и быстро.

Сшивать листы лучше свободно, чтобы они легко открывались и можно снять с них копии.

Заверение документов для налоговой

Для налоговых органов заверять каждый лист не требуется. Достаточно поставить подписи на обратной стороне все прошивки.

Налоговая служба в любой момент имеет право запросить документы на проверку. Согласно ст. 93 НК предоставляют заверенные копии. Но там нет четкого указания в заверении и оформлении прошивки.

Ранее чиновники требовали визировать каждый лист подшивки, а подписи ставили только на многостраничных документах.

Однако с конца 2015 года Минфин разрешил использовать одну подпись для заверки подшивки в налоговую службу.

За границы наклейки должны выступать только концы ниток. На ней делают надпись «Все верно, пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью».

Запись дополняют количеством листов в цифровой и прописной форме, должностью визировавшего копию сотрудника, подпись и расшифровку к ней, дату заверения. Если используется печать, то она должна захватить края наклейки, дату и подпись.

Сегодня продаются готовые наклейки с требуемым текстом. Работнику только останется проставить от руки число листов, подпись и дату.

Если в компании используется печать, то копии можно заверить ей. Некоторые организации используют факсимильную подпись для ускорения процесса. Однако ГОСТ допускает только личную подпись, инспектор вправе оштрафовать за каждую по 200 рублей.

Налоговые органы не имеют право требовать нотариальную заверку каких-либо бумаг.

Последовательность проставления реквизитов заверения не зафиксировано в законодательных актах, но существует ряд дополнительных моментов:

  • Право на заверку копии имеет только руководитель организации или уполномоченное должностное лицо, работающее в организации. Даже доверенность на право удостоверения верности копии на имя стороннего лица не позволяет формально ему заверять подписью копии документов от имени компании.

Для того чтобы работник получил полномочия на заверение, их прописывают:

  1. во внутренней документации (приказ, инструкция и др.);
  2. в доверенности;
  3. в трудовом договоре, так как заверка не только право, но и обязанность.
  • Делают отметку о местонахождения подлинника. Копию документов организации можно заверять, только если в ней хранится оригинал. Например, неправомерно заверять учредительные документы другой организации в сторонней компании.
  • Верность копии свидетельствуют подписью уполномоченного лица и печатью, если она имеется.

Сопроводительное письмо

Сшитые бумаги направляют с сопроводительным письмом. В нем указывают, на какое требование организация направляет документы, число подшивок и количество листов в каждой. Если не сделать этого, то высоки шансы отказа инспектора в приеме документов.

Чиновники не требуют составление описи в сопроводительном письме, но она повысит безопасность и исключит споры в будущем по поводу правильного предоставления документов. В одну подшивку лучше собрать однотипные документы: счет-фактуры, накладные и др. Компании легче проверить набор высылаемых бумаг, а инспектору удобнее проверять.

Без указания причины предоставления документов налоговикам трудно отследить исполнение организацией требований. Повышается риск получения штрафов за непредставление документов.

Сшивать документы для предоставления в налоговые органы требуется по определенным правилам, аккуратно и ровно. Обязательно должна быть наклейка с печатью, подписями, датой и количеством листов. К подшивке прилагают сопроводительное письмо с описью. Важно помнить, что неправильное и несвоевременное предоставление документов полагается штраф согласно ст. 126 НК.

Источник: https://www.finanbi.ru/kak-sshivat-dokumety-dlya-nalogovoy-po-trebovaniu-82

Как правильно нумеровать документы, страницы, листы, при подшивке, в делопроизводстве, для архива

Как правильно прошить пронумеровать и заверить документы

Нумерование листов, последующая сшивка документов, довольно важное и ответственное дело. К нумеровке прибегают бухгалтера, юристы, нотариусы. Она важна для ИП, государственных учреждений, предприятий.

Однако сегодня, в силу новых технологий и компьютеризации всех отраслей, документирование становится больше электронным.

Но стоит отметить, что и бумажные носители все еще актуальны, востребованы при обращении во многие государственные инстанции.

Как правильно нумеровать страницы документа

Прежде чем говорить о нумерации страниц, давайте разберемся, какие документы необходимо нумеровать для сшивания.

Ознакомлению предоставлен не полный список документов, которые подлежат нумерованию. Начиная с 2013 года нет четко оговоренных правил по нумерованию документации для не государственных предприятий и частных предпринимателей/ИП. Поэтому, нумероваться и подшиваться может значительно больше количество документации.

Правила нумерации страниц документов:

  • Нумерации подлежит лист, а не страница целиком. Помним, документ имеет две стороны, следовательно, два разных листа.
  • На листе положено ставить цифру в возрастающем порядке.
  • Нумерование проводят простым карандашом.
  • Цифры положено проставлять на верху страницы. Для этого выделяется правый угол.
  • Проставленная цифра не должна находить на текст, либо слишком близко приближаться к нему.

Как правильно нумеровать документы при подшивке

Прошивка документов требует внимательности и терпения. Ведь листы нужно складывать так, чтобы при прошивке они не торчали в разные стороны.

  • Поверх пачки с вложенной документацией необходимо приложить лист титул, на котором содержится вся информация о вложении.
  • Поверх сшивки нужно расположить обложку, желательно из картона, если срок хранения ваших документов не менее 25 лет.
  • Титульную страницу можно не прятать под картон, если срок хранения документов менее 25 лет.

Нумеровка листов начинается сразу после титульного описания.

  • Следующий лист за титульным считается первым. Это значит, что в правом углу нужно ставить цифру «1»
  • Нумеровка листов проходит по стандарту. Размещение цифр только справа, в верхней части угла.
  • Нумерование проходит с одной или двух сторон документа!

Одна страница документа может иметь два листа, лицо обязательно четное, а тыльная часть не четная. Если же расположения текста с одной стороны, тогда нумеруют только одну сторону.

  • Если пропущен лист, можно проставить номер с маленькой буквой.

Во время подшивку в общую пачку могут вкладываться разные документы: листы разных форматов, конверты и т.д.

  • При вкладывании конверта с содержимым последовательность следующая. Сначала нумеруют конверт, затем поочередно вложенные в него листы.
  • При вкладывании в основную пачку для прошивки листов большего формата чем А 4, нужно проставить нумерацию согласно стандарту. Затем левую сторону согнуть к подшивке.Помним, лист должен складываться и разворачивать по первому же требованию.
  • При вкладывании мелких листов, чеков, квитанций, необходимо провести опись этих документов. После их крепят вместе с описью. Нумерации подлежит опись.

В одну пачку допустимо вложить до 250 листов, не более. Титул/опись можно приклеить к твердой обложке.

  • Сшивание производят в той же последовательности, что и нумерацию.
  • Прошивку выполняют дважды, после чего завязывают узелок, хвостики приклеивают чистым прямоугольным листочком/фиксатором.
  • Листочек/фиксатор обязательное условие. На нем прописывают количество пронумерованных страниц в пачке, проставляют дату и подпись.

Как правильно нумеровать сшитые документы

Подготовленная и прошнурованная ранее папка с документацией нумеруется так же, как и та, которая только готовится к прошивке.

  • Последовательность нумерации начинается с листа следующего за описью.
  • Если в уже сшитой пачке документов описи нет, ее нужно сформировать.
  • Так же поступают и с обложкой.
  • Если требуется приложить опись, твердую обложку, их крепят к основной прошивке в те же дырочки. После завязывают узелок, заклеивают его прямоугольным листиком/фиксатором.
  • Если подшитые документы в папке уже с нумерацией, и она в правильной последовательности, без ошибок, менять ее не нужно.
  • Если в сшитой папке допущены ошибки, а она состоит из нескольких вложений, тогда проводят повторную нумерацию. При этом вложения не разделяются, а составляют одну целую папку.
  • При проведении повторного нумерования, старые порядковые номера нужно зачеркнуть. Рядом с ним прописываются новые номера. Лист/фиксатор в конце нужно привести в негодность, перечеркнув карандашом. Новый фиксатор приклеить рядом, прописав на нем все изменения вместе с должностным лицом.
  • Если в папке обнаружено пропущенные листы, им необходимо присвоить номер предыдущие с прибавленной буквой, например а, б.
  • Если обнаружено повторение одного номерного знака, к нему прибавляются буквы, например а, б.
  • Если обнаружен пропуск, например, 27,29. Тогда в конце на фиксаторе нужно это прописать, к примеру: пропущено номер 28,30,45.

Все, что будет выявлено и невозможно исправить, обязательно прописывается в конце на фиксаторе. Все изменения могут не вместиться. В таком случае допускается описание на всей последней странице.

  • После нумеровки сшитых ранее документов, на новой расшифровке следует написать: «Произведено нумерацию/перенумерацию. Ставят дату, количество пронумерованных листов, подпись, фамилию ответственного лица».

Как правильно нумеровать страницы документа по ГОСТу

На сегодняшний день нет закона или положения, которые регламентируют правила комплектования документации для подшивки. Существуют положения ведомственных структур, которые устанавливают правила подачи документов в определенных отраслях.

Все три положения говорят о едином порядке нумеровки и сшивания/шнуровки документов. Внимательно следуя этим инструкциям, вы сможете избежать многих ошибок.

Как правильно нумеровать документы для архива

На архивирование идет документация юридических и государственных предприятий, ИП, через год. Могут быть отклонения от правил, если делопроизводство не завершилось. По завершению определенного срока, сшитая документация сдается в архивы. Архивы могут быть государственными, региональными, муниципальными.

Если не предусмотрено иное, документация хранится в архиве:

Правила подачи сшитых документов в архив:

При сдаче документации папка должна иметь твердую обложку. Обложка из простого картона не принимается, это должен быть особенный, безкислотный. На ней нужно указать аббревиатуру предприятия, подразделений, обозначить дело, прописать дату начала и завершения, сколько листов, длительность сохранности документации.

Если сшитая документация хранится меньше 25 лет, обложку можно не цеплять. В таком случае достаточно одной описи.

Правила нумерования документов для сдачи в архив:

  • Нумерование идет по стандарту, начиная со следующего листа за титульным описанием.
  • Если есть дополнительные вложения, их можно провести с тем же числом, добавляя букву.
  • Все остальные правила остаются без изменений, согласно ГОСТу.
  • После завершения нумерования обязательно проклеить узелок и хвостики нитки.
  • На прямоугольном листике нужно указать, сколько листов пронумеровано. Обязательно прописать цифрами и прописью.
  • Дополнительно описать какие документы вложены, может есть ветхие или порванные.
  • Инициалы сотрудника нумеровавшего документы в подшивке. Обязательно дату и подпись.
  • Мокрый оттиск штампа предприятия или ИП.

Важно! Оттиск должен быть размещен таким образом, чтобы он разместился и на прямоугольной наклейке и на листе рядом. Это же касается и подписи лица оформлявшего данную документацию.

Как правильно нумеровать и шнуровать документы

Нумеровать документацию нужно только по ГОСТу. Данные правила действуют для всех субъектов предпринимательской деятельности, предприятий, государственных учреждений.

  • Проставление номеров только в правом углу.
  • Номера не находят на текст.
  • Нумерование начинается со следующего листа за титульным.
  • Последующие правила читать в разделе «Правильное нумерование для архива». Нумерацию и сшивания документов проводят один раз. Правильная последовательность действий поможет избежать ошибок, внесению правок при передаче документов в архив.

Правильного сшивания бумаг есть несколько способов. Единственное что следует исключить в работе, так это степлер. Он категорически запрещен.

  • Принимаются в архиве папки сшитые ниткой, банковским шпагатом, лавсановой лентой.
  • Отверстия под нитку/шпагат можно проделать дыроколом и только с левого края.

Технология шитья/шнуровки:

  • Документация, которая хранится до 10 лет, может шнуроваться через 3-4 прокола. Фиксирующая наклейка на обычной офисной бумаге.
  • Документация, которая хранится свыше 10 лет, шнуруется на 5 проколов. Фиксирующая наклейка на тыльной стороне только папирусная.
  • Расстояние между проколами стандартно 3 см. Отмеряют его от середины листа.
  • Приклеивание наклейки только клеем: силикатный, ПВА, сухой карандаш, значения не имеет. Готовые покупные наклейки не пригодны для использования.
  • Шнуровать нужно минимум два раза. Шнуровка обязательно пересекается между собой. После завязывания узелка поверх клеится листик/фиксатор прямоугольной формы, приблизительно 3 на 4 см.
  • Завершающий этап после шнуровки подпись, штамп, опись на листике/фиксаторе.

Где правильно нумеровать страницы в документе

Для нумеровки выделяют только верхнюю часть листа, угол.с правой стороны. Номера пишутся только простым карандашом.

  • Таких правил придерживаются при нумеровке всей документации.
  • Под исключение попадают чертежные схемы, фото, части иллюстративных документов. Их положено нумеровать с тыльной стороны, в верхней части ближе к левому углу.

Полное описания правил нумерации документов для подшивки с последующей сдачей в архив. Даже если документация не подлежит сдаче в будущем, вы готовите ее для визита в государственное учреждение, правила по оформлению остаются неизменны.

Подводим итоги:

Нумеровка документов вопрос довольно щепетильный, требует определенной последовательности и внимания, Справиться с такой работой под силу каждому. Следуя несложным правилам, вы с легкостью проведете подготовку необходимых документов.

Источник: https://luckclub.ru/kak-pravilno-numerovat-dokumenty-stranicy-listy-pri-podshivke-v-deloproizvodstve-dlya-arhiva

Как правильно прошивать документы по ГОСТУ, фото, схемы и нормы

Как правильно прошить пронумеровать и заверить документы

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 455-03-75. Это быстро и бесплатно!

Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.

Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную:

  1. Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы. Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам. Но это не единственное следствие.
  2. Второе – небрежное сшивание финансовых документов организации может открыть легкий путь для недобросовестных лиц к важным бумагам. Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать. А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.

Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.

Для чего сшивать документы нитками

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439.

Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами…

На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д. Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность. Чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами.

Что действительно важно:

Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов.

Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.

На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

Способы прошивки документов

Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее. Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.

Как сшивать документы

По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок. Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.

Как сшивать документы правильно

Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.

Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать.

Как сшивать документы на фирме

Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол. Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.

Как сшивать и заверять документы – мнение Минфина

Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет. Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки.

Минфин «показания»

Источник: http://ruverdict.ru/dokuments/oformlenie/pravilnoe-proshivanie-ustava-i-dokumentov-nitkami.html

Как правильно прошить документы нитками в 2, 3 и 4 дырки: схема, фото и видео инструкции

Как правильно прошить пронумеровать и заверить документы

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

— как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

— как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

, в котором показано как  сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  1. В крайний прокол с тыльной стороны
  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  1. Остается завязать нитку узлом
  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

— как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

— образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

— прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

65 комментариев

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-proshit-dokumenty.html

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Как правильно прошить пронумеровать и заверить документы

1001urist.ru > Документы > Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.

Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

  • Какие документы подлежат прошивке
  •  Какие документы регулируют прошивание
  •  Учимся правильно прошивать документы
  • В 2 дырки
  •  В 3 дырки
  •  В 4 дырки
  •  В 5 дырок
  •  Заверение прошитых документов
  •  Советы по прошивке документов

Какие документы подлежат прошивке

Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.

У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.

Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

  • книги приказов по личному составу;
  • книги приказов по иным вопросам организации;
  • штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.

Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.

Примите к сведению: в 2013 году из Методических рекомендаций исключен пункт о необходимости сшивания отчетности для налоговой. Теперь налогоплательщики могут выбирать сдавать отчеты в скрепленном или прошитом виде.

На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны. Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.

Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.

Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО.

 Учимся правильно прошивать документы

Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.

Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией. Однако, чаще бумаги сшивают вручную.

Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

  • нитками;
  • иголкой (штопальной);
  • шилом;
  • ножницами;
  • канцелярским клеем;
  • бумажным стикером 4 х 6 см.

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста. Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.

В 2 дырки

Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу. В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа. К примеру, прошнуровать кассовую книгу и журнал по охране труда принято внизу листа.

Первый раз продеваем нить, выводя ее на титульный лист. Затем несколько раз пропускаем нить через отверстия и завязываем ее концы узелком на последней странице.

Далее на узел наклеиваем небольшой квадратик бумаги, который должен частично закрыть и концы нитки. Сопроводительную надпись на листке заверяем печатью организации и подписью руководителя. Оттиск печати должен выходить на край наклейки.

 В 3 дырки

Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.

Пошагово она делается следующим образом:

  1. Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
  2. При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
  3. Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.
  4. Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
  5. Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.
  6. Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

 В 4 дырки

Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.

Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.

Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

  1. Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
  2. Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.
  3. Повторно проводим нитку через вторую дырку.
  4. Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
  5. В верхний прокол заводим нитку сзади.
  6. Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.
  7. Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.
  8. Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.

 В 5 дырок

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель. Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.

Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:

  1. Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
  2. Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
  3. Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.
  4. Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
  5. В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.

Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком. В нем указывается нумерация и соответствующие данные о подшивке.

 Заверение прошитых документов

По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить. Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.

Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.

На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:

«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___».

Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.

Обратите внимание:  подпись и оттиск печати должны захватывать стикер и страницу, на которой он наклеен. Заверение осуществляется после высыхания клея, чтобы не нарушить целостность наклейки. В обязательном порядке указывается дата заверения или подписания документа.

Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию. Она же поможет пошагово изучить весь процесс.

Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.

Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления.

При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве.

Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.

Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:

Источник: https://1001urist.ru/dokumenty/kak-proshit.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.